Worauf sollte man bei der Auswahl einer Lagerverwaltungssoftware achten?

Fünfzig Produkte in Excel zu verwalten klingt einfach. Der eigentliche Wendepunkt tritt ein, wenn täglich Dutzende Ein- und Ausgänge anstehen: Zwei Personen aktualisieren am selben Tag unterschiedliche Zeilen, eine Rücksendung wird vergessen oder es ist unklar, woher eine Inventurdifferenz stammt.

Achten Sie bei der Auswahl einer Bestandsverwaltungssoftware nicht auf die Länge der Funktionsliste, sondern auf Funktionen, die Ihre tägliche Arbeit wirklich erleichtern. Die folgenden Kriterien lassen sich in konkrete Fragen für die Demo umwandeln.

Erst die Bewegungen, dann die Produktanzahl

Nicht die Anzahl der Produktkarten bestimmt den Bedarf an Software, sondern die Bewegungshäufigkeit. Ein Betrieb mit ein paar Käufen und Verkäufen pro Woche hat andere Anforderungen an eine Lösung als ein Lager, das täglich Hunderte von Bestellungen abwickelt.

• Ein Lager, ein Kanal. Eine einfache Artikelkarte, Kauf- und Verkaufsbelege sowie regelmäßige Inventuren reichen meist aus.
• Mehrere Kanäle oder Lager. Ohne Transfers, kanalbasierte Salden und Synchronisation lügt das System in kürzester Zeit.
• Barcode-gestützte Abläufe. Das manuelle Tippen von Codes führt zu Fehlern; ein Lesegerät oder mobiles Scannen sollte Teil der täglichen Routine sein.

Zählen Sie vor der Auswahl Ihre Bewegungen einer Woche: wie viele Käufe, Verkäufe, Rücksendungen, Transfers. Diese Zahl beschreibt Ihren Bedarf besser als jede Funktionsseite.

Acht Auswahlkriterien

Nicht alle dieser acht Punkte sind für jedes Unternehmen zwingend erforderlich. Aber Punkte wie der kritische Mindestbestand oder die Erfassung von Inventurdifferenzen, die man gerne aufschiebt, da man sie „vielleicht später mal braucht“, werden in den ersten drei Monaten meist dringend benötigt.

Sollten Bestandsverwaltung und Buchhaltung am selben Ort sein?

Es ist möglich, ein separates Inventarprogramm und ein separates Rechnungsprogramm zu nutzen. Das Problem ist die zeitverzögerte Kommunikation zwischen den beiden Systemen: Sie haben die Rechnung ausgestellt, aber der Bestand wurde nicht reduziert; Sie haben Waren aus dem Lager gebucht, aber das Kundenkonto wurde nicht angelegt.

Das reibungsärmste Modell für kleine und mittlere Unternehmen besteht darin, dass die Bestandsbewegung in derselben Buchungskette wie Rechnung und Lieferschein entsteht. So finden Sie die Ursache für das Problem „im System vorhanden, im Regal nicht“ viel schneller. In unserem Artikel Bestandsfehler vermeiden haben wir die typischen Ursachen für diese Diskrepanzen erläutert.

Die drei häufigsten Versäumnisse bei der Einrichtung

• Anfangssaldo. Das Programm mit leerem Bestand zu starten und zu sagen „wir zählen später“, führt vom ersten Tag an zu Differenzen. Beginnen Sie mit einer Eröffnungsinventur.
• Disziplin bei den Produktkarten. Zwei Karten für dasselbe Produkt bedeuten eine Aufteilung des Bestands. Sichern Sie die Eindeutigkeit von Barcodes und SKUs direkt bei der Einrichtung.
• Wer gibt was ein? Lagerpersonal, Vertrieb und Buchhaltung sollten nicht dieselben Berechtigungen haben. Abbuchungen aus dem falschen Lager sind meist ein Berechtigungsproblem.

Wenn Sie mit mehreren Lagern arbeiten, legen Sie auch die Abläufe für den Lagertransfer direkt am Einrichtungstag fest; dies nachträglich hinzuzufügen, bringt historische Bewegungen durcheinander.

Häufig gestellte Fragen

Bis wann macht es Sinn, bei Excel zu bleiben?

Wenn eine Person die Daten aktualisiert, wenige Bewegungen anfallen und die Inventur regelmäßig durchgeführt wird, reicht es noch eine Weile aus. Sobald zwei Personen an derselben Datei arbeiten oder Rücksendungen bzw. Transfers vergessen werden, ist es Zeit für den Wechsel.

Ist ein Barcode obligatorisch?

Nicht zwingend, aber mit zunehmender Produktvielfalt und Geschwindigkeit führt das manuelle Tippen von Codes zu Fehlern. Zumindest bei schnell drehenden Artikeln verbessert die Verwendung von Barcodes die Inventur- und Verkaufsgeschwindigkeit spürbar.

Wie wird der kritische Mindestbestand festgelegt?

Nach dem Prinzip Beschaffungszeit + Sicherheitsbestand. Die Formel haben wir im Artikel kritischer Mindestbestand erklärt; die Fähigkeit der Software, diese Warnung anzuzeigen, ist ein entscheidendes Auswahlkriterium.

Ist die Wahl der Bewertungsmethode wichtig?

Ja. Wenn dasselbe Produkt zu unterschiedlichen Preisen eingekauft wird, variiert die Gewinnberechnung je nach Methode. Den Unterschied zwischen gleitendem Durchschnitt und FIFO haben wir im Artikel zur Bestandsbewertung behandelt.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Eine gute Bestandssoftware ist kein Funktionskatalog, sondern ein System, das zeitgleich mit Rechnungen arbeitet, Inventurdifferenzen erfassen und den kritischen Mindestbestand melden kann.

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Dieser Beitrag dient zu allgemeinen Informationszwecken. Die Anforderungen variieren je nach Lager-, Kanal- und Belegstruktur Ihres Unternehmens; messen Sie vor der Auswahl Ihr eigenes Bewegungsvolumen.