Отчет по предстоящим поступлениям и платежам

Кассовый разрыв редко бывает сюрпризом. О платеже обычно известно за недели вперед; как и о дебиторской задолженности. Проблема не в недостатке информации, а в том, что на нее никто не смотрит.

В разгар рабочего дня никому не приходит в голову мысль: «давай-ка я посмотрю, что мне нужно платить на следующей неделе». Именно поэтому отчет не нужно искать — он должен быть у вас перед глазами.

Что показывает отчет?

Он сопоставляет два списка:

• Ожидаемые поступления: дебиторская задолженность с приближающимся или истекшим сроком — от кого, сколько и когда.
• Ожидаемые выплаты: кредиторская задолженность с приближающимся сроком — кому, сколько и когда.

В Qolay.App этот отчет находится прямо на стартовом экране. Вы видите его каждый раз при открытии программы, его не нужно искать в меню. Именно в этом и заключается разница.

Как его читать?

Глядя на отчет, задайте себе один вопрос: превышают ли оттоки денежных средств притоки в течение следующих двух недель?

Если превышают, у вас есть три варианта, и каждый из них требует времени:

• Ускорить сбор платежей — позвонить тем, у кого подходит срок, уже сегодня.
• Отложить платеж — поговорить с поставщиком. Отсрочка, согласованная до наступления срока платежа, воспринимается совсем иначе, чем та, о которой просят после просрочки.
• Найти финансирование.

Все это можно сделать за две недели до срока. В день платежа это сделать уже нельзя.

Чтобы отчет был точным

Этот отчет формируется на основе ваших записей, поэтому если данные неполные, результат будет обманчивым. Обратите внимание на три вещи:

• Указывайте сроки оплаты в счетах. Счет без срока оплаты не имеет особого значения в этом отчете.
• Проводите поступления день в день. Если оплаченный счет остается в списке, вы потеряете доверие к отчету и перестанете в него заглядывать.
• Вводите начальные сальдо. Если дебиторская задолженность из прошлых периодов не занесена в систему, в списке ее вообще не будет видно.

Что делать после изучения отчета?

Просто видеть данные недостаточно, список должен вести к конкретным действиям. Календарь напоминаний для просроченных позиций мы описали в статье об управлении просроченной дебиторской задолженностью.

Вы можете поручить ассистенту подготовку писем-напоминаний, но окончательное подтверждение перед отправкой остается за вами. Отображение актуального баланса клиенту в каждом счете также снижает количество задержек — шаблоны примечаний позволяют добавлять эту строку автоматически.

Часто задаваемые вопросы

Как часто нужно проверять отчет?

Поскольку он находится на главном экране, отдельной рутины не требуется. Достаточно уделять ему внимание раз в неделю, чтобы оценить следующие две недели.

Отображаются ли операции без сроков?

Отчет работает на основе сроков. Операции с оплатой по факту здесь не отображаются, так как они уже закрыты.

Включены ли чеки и векселя?

Зарегистрированные вами операции с отсрочкой платежа попадают в список в соответствии со сроком погашения. Никакие обязательства, которые вы не занесли в систему, в отчете не появятся.

Могу ли я просматривать его с мобильного?

Да, отчет доступен с мобильных устройств под той же учетной записью.

В управлении денежными средствами ранняя информация ценнее большого объема данных. Проблема, замеченная за две недели, управляема; проблема, обнаруженная в день платежа, — нет.

Открыв бесплатный аккаунт в Qolay.App, вы сможете перенести свои операции с отсрочкой в этот отчет.