Hoe beheer je meerdere bedrijven?

Een tweede bedrijf starten is eenvoudig. Het moeilijke is om de administratie van beide bedrijven te beheren zonder dat deze door elkaar gaan lopen.

De meeste ondernemers proberen dit op te lossen door ofwel twee afzonderlijke programma's te openen, ofwel in één programma te worstelen met de vraag "welke is welke?". Beide opties zijn vermoeiend.

Gouden regel: gescheiden data, één toegang

De juiste opzet is als volgt: elk bedrijf heeft zijn eigen klantenbestand, eigen voorraad, eigen kassa en eigen factuurreeks. Deze worden onder geen enkele voorwaarde met elkaar vermengd.

Maar u hebt toegang tot al deze bedrijven met één enkele account. Geen aparte gebruikersnamen, geen aparte wachtwoorden, geen aparte programma's.

In Qolay.App schakelt u tussen bedrijven via de kiezer in de bovenste balk. Het wisselen van bedrijf verwijdert of verplaatst geen gegevens; het verandert enkel de administratie van welk bedrijf u bekijkt. Er is geen limiet aan het aantal bedrijven in het gratis abonnement.

In welke gevallen opent u een apart bedrijf?

• Als er sprake is van een aparte rechtspersoon. Een ander btw-nummer betekent een ander bedrijf. Geen discussie over mogelijk.
• Als de boekhouding apart wordt gevoerd. Als de belastingaangiften afzonderlijk worden ingediend, moet de administratie dat ook zijn.
• Als u de administratie bijhoudt namens uw klant. Bent u accountant of adviseur, dan is elke klant een apart bedrijf.

Daartegenover staat dat u voor filialen van dezelfde rechtspersoon geen apart bedrijf moet openen. Het onderscheid tussen filialen maakt u via magazijn- en kassadefinities; zo kunt u het geconsolideerde rapport vanuit één plek ophalen. Als u een apart bedrijf opent, bent u gedwongen om handmatig op te tellen om het totaal van beide filialen te zien.

Wie heeft toegang tot wat

Het echte vraagstuk bij multitenancy is autorisatie. Uw boekhoudmedewerker moet mogelijk beide bedrijven kunnen inzien, maar een verkoopmedewerker in het ene filiaal hoeft de klantsaldi van het andere bedrijf niet te zien.

Bepaal bij het uitnodigen van gebruikers vooraf tot welk bedrijf en welke menu's ze toegang hebben. Achteraf beperkingen opleggen leidt tot een lastiger gesprek dan het vanaf het begin direct goed instellen. Het aantal gebruikers is ook onbeperkt in het gratis abonnement, dus er is geen noodzaak voor de kortere weg "laten we één account delen" — wat het onmogelijk maakt om bij te houden wie wat heeft gedaan.

De drie meest gemaakte fouten

• Factureren in het verkeerde bedrijf. Klassiek. Voer geen handelingen uit zonder te controleren in welk bedrijf het scherm zich bevindt; zodra een e-document is uitgeven, is het omslachtig om dit te corrigeren.
• Gezamenlijke kosten toewijzen aan slechts één bedrijf. Als de kantoorhuur die door beide bedrijven wordt gebruikt volledig aan één bedrijf wordt toegerekend, lijkt de winst van dat bedrijf lager dan deze in werkelijkheid is. Bepaal de verdeelsleutel en boek de kosten op beide.
• Geldstromen tussen bedrijven niet registreren. Als er geld is overgemaakt van de kassa van het ene bedrijf naar het andere, vereist dit aan beide kanten een boeking. De instelling "het is toch allebei van mij" verstoort op termijn de saldi van beide bedrijven.

Veelgestelde vragen

Hoe worden onderlinge verkopen geregistreerd?

Net als een normale in- en verkoop. Er wordt een verkoopfactuur aangemaakt in het ene bedrijf en een inkoopfactuur in het andere, en er worden wederzijdse klantkaarten geopend. Documenteer de relatie in plaats van deze te negeren.

Is er voor elk bedrijf een aparte e-factuurinstelling nodig?

Ja. Elke rechtspersoon heeft zijn eigen belastingplicht, eigen digitale zegel en eigen reeksdefinities. De installatiestappen vindt u in het artikel over het uitgeven van e-facturen.

Kan ik de totale status van beide bedrijven inzien?

Rapporten worden per bedrijf gegenereerd; voor een geconsolideerd overzicht dient u de rapporten te exporteren en samen te voegen. Als u filiaalafdelingen gebruikt, is het sowieso praktischer om binnen één bedrijf te blijven.

Dezelfde klant bestaat in beide bedrijven, kan ik de kaart delen?

Nee, klantkaarten behoren toe aan het bedrijf. Dezelfde klant wordt in elk bedrijf geopend als een afzonderlijke kaart en de saldi worden afzonderlijk gevolgd — het principe van rekening-courantbeheer werkt voor elk bedrijf op zichzelf.

Wat het beheer van meerdere bedrijven gecompliceerd maakt is niet het aantal bedrijven, maar de onduidelijkheid van de grenzen. Zolang helder is welke boeking bij welk bedrijf hoort, is de rest routine.

Open een gratis account op Qolay.App en definieer uw bedrijven onder één account.