Wie funktioniert die Scheck- und Wechselverwaltung?

Der teuerste Fehler in Unternehmen, die mit Schecks und Schuldscheinen arbeiten, ist das Verpassen eines Fälligkeitsdatums. Ein Scheck, der nicht zum Einlösen eingereicht wurde, ein Schuldschein, der nicht bezahlt werden konnte, ein Wertpapier, das vergessen wurde — all das hat seinen Preis.

Die meisten Unternehmen führen diese Nachverfolgung in Excel. Bis zu einem bestimmten Volumen funktioniert das; dann verschiebt sich ein Datum.

Zwei Richtungen, zwei Logiken

Erhaltene Schecks/Schuldscheine entsprechen Ihren Forderungen. Sie sind ein Umsatzversprechen für Sie und müssen am Fälligkeitstag eingezogen werden.

Ausgestellte Schecks/Schuldscheine hingegen entsprechen Ihren Verbindlichkeiten. Am Fälligkeitstag muss die entsprechende Deckung auf Ihrem Konto vorhanden sein.

Es ist unerlässlich, diese beiden Ströme getrennt zu betrachten. Wenn die Fälligkeiten der von Ihnen erhaltenen Schecks mit denen der von Ihnen ausgestellten Schecks kollidieren, entsteht durch eine nicht einziebare Forderung eine nicht zahlbare Verbindlichkeit — und genau hier beginnt die Kettenreaktion der Probleme.

Die drei Zustände eines erhaltenen Schecks

Wenn ein Kunde Ihnen einen Scheck ausstellt, können Sie diesen auf drei Arten nutzen:

Im Portfolio behalten. Der Scheck wartet bei Ihnen, und Sie reichen ihn am Fälligkeitstag bei der Bank zum Einlösen ein. Das einfachste Szenario.

Indossieren (weitergeben). Sie übertragen den Scheck als Bezahlung an Ihren eigenen Lieferanten. Er ist nicht mehr in Ihrem Besitz, aber Sie tragen weiterhin eine Verantwortung: Sollte der Scheck ungedeckt sein, können Sie als Indossant zur Verantwortung gezogen werden.

Bei der Bank diskontieren. Sie wandeln ihn vor dem Fälligkeitstag gegen eine Gebühr frühzeitig in Bargeld um.

Diese drei Situationen erfordern eine unterschiedliche Nachverfolgung. Zu glauben, ein indossierter Scheck sei noch in Ihrem Portfolio, ist einer der häufigsten Fehler bei der Nachverfolgung.

Warum Excel nicht ausreicht

Eine Excel-Tabelle ist wie ein Schnappschuss; sie warnt Sie nicht, es sei denn, Sie öffnen sie und schauen nach. Wenn Sie am Fälligkeitstag vergessen, die Tabelle zu öffnen, bleibt der Scheck liegen.

Das zweite Problem besteht darin, dass der Scheck nicht mit dem Kunden-/Lieferantenkonto verknüpft ist. Sie haben einen Scheck über 50.000 TL von einem Kunden erhalten; wenn dieser Scheck ungedeckt ist, lebt Ihre Forderung wieder auf. Wenn Scheck und Kontokorrent in Excel in getrennten Tabellen geführt werden, geht diese Verbindung verloren.

Drittens die Statusgeschichte des Schecks. Ein Scheck kann einen Weg wie „im Portfolio → indossiert → ungedeckt → zurückgekommen“ durchlaufen. Dies in einer einzigen Zelle nachzuverfolgen ist unmöglich.

Das Rückgrat des Cashflows

Schecks und Schuldscheine sind im Grunde in die Zukunft datierte Cashflows. Richtig nachverfolgt, erstellen sie von ganz allein die Liquiditätstabelle für die kommenden Wochen.

Wenn Sie gegenüberstellen, an welchen Tagen Sie wie viel Schecks einziehen und an welchen Tagen Sie wie viele Zahlungen leisten müssen, erkennen Sie Liquiditätsengpässe schon Wochen im Voraus.

Wie Sie diese Ansicht erstellen, haben wir in dem Beitrag zum Bericht über anstehende Einnahmen und Zahlungen erklärt. Für das Management überfälliger Forderungen können Sie diesen Artikel lesen.

Die Verknüpfung von Schecks und Schuldscheinen mit dem jeweiligen Kontokorrentkonto erleichtert auch den Abgleich; lesen Sie dazu den Artikel zur Kontokorrent-Nachverfolgung.

Häufig gestellte Fragen

Was soll ich tun, wenn ein Scheck ungedeckt ist?

Sie müssen den Scheck bei der Bank vorlegen und als ungedeckt kennzeichnen lassen, sowohl für das rechtliche Mahnverfahren als auch für die korrekte Aktualisierung des Kontostands. Da Ihre Forderung wiederauflebt, muss dies unbedingt in Ihren Aufzeichnungen widerspiegelt werden.

Kann ich eine Rechnung mit einem noch nicht fälligen Scheck bezahlen?

Sie können bezahlen, indem Sie den Scheck indossieren. Vergessen Sie jedoch nicht Ihre Haftung als Indossant; sollte der weitergegebene Scheck ungedeckt sein, kann sich der Gläubiger an Sie wenden.

Ist der Unterschied zwischen Scheck und Schuldschein für die Nachverfolgung wichtig?

Ein Scheck ist ein Zahlungsmittel, das bei Vorlage fällig wird, während ein Schuldschein ein befristetes Schuldenpapier ist. Die rechtlichen Schritte zur Eintreibung unterscheiden sich; die Logik der Fälligkeits- und Einzugsüberwachung funktioniert jedoch ähnlich.

Kann jemand ohne Scheckheft mit Schuldscheinen arbeiten?

Ja, für Schuldscheine ist keine Bankbeziehung erforderlich. Aus diesem Grund sind Schuldscheine bei kleineren Unternehmen ohne Scheckheft weiter verbreitet.

Die Nachverfolgung von Schecks und Schuldscheinen bedeutet viel mehr als nur das Aktualisieren einer Tabelle – es geht um das Management eines Fälligkeitskalenders. Richtig eingerichtet, gehören verpasste Fälligkeitstage und Kettenprobleme bei Zahlungen weitgehend der Vergangenheit an.

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