Что такое предварительный учет? Почему это жизненно важно для вашего бизнеса?

В небольших компаниях такая сцена очень знакома: выручка неплохая, заказы идут, команда работает. Но 28-го числа, когда наступает очередь платежей, в кассе не оказывается ожидаемой суммы. Никто не присвоил деньги. Просто никто не отслеживал в одном месте, какой счет был оплачен, а у какого истек срок.

Предварительный бухгалтерский учет (онмухасебе) — это как раз то, что закрывает данный пробел. Это не сложная дисциплина, а привычка регулярно фиксировать ежедневные денежные потоки.

Что такое предварительный учет?

Предварительный учет — это регистрация и отслеживание ежедневных коммерческих операций предприятия. Выставленный вами счет, полученная оплата, выплаченный расход, отгруженный со склада товар — все это записывается сюда.

Правильно организованный предварительный учет дает ответы на эти четыре вопроса без промедления:

• Сколько денег у меня сейчас в кассе и на банковском счете?
• Сколько мне должны и кто, и когда истекает срок оплаты?
• Куда больше всего денег было потрачено в этом месяце?
• Сколько единиц какого товара осталось?

Если для поиска ответов на эти вопросы вам приходится кому-то звонить или перебирать папки, значит, ваш предварительный учет существует, но не работает.

Предварительный учет и общий бухгалтерский учет — не одно и то же

Это самый частый повод для путаницы. Ваш финансовый советник (бухгалтер) ведет общий учет: юридические регистры, декларации, официальную отчетность. Предварительный учет ведете вы сами, и именно вы генерируете данные, которые отправляются вашему бухгалтеру.

Они не конкурируют, а дополняют друг друга. Если ваш предварительный учет в беспорядке, бухгалтеру требуется больше времени, вы платите больше денег, а вероятность ошибок возрастает.

Что включает в себя предварительный учет?

Хотя это зависит от сферы деятельности, пять основных направлений одинаковы практически для любого бизнеса:

• Счета и чеки: Выставление счетов на продажу, обработка входящих счетов и чеков на расходы.
• Текущие счета (контрагенты): Состояние дебиторской и кредиторской задолженности клиентов и поставщиков. Подробности см. в нашем руководстве по ведению текущих счетов.
• Касса и банк: Движение наличных и средств на счетах, переводы между счетами.
• Доходы и расходы: Категоризация затрат. Расход без категории — это расход, который невозможно проанализировать позже.
• Склад: Приход и расход товаров, а также их остаток.

Если у вас сервисный бизнес, пункт со складом можно пропустить. Остальные четыре необходимы при любых масштабах.

Стоимость отсутствия учета

Откладывание предварительного учета сначала кажется способом сэкономить время. Вы выставляете счет, откладываете его в сторону и говорите себе: «Внесу позже». А потом не вносите.

Обычно за это приходится расплачиваться в четырех сферах:

• Несобранная дебиторская задолженность. Если никто не помнит о просроченном счете, клиент тоже об этом не напомнит. Когда о нем вспоминают месяцы спустя, получить оплату становится гораздо труднее.
• Неправильное ценообразование. Вы повышаете или не повышаете цены, не зная, какой товар действительно приносит прибыль. И то, и другое рискованно.
• Суета с декларациями. Ношение документов в пакете в конце месяца означает риск задержек и неполной отчетности.
• Потеря времени. Поиски вроде «где же этот счет» отнимают несколько часов в неделю, и эти часы уже не вернуть.

Достаточно ли Excel?

Честный ответ: до определенного момента достаточно. Для бизнеса из одного человека, выставляющего 10-15 счетов в месяц, правильно настроенная таблица Excel вполне подойдет.

Проблемы начинаются с ростом бизнеса. К таблице начинает прикасаться второй человек, начинают ходить три разные версии файла, формула случайно удаляется, и никто этого не замечает. Кроме того, с введением обязательных электронных счетов одной таблицы уже мало; нужна система, передающая документы в налоговую.

Если вы задумываетесь о переходе, в нашей статье «Переход с Excel на программу предварительного учета» шаг за шагом описан процесс переноса данных.

Как настроить с нуля?

Не пытайтесь сделать все за одну неделю. Порядок действий следующий:

1. Внесите начальные сальдо. Запишите в качестве отправной точки все, что есть сегодня в кассе и на счетах, а также кто вам должен и кому должны вы. Если пропустить этот шаг, каждая последующая цифра будет неверной.
2. Откройте карточки контрагентов. По одной карточке на каждого клиента и поставщика. Сопоставляйте их с налоговым номером, чтобы не заводить одну и ту же компанию дважды.
3. Перенесите выставление счетов сюда. С того дня, как вы начнете выставлять счета в системе, сальдо по контрагентам начнет формироваться автоматически.
4. Ежедневно фиксируйте поступления и выплаты. Пять минут в день лучше, чем тратить на это целый день в конце месяца.
5. Проверяйте отчеты в конце месяца. Сводка доходов и расходов, а также список просроченной дебиторской задолженности — это первые два отчета, на которые стоит посмотреть.

Первый месяц пройдет в хаосе. Начиная со второго месяца цифры придут в норму.

Какое место во всем этом занимает Qolay.App?

Qolay.App — это облачное приложение для предварительного учета. Выставление счетов, учет контрагентов, касса-банк, склад и отчетность находятся в одном месте; отправка электронных счетов и электронных архивов также производится с этого же экрана. Оно разработано так, чтобы им можно было пользоваться без специального бухгалтерского образования.

Бесплатный тариф включает все функции до 500 счетов в год, без ограничений по количеству пользователей и компаний. Подробности см. в нашей статье «Бесплатная программа предварительного учета».

Часто задаваемые вопросы

Является ли ведение предварительного учета юридической обязанностью?

Прямой статьи, требующей «вести предварительный учет», не существует. Однако на практике регулярное ведение записей обязательно для выполнения ваших обязательств по ведению учетных регистров и оформлению документов. Проконсультируйтесь с налоговым советником относительно вашей конкретной ситуации.

У меня уже есть бухгалтер, нужно ли мне все равно вести учет?

Да. Ваш бухгалтер предоставляет вам официальный отчет за прошедший период, в то время как предварительный учет показывает состояние дел на сегодня. Бухгалтер не станет сообщать вам, чей именно платеж просрочен.

Нужен ли он в бизнесе, где работает всего один человек?

Особенно нужен. Если вы работаете в одиночку, напомнить о забытом платеже некому. Если вы фрилансер, статья «Учет доходов и расходов для фрилансеров» станет более подходящим началом.

Нужно ли мне вносить данные за прошлые годы?

Нет. Достаточно определить дату отсечки и начать с баланса на тот день. Занесение прошлого задним числом в большинстве компаний остается незавершенным и убивает мотивацию.

Предварительный учет — это инструмент не для расширения бизнеса, а для того, чтобы не потерять контроль над ним в процессе роста. Если сегодня вы знаете сумму денег в кассе и объем просроченной дебиторской задолженности, остальное приложится само собой.

Создав бесплатный аккаунт в Qolay.App, вы можете выставить свой первый счет уже сегодня.