Wat is Voorboekhouding? Waarom is het van Vitaal Belang voor Uw Bedrijf?

In kleine bedrijven is dit een heel herkenbaar scenario: de omzet is niet slecht, de orders komen binnen, het team werkt hard. Maar wanneer op de 28e van de maand de betalingen op een rij worden gezet, blijkt het verwachte geld er niet te zijn. Niemand heeft geld verduisterd. Het is simpelweg zo dat niemand vanuit één centrale plek heeft bijgehouden welke factuur al is betaald en welke de vervaldatum al is gepasseerd.

Eenvoudige boekhouding (voorboekhouding) vult precies dit gat. Het is geen ingewikkelde discipline; het is simpelweg de gewoonte om dagelijkse geldstromen netjes te registreren.

Wat betekent eenvoudige boekhouding?

Eenvoudige boekhouding is het vastleggen en opvolgen van de dagelijkse commerciële transacties van een bedrijf. De factuur die je verstuurt, de betaling die je ontvangt, de uitgave die je doet, het product dat uit het magazijn komt — het wordt hier allemaal genoteerd.

Een goed bijgehouden administratie geeft direct antwoord op deze vier vragen:

• Hoeveel geld heb ik momenteel in kas en op de bank?
• Hoeveel krijg ik nog van wie en wanneer is de vervaldatum verstreken?
• Waar heb ik deze maand het meeste geld aan uitgegeven?
• Van welk product zijn er nog hoeveel stuks over?

Als je iemand moet bellen of door mappen moet bladeren om het antwoord op deze vragen te vinden, dan heb je wel een administratie, maar werkt die niet.

Eenvoudige boekhouding is niet hetzelfde als de algemene boekhouding

Dit is het meest verwarrende punt. Je accountant of boekhouder beheert de algemene boekhouding: wettelijke boeken, belastingaangiften en officiële meldingen. Jij beheert zelf de eenvoudige boekhouding en levert de gegevens aan die naar je accountant gaan.

De twee zijn geen concurrenten, maar opeenvolgend. Als je eenvoudige administratie rommelig is, besteedt je accountant meer tijd, betaal jij meer kosten en neemt de kans op fouten toe.

Wat valt er onder de eenvoudige boekhouding?

Hoewel dit per sector kan verschillen, zijn vijf hoofdonderwerpen in bijna elk bedrijf hetzelfde:

• Factuur en bon: Verkoopfacturen opmaken, inkoopfacturen en onkostenbonnen verwerken.
• Klanten- en leveranciersbestand: De schulden- en vorderingsstatus van klanten en leveranciers. Bekijk onze gids voor het bijhouden van relatiebeheer voor meer details.
• Kas en bank: Contante en rekeningtransacties, overboekingen tussen rekeningen.
• Inkomsten en uitgaven: Het indelen van uitgaven in categorieën. Een uitgave zonder categorie is een uitgave die achteraf niet geanalyseerd kan worden.
• Voorraad: Productinvoer en -uitvoer en de hoeveelheid die op voorraad is.

Ben je een dienstenbedrijf, dan kun je het voorraadgedeelte overslaan. De overige vier zijn noodzakelijk, ongeacht de schaal.

De kosten van het niet bijhouden van een administratie

Het uitstellen van de boekhouding lijkt in eerste instantie tijd te besparen. Je maakt een factuur, legt hem ergens neer en denkt: "Dat voer ik later wel in." En vervolgens voer je het niet in.

De rekening hiervoor komt meestal uit deze vier hoeken:

• Niet-geïnde vorderingen. Als niemand zich de vervallen factuur herinnert, zal de klant je er ook niet aan herinneren. Als het maanden later pas opvalt, is het veel moeilijker om het geld alsnog te innen.
• Verkeerde prijsbepaling. Je verhoogt of verlaagt prijzen zonder te weten welk product daadwerkelijk winst oplevert. Beide zijn riskant.
• Stress rondom de belastingaangifte. Aan het einde van de maand documenten in een tas meeslepen betekent risico op zowel vertragingen als onvolledige aangiften.
• Verloren tijd. Zoektochten naar "waar was die factuur ook alweer" kosten enkele uren per week, en die uren krijg je nooit meer terug.

Is Excel voldoende?

Eerlijk antwoord: tot op hoogte wel. Voor een eenmanszaak die 10-15 facturen per maand verstuurt, werkt een goed opgezet Excel-spreadsheet prima.

Het probleem ontstaat wanneer het bedrijf groeit. Een tweede persoon begint de tabel te bewerken, er circuleren drie verschillende versies van het bestand, een formule wordt per ongeluk verwijderd en niemand merkt het. En zodra de verplichting voor e-facturatie om de hoek komt kijken, is Excel niet meer genoeg; dan heb je een systeem nodig dat documenten rechtstreeks naar de belastingdienst verzendt.

Als je overweegt de stap te zetten, legt ons artikel overstappen van Excel naar een boekhoudprogramma stap voor stap uit hoe je data kunt migreren.

Hoe zet je het vanaf nul op?

Probeer niet alles in dezelfde week te doen. De volgorde is als volgt:

1. Voer de openingssaldi in. Noteer als startpunt alles wat er vandaag in kas en op de bank staat, wat je nog van wie krijgt en wat je aan wie verschuldigd bent. Als je deze stap overslaat, klopt elk cijfer daarna niet.
2. Open relatiekaarten. Eén kaart per klant en leverancier. Koppel ze aan het btw-nummer om te voorkomen dat je dezelfde onderneming twee keer aanmaakt.
3. Breng het factureren hiernaartoe. Vanaf de dag dat je facturen in het systeem gaat opmaken, begint het klantsaldo vanzelf te lopen.
4. Verwerk betalingen en ontvangsten dagelijks. Vijf minuten per dag is beter dan één dag in de maand stressen.
5. Bekijk de rapporten aan het einde van de maand. Het overzicht van inkomsten en uitgaven en de lijst met vervallen vorderingen zijn de eerste twee rapporten om te bekijken.

De eerste maand verloopt wat chaotisch. Vanaf de tweede maand vallen de cijfers op hun plek.

Waar past Qolay.App in dit verhaal?

Qolay.App is een cloudgebaseerde applicatie voor de eenvoudige boekhouding. Facturatie, relatiebeheer, kas-bank, voorraad en rapportage op één plek; en het verzenden van e-facturen en e-archiefdocumenten gebeurt vanuit hetzelfde scherm. Het is zo ontworpen dat je het kunt gebruiken zonder boekhoudkundige opleiding.

Het gratis abonnement dekt alle functies tot 500 facturen per jaar; er is geen limiet op het aantal gebruikers en bedrijven. Bekijk ons artikel over het gratis boekhoudprogramma voor meer details.

Veelgestelde vragen

Is een eenvoudige boekhouding wettelijk verplicht?

Er is geen direct wetsartikel dat zegt "je moet een eenvoudige boekhouding bijhouden". Om echter te kunnen voldoen aan je verplichtingen rondom de boekhouding en documentatie, is een ordelijke administratie in de praktijk noodzakelijk. Raadpleeg je accountant voor jouw specifieke situatie.

Ik heb al een accountant, moet ik dit alsnog bijhouden?

Ja. Je accountant geeft je het officiële overzicht van de afgelopen periode; de eenvoudige boekhouding laat de status van vandaag zien. Je accountant vertelt je niet wiens betalingstermijn is verstreken.

Is het ook nodig voor een eenmanszaak?

Vooral dan. Als jij de enige werknemer bent, is er geen tweede persoon die je herinnert aan een vergeten betaling. Als freelancer is het artikel over inkomsten- en uitgavenbeheer voor freelancers een beter begin.

Moet ik ook de administratie van voorgaande jaren invoeren?

Nee. Het volstaat om een ​​peildatum vast te stellen en te beginnen met de saldi van die dag. Het achteraf verwerken van het verleden blijft bij de meeste bedrijven onvolledig en doodt de motivatie.

De boekhouding is geen middel om je bedrijf te laten groeien, maar om de controle niet te verliezen tijdens de groei. Als je vandaag weet hoeveel geld er in kas zit en wat je openstaande vorderingen zijn, volgt de rest vanzelf.

Open een gratis account op Qolay.App en maak vandaag nog je eerste factuur aan.