Решения для упрощения бухгалтерского учета

Фраза «Бухгалтерия отнимает у меня слишком много времени» сама по себе не описывает конкретную проблему. Что именно отнимает время: выписка счетов, ввод чеков или попытки выяснить, какая цифра в конце месяца является правильной?

Потому что решения для каждого из этих процессов совершенно разные. Если вы автоматизируете не тот шаг, ничего не изменится.

Ниже мы перечислили пять шагов, которые отнимают больше всего времени, и практические решения для каждого из них.

1. Ввод чеков и расходов

Пожалуй, самый раздражающий шаг. Чеки, накопившиеся в карманах, сумочках и бардачке, ждут конца месяца, чтобы их вносили по одному. И при вводе дата и сумма часто вводятся с ошибками.

Решение: Фотографировать чек в день совершения расхода. С помощью OCR считываются сумма, дата и данные продавца; вам остается только проверить и подтвердить их. Изображение сохраняется прямо вместе с записью, и больше не нужно искать папки. Подробнее читайте в статье о сканировании чеков расходов.

2. Ввод одних и тех же данных в два места

Выписка счета в одной программе, ведение баланса контрагентов в Excel, отслеживание остатков на складе в третьем месте… Каждая копия означает риск расхождения записей. Цифра, обновленная в одном месте и забытая в другом, рано или поздно приведет к проблемам.

Решение: Единая точка учета. Если при выставлении счета баланс контрагента, склад и НДС обновляются одной операцией, двойной ввод исчезает. Если вы планируете переход из Excel, мы описали этот процесс в нашей статье о переходе.

3. Возвращение в офис ради выставления счета

В компаниях, занимающихся выездными продажами, монтажом или сервисным обслуживанием, работа на объекте завершена, но счет ждет в офисе. Эта задержка касается не только учета — на такой же срок откладывается и получение оплаты.

Решение: Выставление счетов с мобильного телефона. Документ оформляется и отправляется сразу по завершении работы, а об оплате можно говорить в тот же день. Мы описали этот процесс в статье Выставление электронных счетов с мобильного устройства.

4. Кто и сколько нам должен?

Для некоторых компаний сверка выписок с целью поиска просроченной дебиторской задолженности — самая долгая задача месяца. При этом просрочка, замеченная поздно, взыскивается труднее всего.

Решение: Информация сама попадается на глаза вместо поисков. Просмотр приближающихся поступлений и платежей прямо на экране входа делает напоминания частью рабочей рутины. Именно это и делает отчет по предстоящим платежам и поступлениям.

5. Написание одного и того же примечания к каждому документу

Маленькая, но коварная потеря времени: указывать IBAN в каждом счете, добавлять предупреждения о сроках оплаты, напоминать о балансе. Сама по себе задача занимает тридцать секунд, но при выписке ста счетов в месяц это превращается в часы.

Решение: Шаблоны примечаний, настраиваемые один раз. Текст автоматически добавляется в каждый документ, а строка с балансом контрагента выводится по желанию. Мы рассказали о том, как это настроить, в статье Шаблоны примечаний к электронным документам.

Что не стоит автоматизировать?

Переводить на полный автопилот каждый шаг — не лучшая идея. Там, где требуется подтверждение, должен оставаться человек.

Отправка e-Fatura — яркий тому пример: документ, дошедший до контрагента, уже нельзя отозвать назад, поэтому проверка перед отправкой — это не трата времени, а страховка. Сумму, распознанную OCR, также не следует пропускать без подтверждения: девяносто процентов точности означают десять процентов ошибочно записанных расходов.

Часто задаваемые вопросы

С чего начать?

В течение недели обратите внимание на то, какая задача задерживает вас больше всего. В большинстве компаний ответом оказывается ввод чеков или отслеживание дебиторской задолженности.

Не слишком ли это сложно для малого бизнеса?

Напротив, малый бизнес выигрывает от этого больше всего, поскольку у него нет отдельного бухгалтера для выполнения этих задач, и тратится личное время владельца бизнеса.

Как это согласовать с моим бухгалтером?

Когда ваши учетные записи в порядке, данные, поступающие бухгалтеру, также упорядочены, а корректировки в конце периода сводятся к минимуму. Взаимосвязь между ними мы рассмотрели в статье что такое первичная бухгалтерия.

Удобство заключается не в количестве функций, а в сокращении правильных шагов. Выясните, куда уходит ваше время; решением обычно становится изменение всего одной привычки.

Создав бесплатный аккаунт в Qolay.App, вы можете протестировать всё это на собственных цифрах.