Rechnungsstornierungs- und Einspruchsverfahren

Bei einer Papierrechnung war die Lösung einfach: Man zerriss einfach beide Exemplare und stellte eine neue aus.

Bei einer E-Rechnung ist das anders. Sobald das Dokument gesendet wird, landet es im System der GİB und bleibt dort. Was Sie tun können, ist nicht, das Dokument zu löschen, sondern seinen Status zu ändern.

Bestimmen Sie zuerst den Dokumententyp

Der Ablauf hängt ganz davon ab, ob es sich bei dem von Ihnen ausgestellten Dokument um eine E-Rechnung (E-Fatura) oder ein E-Archiv (E-Arşiv) handelt.

Eine E-Rechnung ist ein Dokument, dessen Empfänger ebenfalls E-Rechnungspflichtiger ist und das innerhalb des Systems an die Gegenpartei übermittelt wird. Der Empfänger kann über das System antworten.

Eine E-Archiv-Rechnung wird an Personen ausgestellt, die keine E-Rechnungspflichtigen sind. Der Empfänger hat keinen internen Antwortmechanismus im System; das Dokument wird per E-Mail oder als Ausdruck übermittelt.

Den Unterschied zwischen den beiden haben wir im Beitrag Unterschiede zwischen E-Rechnung und E-Archiv-Rechnung detailliert behandelt.

Bei der E-Rechnung: Ablehnung und Stornierungsantrag

Beim Handelsrechnungsszenario kann der Empfänger die Rechnung über das System ablehnen. Wenn eine Ablehnung eingeht, wird die Rechnung ungültig und der Verkäufer kann sie neu ausstellen.

Beim Standardrechnungsszenario gibt es jedoch keine interne Ablehnungsantwort. In diesem Fall erstellt der Verkäufer über das Stornierungs- und Einspruchsportal der GİB einen Stornierungsantrag; der Empfänger genehmigt diesen Antrag oder lehnt ihn ab.

Der kritische Punkt hierbei ist: Ein Stornierungsantrag ist kein einseitiger Vorgang. Wenn die Gegenpartei ihn nicht genehmigt, bleibt die Rechnung bestehen. Wie die Szenariotypen funktionieren, haben wir im Beitrag E-Rechnung-Szenariotypen erklärt.

Die 8-Tage-Fregel

Das Handelsgesetzbuch gewährt der Partei, die die Rechnung erhält, eine Frist von 8 Tagen ab Erhalt des Dokuments, um Einspruch gegen den Inhalt zu erheben. Wird innerhalb dieser Frist kein Einspruch erhoben, gilt der Rechnungsinhalt als akzeptiert.

Da bei einer E-Archiv-Rechnung kein Einspruch über das System erfolgen kann, geschieht dies über externe Methoden: Notar, Einschreiben mit Rückschein, Telegramm oder ein registriertes elektronisches Postfach (KEP) mit sicherer elektronischer Signatur. Der erhobene Einspruch muss zudem auf elektronischem Wege an die GİB gemeldet werden.

Das heißt, zu sagen „Ich habe den Kunden angerufen, er hat es nicht akzeptiert“ gilt nicht als rechtlicher Einspruch. Wenn ein Streitfall eskaliert, stellt sich heraus, dass kein dokumentierbarer Einspruch vorliegt.

Fristen und Verfahren können durch gesetzliche Vorschriften aktualisiert werden; konsultieren Sie bei umstrittenen Beträgen Ihren Steuerberater.

Wenn die Frist abgelaufen ist: Die Gutschrift (Rückrechnung)

Wenn die Stornierungs- und Einspruchsfrist verpasst wurde oder der Empfänger die Stornierung nicht genehmigt hat, besteht der Weg zur Umkehrung des Vorgangs in einer Gutschrift (İade Faturası). In diesem Fall stellt der Empfänger das Dokument aus und die Ware/Dienstleistung geht an den Verkäufer zurück.

Dies ist in der Praxis die am häufigsten verwendete Lösung. Wie sie ausgestellt wird, haben wir im Beitrag Wie stellt man eine Gutschrift aus? Schritt für Schritt erklärt.

Wenn der Empfänger kein steuerpflichtiges Unternehmen ist, kann er keine Gutschrift ausstellen; in diesem Fall kommt ein Ankaufbeleg (Gider Pusulası) ins Spiel. Der Beitrag Was ist ein Ankaufbeleg und wie wird er ausgestellt? befasst sich mit diesem Szenario.

Fehler von vornherein vermeiden

Der beste Weg beim Stornierungsprozess ist, ihn gar nicht erst zu benötigen. Die drei häufigsten Fehler sind:

Falsche Kontenauswahl. Die Auswahl des falschen Kunden aus zwei ähnlich benannten Kunden. Halten Sie Ihre Stammkundendateien anhand der Steuernummer unterscheidbar.

Falscher MwSt.-Satz. Wenn der Satz in der Produktkarte definiert ist, wird dieser Fehler weitgehend ausgeschlossen. Werfen Sie einen Blick auf den Beitrag MwSt.-Sätze und die Auswahl des richtigen Satzes.

Übereilte Sendung. Den Betrag und den Empfänger noch einmal auf einen Blick zu überprüfen, bevor man auf Senden klickt, spart später viele Stunden Arbeit.

Häufig gestellte Fragen

Was passiert, wenn der Empfänger den Stornierungsantrag nicht genehmigt?

Die Rechnung bleibt gültig. Der verbleibende Weg ist eine Gutschrift oder eine Einigung zwischen den Parteien.

Kann ich eine am selben Tag ausgestellte Rechnung stornieren?

Sobald das Dokument bei der GİB eingegangen ist, läuft der Stornierungsprozess. Der Unterschied zwischen „Ich habe es noch nicht gesendet“ und „Ich habe es gesendet“ ist hier ausschlaggebend.

Beeinflusst eine stornierte Rechnung die MwSt.-Erklärung?

Ja. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater ab, auf welchen Zeitraum sich der Stornierungs- oder Rückgabevorgang auswirkt; Periodendifferenzen können die Steuererklärung verfälschen.

Bleibt die Nummer frei?

Die Nummer des stornierten Dokuments wird nicht wiederverwendet. Es ist normal, dass in der Serienverfolgung eine Lücke entsteht.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Bei E-Rechnungen gibt es kein Rückgängigmachen, sondern nur eine Statusänderung. Die Fristen zu kennen, erspart Ihnen im Nachhinein viel größere Nacharbeiten.

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