Was ist eine Proforma-Rechnung und wie wird sie erstellt?

Eine Proforma-Rechnung wird aufgrund des Wortes „Rechnung“ im Namen oft missverstanden. Tatsächlich handelt es sich dabei um keine Rechnung, sondern um ein offiziell aussehendes Angebot.

Sie erzeugt keinen Buchungssatz, generiert keine Mehrwertsteuer und kann nicht als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Dennoch ist sie im Export und im B2B-Vertrieb unverzichtbar.

Wofür wird sie verwendet?

Die Proforma-Rechnung ist die dokumentierte Art, dem Käufer zu sagen: „Ich erledige diesen Auftrag zu diesen Bedingungen und zu diesem Preis.“ Sie ist in drei Fällen nützlich:

Vor der Zahlung. Bei Geschäften auf Vorkasse benötigt der Käufer ein Dokument, um die Überweisung tätigen zu können. Da die Ware noch nicht geliefert wurde, kann keine Rechnung ausgestellt werden; die Proforma schließt diese Lücke.

Beim Export. Käufer im Ausland verlangen eine Proforma-Rechnung für Importgenehmigungen, die Eröffnung von Akkreditiven oder für ihre eigenen Zollabfertigungsverfahren.

Bei unternehmensinternen Freigabeprozessen. In großen Unternehmen hängt die Einkaufsfreigabe von einem Dokument mit einem Betrag ab. Die Proforma stößt diesen Freigabe-Prozess an.

Was sollte sie enthalten?

Es gibt kein vorgeschriebenes Format, aber eine unvollständige Proforma führt später zu Diskussionen. Folgendes sollte enthalten sein:

Name des Dokuments. Es muss klar als „Proforma-Rechnung“ gekennzeichnet sein und darauf hinweisen, dass es keinen steuerlichen Wert hat. Andernfalls könnte der Käufer dies für eine echte Rechnung halten und sie in seine Buchhaltung aufnehmen.

Parteien und Datum. Verkäufer- und Käuferinformationen, Ausstellungsdatum und Belegnummer.

Positionen. Produkt-/Dienstleistungsbeschreibung, Menge, Einzelpreis, Währung und Gesamtbetrag.

Gültigkeitsdauer. Der am häufigsten übersehene Punkt. In einer Zeit schwankender Kurse und Kosten bedeutet ein unbefristetes Angebot einen Verkauf mit Verlust nach drei Monaten.

Zahlungs- und Lieferbedingungen. Zahlungsziel, Zahlungsmethode, Lieferort. Im Export zusätzlich die Lieferbedingung (Incoterms) und Angaben zum Ursprung.

Der Übergang von der Proforma zur Rechnung

Wenn der Käufer das Angebot annimmt und die Lieferung erfolgt, wird die eigentliche Rechnung ausgestellt. Der häufigste Fehler hierbei ist das manuelle Übertragen der Daten aus der Proforma in die Rechnung: Eine Position wird vergessen, ein Preis ändert sich, der Gesamtbetrag stimmt nicht.

Der richtige Ablauf besteht darin, die Proforma an dem Ort zu behalten, an dem Sie sie erstellt haben, und sie direkt in eine Rechnung umzuwandeln. Auf diese Weise werden Positionen, Preise und Kundendaten exakt übernommen; das Einzige, was sich ändert, ist der Dokumenttyp.

Bei Proforma-Rechnungen in Fremdwährungen gibt es einen zusätzlichen Aspekt: Der Wechselkurs am Tag der Rechnungsstellung kann sich vom Kurs am Tag des Zahlungseingangs unterscheiden. Wir haben in unserem Artikel über Kursdifferenzrechnungen erklärt, wie diese Differenz dokumentiert wird.

Ist die Optik wichtig?

Eine Proforma ist oft das erste schriftliche Dokument, das ein Kunde von Ihrem Unternehmen erhält. Der Unterschied zwischen einer zerstörten Word-Tabelle und einem professionellen PDF mit Logo spiegelt sich direkt in der Wahrnehmung der Seriosität wider.

Wir haben das Anpassen von Beleglayouts an Ihre Marke im Beitrag Anpassung von Druckvorlagen behandelt.

Anstatt Ihre Standardhinweise (Bankdaten, Gültigkeitsdauer, Rückgabebedingungen) manuell auf jedes Dokument zu schreiben, können Sie diese in einer Vorlage hinterlegen; der Artikel Textvorlagen für Dokumente erklärt genau das.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich mit einer Proforma-Rechnung eine Zahlung erhalten?

Ja, der Käufer kann auf Grundlage der Proforma zahlen. Sie müssen jedoch nach dem Zahlungseingang die echte Rechnung ausstellen; die Proforma ersetzt diese nicht.

Sollte ich die Mehrwertsteuer in der Proforma ausweisen?

Bei inländischen Verkäufen hilft es dem Käufer, die Gesamtkosten zu überblicken. Im Export wird sie ohne Mehrwertsteuer ausgestellt.

Verwendet die Proforma-Nummer dieselbe Nummernserie wie die Rechnungsnummer?

Nein, halten Sie diese getrennt. Eine Verwechslung mit der offiziellen Rechnungsreihe erschwert die Nachverfolgung.

Kann der Käufer die Proforma als Betriebsausgabe absetzen?

Nein. Eine Proforma ist kein steuerliches Dokument; für die Buchung von Betriebsausgaben ist eine echte Rechnung erforderlich.

Die Proforma ist der allererste Schritt im Verkaufsprozess. Richtig erstellt, erleichtert sie sowohl die Chance auf einen erfolgreichen Geschäftsabschluss als auch den anschließenden Rechnungsstellungsprozess.

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