Учет расходов с помощью сканирования чеков

Чеки собираются по карманам, сумкам и бардачкам. В конце месяца всё это вываливается на стол и вносится по одному. У половины текст уже стерся, несколько штук потерялись.

Проблема на самом деле не во вводе чеков, а в их откладывании на потом. Чек, записанный в день траты, отнимает секунду, а чек трехнедельной давности превращается в настоящую археологическую раскопку.

Как это работает?

1. Сфотографируйте чек или загрузите его в формате PDF. Это можно сделать и с телефона.
2. Система распознает изображение и извлечет данные о сумме, дате, НДС и продавце. Этот процесс занимает всего пару секунд.
3. Распознанные данные появляются перед вами. Вы проверяете их и при необходимости корректируете.
4. После подтверждения создается запись о расходе, а изображение чека сохраняется в качестве приложения к ней.

Последний пункт важнее, чем кажется: даже если физическая копия чека выцветет или потеряется, ее изображение останется в базе. Отпадает необходимость копаться в папках.

Не пропускайте этап подтверждения

Распознавание чеков работает хорошо, но не идеально. Вероятность ошибок возрастает на помятых, выцветших чеках или снимках при плохом освещении.

Именно поэтому алгоритм построен не по принципу «прочитай и сохрани», а «прочитай, покажи, подтверди». Девяносто процентов точности без подтверждения означают десять процентов ошибочных записей расходов — и эта ошибка отразится вплоть до суммы НДС.

Чтобы повысить качество распознавания: положите чек на ровную поверхность, избегайте теней и убедитесь, что он полностью попал в кадр.

Расходуются кредиты Qolay

Поскольку для распознавания чеков используется искусственный интеллект, тратятся кредиты Qolay. Каждой новой компании бесплатно предоставляется 100 кредитов; для начала работы ничего дополнительно покупать не нужно.

Когда кредиты закончатся, сканирование работать перестанет, но вы сможете продолжать вводить расходы вручную. О том, как это работает, мы рассказали в статье о кредитах Qolay.

Расход записан, а что с оплатой?

Большинство расходов уже оплачено наличными или картой. Ввод расхода и отдельное оформление платежа создают двойную работу, и вторую часть часто забывают — после чего касса не сходится.

Регистрация расхода и оплаты в один шаг закрывает этот пробел; подробности описаны в статье «Оплата расходов в один шаг при регистрации».

Часто задаваемые вопросы

Какие форматы файлов поддерживаются?

Популярные графические форматы и PDF. Также можно загружать цифровые чеки в виде скриншотов.

Распознает ли систему чек с выцветшим текстом?

Может и не распознать. Бумага термочеков со временем выцветает, поэтому самый надежный способ — сфотографировать чек в тот же день.

Нужно ли хранить оригинал чека?

Обязанность по хранению документов сохраняется. Проконсультируйтесь с вашим налоговым консультантом относительно достаточности цифровой копии, однако изображение в системе в любом случае облегчает вам поиск и проверку.

Могу ли я сделать массовую загрузку?

Вы можете загрузить несколько чеков, но каждый из них требует отдельного подтверждения. Это сделано намеренно: массовое подтверждение означает массовый пропуск ошибок.

Главная польза сканирования чеков — не скорость, а избавление от привычки откладывать дела на потом. Если вы регистрируете трату прямо на месте, проблема конца месяца просто исчезает.

Создайте бесплатный аккаунт в Qolay.App и отсканируйте свой первый чек уже сегодня.