Stempelsteuer und Verträge

Sie haben einen Vertrag unterzeichnet. Die Arbeit hat begonnen, die Rechnung wurde gestellt, die Zahlung ist eingegangen. Alles scheint in Ordnung zu sein.

Monate später stellt sich bei einer Prüfung heraus, dass für diesen Vertrag keine Stempelsteuer entrichtet wurde — inklusive Verzugszinsen.

Worauf wird sie erhoben?

Die Stempelsteuer wird auf schriftliche Dokumente erhoben, die zwischen Privatpersonen oder Institutionen einen rechtlichen Status begründen und Beweiskraft besitzen.

Am häufigsten anzutreffen sind: Dienstleistungs- und Kaufverträge, Mietverträge, Verpflichtungserklärungen, Zuschlagsbeschlüsse bei Ausschreibungen, Bürgschafts- und Sicherheitsdokumente sowie Lohn- und Gehaltsabrechnungen.

Das entscheidende Kriterium ist: Enthält das Dokument einen bestimmten Geldbetrag und haben die Parteien es unterzeichnet? Wenn beides zutrifft, ist höchstwahrscheinlich die Stempelsteuer angefallen.

Rechnungen, E-Rechnungen und Lieferscheine unterliegen nicht der Stempelsteuer. Dies wird oft verwechselt: Das Ausstellen einer Rechnung löst keine Stempelsteuer aus, das Unterzeichnen eines Vertrags hingegen schon.

Wie wird sie berechnet?

Es gibt zwei Methoden. Bei Dokumenten, die einen Betrag enthalten wie Verträge, wird eine relative (prozentuale) Steuer angewendet: ein bestimmter Tausendstel-Satz auf den Betrag im Dokument.

Bei einigen Dokumenten wird stattdessen ein pauschaler (fester) Betrag erhoben.

Für die relative Steuer gibt es eine Obergrenze; bei Verträgen mit sehr hohen Beträgen übersteigt die Steuer diesen Höchstwert nicht. Die Sätze und die Obergrenze werden jedes Jahr neu bewertet; erfragen Sie die aktuellen Werte bei Ihrem Steuerberater.

Das Thema Ausfertigungen: Früher unterlag jede Ausfertigung einer separaten Steuer. Durch Neuregelungen hat sich dies geändert; dennoch ist die Anzahl der Ausfertigungen, in denen Sie Ihre Verträge erstellen, ein Detail, das Sie weiterhin mit Ihrem Steuerberater besprechen sollten.

Wer zahlt sie?

Laut Gesetz haften die unterzeichnenden Parteien als Gesamtschuldner. Das bedeutet, wenn eine Partei nicht zahlt, kann sich das Finanzamt an die andere wenden.

Der im Vertrag stehende Satz „Die Stempelsteuer wird von Partei X getragen“ ist zwar zwischen den Parteien gültig, hebt jedoch die Verantwortung gegenüber dem Finanzamt nicht auf. Hat die Gegenpartei nicht gezahlt, kann die Zahlung von Ihnen verlangt werden und Sie können sie anschließend bei der Gegenpartei einfordern.

Fordern Sie daher bei Verträgen mit hohen Beträgen einen Nachweis über die Zahlung von der Gegenpartei an und bewahren Sie diesen zusammen mit dem Vertrag auf.

Erklärung und Buchhaltung

Unternehmen mit permanenter Stempelsteuerpflicht melden diese Steuer über eine monatliche Steuererklärung. Unternehmen ohne permanente Steuerpflicht erklären sie innerhalb einer bestimmten Frist ab dem Ausstellungsdatum des Dokuments.

Was auf der Ebene der Vorbuchhaltung einfach, aber wirkungsvoll zu tun ist: Fügen Sie jeden unterzeichneten Vertrag Ihren Aufzeichnungen hinzu. Datum, Partei, Betrag und der Status der Stempelsteuer sollten an einem Ort griffbereit sein.

Die Aufbewahrung von Verträgen in Verknüpfung mit dem jeweiligen Kontokorrent erleichtert sowohl diese Nachverfolgung als auch spätere Streitigkeiten. Diesen Ablauf haben wir in unserem Beitrag zum Thema Dokumentenverwaltung erläutert.

Häufig gestellte Fragen

Fallen per E-Mail geschlossene Vereinbarungen darunter?

Auch elektronisch erstellte und mit einer elektronischen Signatur versehene Dokumente können in den Geltungsbereich fallen. Konsultieren Sie Ihren Steuerberater bezüglich des Status von gegenseitigen E-Mail-Korrespondenzen.

Entsteht eine Steuer bei einem Vertrag ohne festgelegten Betrag?

Bei Verträgen, die keinen bestimmten Geldbetrag enthalten, fällt keine relative Steuer an. Das nachträgliche Hinzufügen eines Betrags zum Vertrag kann diesen Umstand jedoch ändern.

Wer zahlt bei einem Mietvertrag?

Die Parteien haften als Gesamtschuldner. Bei gewerblichen Mietverträgen besteht zudem eine Quellensteuerpflicht (Stopaj); verwechseln Sie diese beiden nicht.

Was passiert, wenn sie nicht gezahlt wird?

Die Steuerschuld, Verzugszinsen und Bußgelder kommen auf Sie zu. Zudem können Mängel bei der amtlichen Verwendung des Dokuments festgestellt werden.

Die Stempelsteuer mag wie ein kleiner Posten erscheinen, wächst aber Jahre später bei einer rückwirkenden Prüfung samt Zinsen an. Verträge lückenlos zu erfassen ist die günstigste Vorsichtsmaßnahme.

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