Van Excel naar een programma voor basisboekhouding

Laten we Excel niet onrechtvaardig behandelen. Een goed opgezet spreadsheet kan de administratie van een klein bedrijf jarenlang dragen. Het probleem zit hem niet in hetspreadsheet zelf, maar in de groei van het bedrijf.

En dat breekpunt komt meestal niet door één enkel incident. Je merkt het pas langzaam.

Tekenen dat het tijd is om over te stappen

• Er zwerven meerdere versies van het bestand rond. "Relatie_laatst.xlsx", "Relatie_laatst_v2.xlsx", "Relatie_ACTUEEL.xlsx" — niemand weet welke de juiste is.
• Een formule is stuk en je weet niet wanneer dat is gebeurd. Het is onduidelijk hoeveel beslissingen er zijn genomen op basis van onjuiste cijfers.
• Een tweede persoon is begonnen in het spreadsheet te werken. Als twee mensen het tegelijk openen en de een slaat het op, verdwijnt het werk van de ander.
• Je bent e-factuurplichtig geworden. Een spreadsheet kan geen documenten genereren; je hebt een systeem nodig dat is gekoppeld aan een integrator.
• Je voert dezelfde gegevens op twee plekken in. De factuur staat op de ene plek, het saldo op de andere. Onvermijdelijk groeien ze uit elkaar.

Als je twee van deze problemen herkent, kost het uitstellen van de overstap inmiddels geld.

De volgorde van migreren is belangrijk

De meest gemaakte fout is proberen alle transacties van voorgaande jaren met terugwerkende kracht in te voeren. Dit werk houdt vrijwel nooit op en wordt meestal halverwege afgebroken.

Het is beter om een peildatum vast te stellen. Bijvoorbeeld de 1e van de maand. Je begint met de saldi van die dag, het verleden blijft achter als archief in Excel.

1. Bedrijfsgegevens. Bedrijfsnaam, btw-nummer, belastingkantoor, adres. Aangezien e-documenten met deze gegevens worden verzonden, moet dit vanaf het begin kloppen.
2. Product- en servicekaarten. Prijs, btw-tarief, eenheid. Als je hier het btw-tarief verkeerd invoert, wordt dit meegenomen naar elke factuur.
3. Relatiekaarten. Klanten en leveranciers. Uniek maken op basis van het btw-nummer — in Excel staat hetzelfde bedrijf meestal onder twee of drie verschillende spellingen.
4. Randsaldi (openingssaldi). De kas-, bank-, vorderings- en schuldcijfers op de peildatum. Als deze stap wordt overgeslagen, mislukt de migratie.
5. Voorraadniveau. Tel alles wat er in het magazijn ligt en voer het in. Ga niet invoeren op basis van schattingen zonder te tellen.

Waarom is het openingssaldo zo cruciaal?

Omdat het systeem ervan uitgaat dat je vanaf nul begint als dit niet wordt ingevoerd. De schuld van een klant van uit het verleden van 40.000 TL is dan niet zichtbaar in de administratie; alleen je pas opgestelde facturen stapelen zich op.

Als je dit pas na drie maanden opmerkt, ben je verplicht om alle transacties daartussen opnieuw door te lichten. Een halfuur vrijmaken op de migratiedag is beter dan achteraf twee dagen kwijt zijn.

Voer het tijdens de migratie parallel uit

De eerste maand zowel Excel als het programma bijhouden lijkt extra werk, maar het geeft zekerheid. Aan het einde van de maand vergelijk je de cijfers van beide kanten; als ze kloppen, archiveer je Excel.

Als ze niet kloppen, komt het verschil bijna altijd door een van deze drie: een onjuist ingevoerd openingssaldo, een dubbel verwerkte factuur of een niet-geregistreerde betaling.

Je hoeft Excel niet volledig vaarwel te zeggen

Zelfs nadat je de administratie hebt verplaatst naar het programma, blijft Excel een uitstekende tool voor analyse. Je kunt rapporten exporteren en je eigen berekeningen maken. Wat er verandert: Excel is niet langer de bron van de gegevens, maar de uitvoer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt de migratie?

Dit hangt af van het aantal relaties en producten dat je hebt. Voor een bedrijf met 50 klanten en 100 producten is een halve dag voldoende. De echte tijd gaat niet zitten in het invoeren van data, maar in het opschonen van de lijsten.

Kun je halverwege het jaar overstappen?

Zeker. Wachten op het begin van het jaar ziet er netjes uit, maar in de praktijk verandert het in een excuus om uit te stellen. Zolang je de openingssaldi correct invoert, maakt de datum niet uit.

Kan ik mijn relatielijst in bulk importeren?

Qolay.App ondersteunt importeren vanuit bestanden voor klanten- en leverancierslijsten. Het opschonen van dubbele records voor het importeren maakt je werk een stuk makkelijker. In het artikel over het bijhouden van debiteuren- en crediteurenstanden leggen we de kaartindeling uit.

Wat zijn de kosten?

Je kunt beginnen met het gratis abonnement tot 500 facturen per jaar. De reikwijdte en limieten vind je in het artikel over gratis online boekhouden.

Het moeilijke deel van de overstap is niet technisch, maar een besluit nemen. Zodra je de peildatum vaststelt en de openingssaldi invoert, is het grootste deel van het werk gedaan.

Open een gratis account op Qolay.App en begin vandaag nog met de migratie.