Шаблоны примечаний для электронных документов

Вы выставляете счет и каждый раз пишете в поле описания одно и то же: банковские реквизиты, срок оплаты, возможно, примечание о возврате.

Само по себе это занимает тридцать секунд. Но если вы выставляете сто счетов в месяц, это складывается в несколько рабочих дней в год — и в загруженный день это первое, чем пренебрегают. А потом клиент звонит и спрашивает IBAN.

Что делает шаблон?

Вы один раз задаете текст, который будет попадать в раздел описания документа. После этого он автоматически добавляется к каждому созданному документу.

В Qolay.App эти шаблоны можно настраивать отдельно для трех типов документов: электронный счет-фактура (e-fatura), электронный архив (e-arşiv) и электронная накладная (e-irsaliye). Таким образом, вы можете использовать один текст в счете для корпоративного клиента и другой — в архивном чеке для розничного покупателя.

Строка сальдо текущего счета

Помимо фиксированного текста, вы также можете выводить на документ актуальное сальдо текущего счета клиента.

Влияние этого на собираемость платежей трудно переоценить. Клиент видит общую задолженность в каждом счете; отговорки вроде «я не знал» отпадают сами собой. Кроме того, упрощаются сверки расчетов, поскольку эта цифра регулярно передается контрагенту.

Предупреждение: строка баланса будет отображать неверную информацию, если ваши записи по текущим счетам не актуальны. Прежде чем активировать ее, убедитесь, что учет по текущим счетам у вас полностью налажен.

Что стоит написать?

Контент, который реально работает на практике:

• Банковские реквизиты и IBAN. Самый частый вопрос; пусть они будут в документе.
• Напоминание о сроке оплаты. Например: «Срок оплаты составляет 30 дней с даты выставления счета».
• Условия возврата и гарантии. Особенно полезно в рознице и электронной коммерции.
• Благодарность. Мелочь, которая работает на имидж бренда.

Пишите кратко. Длинный текст занимает много места при печати и плохо читается.

«Почему внизу моего счета указан баланс?»

Это самый частый вопрос от пользователей, которые впервые замечают шаблоны. Ответ: кто-то включил эту настройку.

Чтобы изменить или удалить текст, перейдите в раздел Настройки → Электронный документ → Шаблоны описаний. Настройка работает не на уровне конкретного документа, а на уровне общего правила; при изменении она повлияет на будущие документы, а прошлые останутся без изменений.

Часто задаваемые вопросы

Могу ли я отключить шаблон для одного конкретного счета?

Вы можете отредактировать поле описания прямо на документе. Шаблон задает текст по умолчанию, но его можно свободно перезаписать.

Могу ли я показывать разный текст для разных клиентов?

Шаблон определяется по типу документа. Для разделения по клиентам вам потребуется вручную редактировать текст в нужном счете.

Меняет ли это внешний вид самого документа?

Нет, шаблон добавляет исключительно текст. Дизайн печатной формы — это отдельная тема, подробнее см. в статье о шаблонах печати счетов.

Работает ли это и для электронных накладных (e-İrsaliye)?

Да, шаблоны можно настраивать для всех трех типов документов. О движении документов мы рассказали в нашей статье об e-İrsaliye.

Это небольшая настройка, но эффект складывается из двух вещей: полминуты, сэкономленные на каждом счете, и регулярное напоминание клиенту о его долге. Последнее сокращает сроки получения оплат.

Создайте бесплатный аккаунт в Qolay.App и настройте свои шаблоны всего один раз.