Zahlung in einem Schritt mit der Buchung von Ausgaben

Die Erfassung einer Ausgabe besteht eigentlich aus zwei verschiedenen Vorgängen: Ein Kostenfaktor ist entstanden und Geld ist abgeflossen.

In den meisten Programmen werden diese Schritte in zwei verschiedenen Fenstern erledigt. Den ersten Schritt macht jeder, den zweiten vergisst jeder. Am Monatsende stimmt die Kasse nicht und die Suche nach dem Grund beginnt.

Der fehlende zweite Schritt

Wenn Sie nur die Ausgabe erfassen und die Zahlung nicht verbuchen, ergibt sich folgendes Bild: Ihr Spesenbericht sieht korrekt aus, aber Ihr Kassenbestand ist höher als in der Realität. Das System geht davon aus, dass das Geld noch da ist.

Bei kleinen Ausgaben fällt diese Differenz nicht auf, erst wenn sie sich summieren. Und zu diesem Zeitpunkt muss man wochenlang zurückgehen, um zu finden, welche Zahlung nicht verbucht wurde.

Das Umgekehrte ist ebenfalls möglich: Wenn die Zahlung verbucht, aber die Ausgabe nicht eingetragen wurde, fehlen diesmal Ihre Ausgaben und Ihr Gewinn erscheint höher als er ist.

In einem Schritt erfassen

In Qolay.App erfassen Sie die Ausgabe und markieren gleichzeitig im selben Bildschirm die dazugehörige Zahlung. Sie wählen das Konto aus, von dem bezahlt wurde — Kasse, Bank oder Kreditkarte — und sobald die Erfassung abgeschlossen ist, wird die entsprechende Kontobewegung automatisch erstellt.

Der zweite Schritt, der leicht vergessen werden kann, fällt somit weg. Die Meisten Ausgaben werden ohnehin bar oder direkt bezahlt; es hat keinen praktischen Nutzen, die beiden zu trennen.

Handelt es sich um eine Ausgabe mit Zahlungsziel, erfassen Sie diese einfach ohne Zahlungsangabe; der Betrag bleibt als Verbindlichkeit im Kunden-/Lieferantenkonto stehen und wird am Zahltag verbucht.

In Kombination mit dem Belegscan

Der Ablauf sieht wie folgt aus: Sie fotografieren den Beleg, Betrag und Datum werden ausgelesen, Sie wählen das Belastungskonto aus und bestätigen. In einem einzigen Vorgang werden Spesenbuchung, Kassenbewegung und Belegarchiv erstellt.

Wir haben die Details im Beitrag zum Thema Ausgabenbeleg-Scan erläutert.

Wählen Sie das richtige Konto

Die Ein-Schritt-Erfassung sorgt für Bequemlichkeit, aber wenn Sie das Konto willkürlich wählen, schieben Sie das Problem nur auf. Wenn Sie eine bar bezahlte Ausgabe auf dem Bankkonto verbuchen, stimmen am Ende beide Konten nicht.

Auch bei Ausgaben mit der Kreditkarte ist die Unterscheidung wichtig: Zum Zeitpunkt des Kaufs wird das Kartenkonto belastet, bei Begleichung des Abrechnungsauszugs gleicht sich diese Schuld aus. Beides sind separate Vorgänge. Lesen Sie dazu unseren Artikel über Bank- und Kassenverwaltung für die Konteneinrichtung.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich die Zahlung nachträglich hinzufügen?

Ja. Sie können die Ausgabe ohne Zahlung erfassen und den entsprechenden Eintrag vornehmen, sobald die Zahlung erfolgt ist. Bei Ausgaben mit Zahlungsziel ist dies ohnehin der korrekte Ablauf.

Kann ich Teilzahlungen leisten?

Sie können Zahlungen in Raten erfassen; der Restbetrag bleibt im Saldo offen.

Warum ist die Ausgabenkategorie wichtig?

Eine Ausgabe ohne Kategorie ist eine Ausgabe, die später nicht analysiert werden kann. Wenn Sie sehen möchten, wie viel Sie für welchen Posten ausgegeben haben, sollten Sie die Kategorieauswahl nicht überspringen.

Wie verfolge ich die Mehrwertsteuer?

Wenn Sie eine belegte Ausgabe erfassen, wird die MwSt. auf das Vorsteuerkonto gebucht. Wir haben dieses Thema im Artikel zur MwSt.-Verfolgung behandelt.

Es ist eine kleine Änderung im Arbeitsablauf, aber sie beseitigt die Frage „Warum stimmt die Kasse nicht?“ am Monatsende weitgehend.

Eröffnen Sie ein kostenloses Konto bei Qolay.App und erfassen Sie Ihre erste Ausgabe direkt inklusive der dazugehörigen Zahlung.