Comment effectuer le suivi des chèques et des billets à ordre ?

Dans les entreprises qui gèrent des chèques et des effets à payer, l'erreur la plus coûteuse est de rater une échéance. Un chèque non remis à l'encaissement, un effet impayé, un actif oublié — tout cela a un prix.

La plupart des entreprises effectuent ce suivi sur Excel. Cela fonctionne jusqu'à un certain volume ; puis, une date glisse.

Deux sens, deux logiques

Les chèques/effets que vous recevez correspondent à vos créances. Ils constituent une promesse de revenus pour vous et doivent être encaissés à l'échéance.

Les chèques/effets que vous émettez correspondent quant à eux à vos dettes. Vous devez disposer de la provision nécessaire sur votre compte à l'échéance.

Il est impératif de dissocier ces deux flux. Lorsque l'échéance des chèques reçus coïncide avec celle des chèques émis, une créance irrécouvrable engendre une dette impayée — c'est ainsi que les problèmes en chaîne commencent.

Les trois états d'un chèque reçu

Lorsqu'un client vous remet un chèque, vous pouvez l'utiliser de trois manières :

Le conserver en portefeuille. Le chèque reste en votre possession et vous le remettez à la banque pour encaissement à l'échéance. C'le scénario le plus simple.

L'endosser. Vous transférez le chèque à votre propre fournisseur comme moyen de paiement. Il n'est plus entre vos mains, mais votre responsabilité persiste : en cas de chèque sans provision, vous pouvez être tenu responsable en tant que garant.

L'escompter auprès de la banque. Vous le convertissez en liquidités de manière anticipée, moyennant un coût, sans attendre l'échéance.

Ces trois situations diffèrent en matière de suivi. Croire qu'un chèque endossé se trouve toujours dans votre portefeuille est l'une des erreurs de suivi les plus fréquentes.

Pourquoi Excel ne suffit-il pas ?

Un tableau Excel est une photo ; il ne vous prévient pas tant que vous ne l'ouvrez pas pour le consulter. Si vous oubliez d'ouvrir le tableau le jour de l'échéance, le chèque reste en suspens.

Le deuxième problème est l'absence de lien entre le chèque et le compte tiers. Vous avez reçu un chèque de 50 000 TL d'un client ; si ce chèque s'avère sans provision, votre créance renaît. Si le chèque et le compte tiers se trouvent dans des onglets séparés sur Excel, ce lien est perdu.

Le troisième point concerne l'historique des statuts du chèque. Un chèque peut suivre un parcours tel que « en portefeuille → endossé → sans provision → retourné ». Il est impossible de suivre cela dans une seule cellule.

La colonne vertébrale du flux de trésorerie

Les chèques et les effets sont en réalité des mouvements de trésorerie datés dans le futur. Lorsqu'ils sont correctement suivis, ils génèrent automatiquement le tableau de trésorerie des semaines à venir.

En mettant côte à côte le montant des chèques à encaisser et celui des paiements à effectuer un jour donné, vous anticipez les tensions de trésorerie des semaines à l'avance.

Nous avons expliqué comment mettre en place cette vue dans notre article sur le rapport des encaissements et paiements à venir. Pour la gestion des créances en retard, vous pouvez consulter cet article.

Associer les chèques et effets au compte tiers correspondant facilite également le rapprochement ; consultez l'article sur le suivi des comptes clients/fournisseurs.

Foire aux questions

Que dois-je faire en cas de chèque sans provision ?

Vous devez présenter le chèque à la banque pour faire constater le rejet, tant pour le suivi juridique que pour la mise à jour correcte du solde du compte tiers. Votre créance renaissant, il est indispensable que votre écriture comptable le reflète.

Puis-je payer une facture avec un chèque dont l'échéance n'est pas atteinte ?

Vous pouvez effectuer un paiement en endossant le chèque. N'oubliez toutefois pas votre responsabilité de garant ; si le chèque que vous transférez est sans provision, le bénéficiaire peut se retourner contre vous.

La différence entre un chèque et un effet à payer est-elle importante pour le suivi ?

Le chèque est un instrument de paiement payable à vue, tandis que l'effet à payer est un document de dette à terme. Les voies de recours juridiques diffèrent, mais la logique de suivi des échéances et des encaissements reste similaire.

Une personne ne disposant pas de carnet de chèques peut-elle travailler avec des effets ?

Oui, les effets ne nécessitent pas de relation bancaire. C'est pourquoi ils sont plus courants dans les petites entreprises qui ne possèdent pas de carnet de chèques.

Le suivi des chèques et des effets s'apparente moins à la mise à jour d'un tableau qu'à la gestion d'un calendrier d'échéances. Lorsqu'il est bien configuré, les échéances manquées et les problèmes de paiement en chaîne disparaissent en grande partie.

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