Suis-je obligé de tenir une comptabilité auxiliaire ? Pour qui est-ce nécessaire ?

Répondons directement à la question : aucun article de loi n'impose explicitement de "tenir une comptabilité auxiliaire".

Mais cela ne veut pas dire que vous pouvez vous en passer. En effet, les obligations légales — émettre des documents, tenir des registres, déposer des déclarations — ne peuvent être accomplies sans une comptabilité de base. La loi vous impose un résultat, non une méthode.

Qu'est-ce qui est légalement obligatoire ?

Bien que cela dépende de votre statut juridique, ces trois éléments s'appliquent à presque toutes les entreprises :

• Émettre des documents. Vous devez établir une facture, un reçu de profession libérale ou tout autre document pertinent pour chaque vente effectuée.
• Tenir des registres. Le registre à tenir dépend de votre statut fiscal ; c'est votre expert-comptable qui le détermine.
• Conserver les documents. Vous devez conserver les documents émis et reçus pendant la durée légale requise.

La comptabilité de base n'est le nom d'aucun de ces trois points, mais c'est le système d'enregistrement qui les alimente tous les trois. Si vous ne classez pas vos factures régulièrement, vos registres seront incomplets ; si vos documents sont éparpillés, vous ne pourrez pas respecter votre obligation de conservation.

La situation selon le type d'entreprise

Entreprise individuelle

Dans la plupart des entreprises individuelles, la charge des registres est relativement légère et gérée par l'expert-comptable. Pourtant, c'est généralement ce groupe qui a le plus besoin d'une comptabilité de base, car c'est la même personne qui réalise le travail, vend et encaisse. Il n'y a pas de second collaborateur pour rappeler le suivi des créances.

SARL et sociétés anonymes

L'obligation comptable est plus lourde et la qualité des données transmises à l'expert-comptable se répercute directement sur les coûts. Des documents transmis en désordre signifient plus d'heures passées par l'expert-comptable et plus de rectifications en fin de période.

Professionnels libéraux

La gestion des reçus et le suivi des encaissements sont primordiaux. Si vous travaillez par projet, suivre quel travail a été encaissé et quand est le seul moyen de gérer les fluctuations de revenus. L'article Suivi des revenus et des dépenses pour les freelances se concentre sur ce scénario.

Acteurs du e-commerce

Ici, les choses sérieuses commencent. Entre les commissions de marketplace, les retours, la livraison et les différents canaux de paiement, le suivi manuel devient pratiquement impossible. Nous avons regroupé les erreurs les plus coûteuses dans l'article Erreurs fréquentes en comptabilité e-commerce.

Où l'argument "mon comptable s'en occupe" montre-t-il ses limites ?

Cette phrase est très courante et partiellement vraie. Votre expert-comptable dépose votre déclaration, tient vos registres et gère les démarches officielles.

Ce qu'il ne fait pas : il ne vous dira pas qui vous doit de l'argent et dont l'échéance est dépassée aujourd'hui. Car l'expert-comptable travaille sur le passé, tandis que vous travaillez sur le présent. Un bilan de janvier reçu en mars ne sauvera pas une décision qui devait être prise en janvier.

Les deux ne sont pas rivaux. Votre expert-comptable assure la conformité, la comptabilité de base assure le contrôle.

À partir de quel moment n'est-ce plus reportable ?

Dans une entreprise nouvellement créée qui émet quelques factures par mois, des registres papier et des classeurs suffisent un certain temps. Mais dès que l'un de ces seuils est franchi, le coût du report augmente rapidement :

• Lorsque vous commencez à vendre à crédit. Lorsque vous travaillez au comptant, le suivi des comptes clients est simple ; dès qu'un délai de paiement s'ajoute, la gestion des créances devient un vrai métier.
• Lorsque vous devenez assujetti à la facture électronique. Le document est désormais généré de manière électronique ; il devient indispensable d'intégrer le processus dans un logiciel.
• Lorsque vous commencez à gérer des stocks. Gérer le volume de marchandises au pif se transforme rapidement en pertes financières.
• Lorsqu'une deuxième personne rejoint l'entreprise. Si les enregistrements sont uniquement dans votre tête, personne dans l'équipe ne peut y accéder.

Par où commencer ?

Trois choses suffisent pour la première semaine : vos soldes de caisse et de banque actuels, vos créances et dettes ouvertes, et vos fiches clients/fournisseurs régulières. Le reste se met en place au fil de l'activité.

Si ces concepts vous sont étrangers, commencez par notre guide de la comptabilité de base pour les non-comptables ; il y explique les termes essentiels en termes simples.

Foire aux questions

Vais-je recevoir une amende si je ne tiens pas de comptabilité de base ?

Il n'y a pas d'amende directement infligée pour "absence de comptabilité de base". L'amende découle de situations telles que le défaut d'émission de documents ou le manquement aux obligations déclaratives et comptables. La comptabilité de base est justement le dispositif qui évite cela.

Nous venons de nous lancer, il n'y a pas encore de ventes. Est-ce quand même nécessaire ?

Il est plus simple de commencer à enregistrer vos frais de création dès le départ ; tout rattraper par la suite est beaucoup plus difficile.

Quel registre dois-je tenir pour ma propre entreprise ?

Cela dépend de votre statut juridique et relève du domaine de votre expert-comptable. Il n'est pas correct de donner une réponse universelle.

Excel ne suffit-il pas ?

Cela peut suffire pour un faible volume. Nous avons abordé ses limites et la transition vers un logiciel dans notre article sur le passage d'Excel à un logiciel de comptabilité.

En bref : la comptabilité de base n'est pas une obligation légale en soi, mais le moyen de respecter les obligations légales. Et son véritable avantage n'est pas la conformité, mais le fait de pouvoir piloter votre propre entreprise.

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Cet article est fourni à des fins d'information générale et ne remplace pas un conseil juridique ou fiscal. Consultez votre expert-comptable pour vos obligations spécifiques.