10 Kriterien für die Auswahl einer Vorbuchhaltungssoftware

In der Demo sieht alles glänzend aus. Die eigentliche Frage ist, ob Sie drei Monate später im täglichen Geschäft festhalten.

Nicht die Anzahl der Funktionen entscheidet, sondern die Anpassung an Ihren Workflow. Die folgenden zehn Kriterien lassen sich in konkrete Fragen für die Demo übersetzen.

1–5: Das Rückgrat des täglichen Geschäfts

1. E-Beleg-Workflow. Ausstellung von E-Rechnungen / E-Archiven, eingehende Belege, Stornierungen und Einsprüche. Portal oder Integrator, wie funktioniert das Kontingent?
2. Kunden- und Lieferantenkonten sowie Inkasso. Offene Posten, Teilzahlungen, Fälligkeitsverfolgung – ist das wirklich einfach?
3. Lager. Reihenfolge von Lieferschein und Rechnung, kritischer Bestand, Unterstützung bei Barcode-Bedarf?
4. Kasse und Bank. Gibt es eine Struktur, die Überweisungen nicht als Ausgaben behandelt und den Abgleich erleichtert?
5. Mobil. Können Rechnungen und Zahlungen im Außendienst abgewickelt werden oder ist es nur eine „Ansicht“?

Diese fünf Punkte berühren Sie jeden Tag. Wenn es hier Reibungspunkte gibt, haben andere Funktionen keinen Sinn mehr.

6–10: Wachstum, Ausstieg und Kosten

6. Übertragung an den Steuerberater. Wie werden Daten exportiert? Excel, Integration oder ein Berg von PDF-E-Mails?
7. Benutzer und Berechtigungen. Zweiter Benutzer, eingeschränkte Berechtigungen, Kontoschließung beim Ausscheiden von Mitarbeitern.
8. Dateneigentum und Export. Können Sie Ihre Daten bei einem Anbieterwechsel mitnehmen?
9. Support und Updates. Wer aktualisiert bei Gesetzesänderungen, wie real ist der Support-Kanal?
10. Gesamtkosten. Abonnement + E-Beleg + zusätzlicher Benutzer + Speicherung. Fragen Sie klar nach den Grenzen des „kostenlosen“ Tarifs.

Die Artikel Grenzen kostenloser Programme und Cloud vs. Desktop in der Buchhaltung ergänzen diese beiden Themen.

Beispielfragen für die Demo

• „Zeigen Sie mir eine Teilzahlung; wie sieht der Rest saldo aus?“
• „Was sind die Schritte zur Erfassung einer eingehenden E-Rechnung?“
• „Wie wird eine Umlagerung zwischen zwei Lagern durchgeführt?“
• „Wie exportiere ich Daten nach Excel oder in das Format für den Steuerberater?“
• „Wie hoch sind die Limits für Rechnungen, Benutzer und Speicher im kostenlosen Tarif?“

Verlangen Sie eine Live-Antwort auf diese Fragen anstelle von Folien in der Verkaufspräsentation.

Häufige Auswahlfehler

• Die längste Funktionsliste. Für Module bezahlen, die Sie nie nutzen werden.
• Nur der Preis. Ein günstiges Paket, das bei E-Belegen oder Support scheitert, kommt am Ende teuer.
• Dem Unternehmen das Programm des Steuerberaters aufzwingen. Die Bedürfnisse sind unterschiedlich; lesen Sie den Artikel zum Unterschied zwischen den Programmen.
• Daten nicht mitnehmen können. Sich an ein System ohne Ausweg binden.

Häufig gestellte Fragen

Soll ich ein ERP-System oder eine Vorbuchhaltung wählen?

Für die meisten KMUs reicht zunächst eine Vorbuchhaltung aus. Wird ein ERP zu früh eingeführt, können Kosten und Einrichtungszeit umsonst sein.

Ist eine Testphase ein Muss?

Wenn möglich, ja. Probieren Sie mindestens ein paar echte Transaktionen mit Ihren eigenen Rechnungen und Kundenkonten aus.

Worauf sollte ich beim Umstieg von Excel achten?

Eröffnungssaldo und Übertragung von Konten/Produkten. Wir haben die Reihenfolge im Artikel zum Umstieg von Excel beschrieben.

Reicht ein einziges Kriterium aus?

Nein. Wenn E-Belege gut sind, aber die Kontenverwaltung schlecht ist oder der mobile Zugriff fehlt, kehrt Ihre Außendienstarbeit wieder zu Excel zurück. Betrachten Sie alle zehn Kriterien zusammen.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Ein gutes Programm ist nicht dasjenige mit den meisten Menüs in der Demo, sondern dasjenige, das Ihre tägliche Routine mit den wenigsten Reibungspunkten bewältigt. Wenn Sie diese zehn Fragen stellen und keine klaren Antworten erhalten, ist dieses Paket noch nicht bereit.

Durch Eröffnen eines kostenlosen Kontos auf Qolay.App können Sie den E-Beleg-, Konten- und Lager-Workflow mit Ihren eigenen Daten testen.

Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. Die Softwareauswahl hängt vom Volumen Ihres Unternehmens und der Branche ab; bewerten Sie dies gemeinsam mit Ihrem Steuerberater.