Частые ошибки в бухгалтерском учете электронной коммерции

Вести учет в электронной коммерции сложнее, чем в обычной рознице. Дело не в объеме продаж, а в том, что за каждым заказом стоят четыре-пять отдельных финансовых событий.

Товар продан, удержана комиссия, начислена стоимость доставки, деньги поступают через 15 дней, клиент оформляет возврат. Каждое из этих действий требует отдельной записи. Если пропустить хотя бы одно, показатель прибыли окажется неверным.

1. Вычитание комиссии из продаж

Самая распространенная ошибка. Товар продан за 1 000 лир, маркетплейс удержал комиссию в 150 лир, на счет поступило 850 лир. Выставлять счет на сумму 850 лир неправильно.

Счет, который вы выставляете клиенту — 1 000 лир; а комиссия — это отдельный расходный документ, выставленный вам маркетплейсом. Запись суммы за вычетом комиссии искажает ваш оборот и показывает неверный НДС.

2. Игнорирование отсрочки платежа

Маркетплейсы обычно перечисляют выручку от продаж с определенной отсрочкой. Все это время ваши деньги находятся у маркетплейса.

Считать деньги в кассе в день продажи означает планировать бюджет на основе несуществующих средств. Рассматривайте маркетплейс как контрагента и отслеживайте ожидаемую дебиторскую задолженность.

3. Отсутствие учета возвратов

В электронной коммерции высок процент возвратов, причем возврат — это не просто отмена продажи: товар возвращается на склад, на него оформляется возвратный документ, комиссия частично списывается назад, а расходы на доставку остаются на вас.

Неучтенный возврат искажает и складские остатки, и оборот, и НДС. Именно отсюда берется большинство ситуаций, когда в конце месяца «цифры не сходятся».

4. Неотслеживание расходов на доставку

Стоимость доставки на один заказ кажется незначительной. Но при 500 отправлениях в месяц она превращается в одну из крупнейших статей расходов.

Если вы проводите акцию с бесплатной доставкой, эти расходы напрямую уменьшают вашу прибыль. Без их учета вы никогда не узнаете, во сколько вам обходится такая акция.

5. Несоответствие кодов товаров

Если код товара на маркетплейсе и код товара в системе предварительного бухучета различаются, при передаче заказа тот же товар заведется во второй раз. Складские остатки разделятся надвое, и оба показателя будут неверными.

Сопоставить коды в самом начале гораздо проще, чем пытаться объединять дублирующие карточки позже. В статье Превращение заказов с маркетплейсов в счета мы рассказали, как настроить такое сопоставление.

6. Отсутствие расчета прибыли в разрезе каналов

Если вы продаете на трех маркетплейсах, у каждого из них свои комиссионные ставки и показатели возвратов. Ориентация только на общий оборот скрывает, какой из каналов действительно приносит доход.

Канал с наибольшим оборотом может приносить наименьшую прибыль после вычета комиссий и возвратов. Это становится очевидным только при анализе в разрезе каналов.

С чего начать?

Не пытайтесь исправить все сразу. Следующие три шага дадут наибольший эффект: сначала начните учитывать комиссию как отдельный расход, затем регулярно проводите возвраты и после этого приведите в соответствие коды товаров.

Сохраняйте платежные отчеты от маркетплейсов в файловом менеджере; тогда вам не придется тратить время на их поиски при проведении сверки.

Часто задаваемые вопросы

Обязан ли я выставлять счет на каждый заказ?

При осуществлении продаж у вас есть обязанность оформлять документы. При продажах конечным потребителям обычно оформляется электронный архивный счет-фактура (e-arşiv); уточните вашу конкретную ситуацию у своего бухгалтера-консультанта.

Могу ли я принять к зачету НДС по комиссии?

Когда вы проводите документ по комиссии в учете, соответствующий НДС попадает на счет вычетов. Если не зафиксировать документ, вы не сможете воспользоваться этим правом — эту тему мы затронули в статье Как упростить отслеживание НДС.

У меня свой сайт и маркетплейсы вместе, как их разделить?

Определите платежные каналы как отдельные счета: виртуальный POS-терминал отдельно, каждый маркетплейс отдельно. Так вы сможете четко видеть, что приходит с какого канала, не путая их.

Прибыль в электронной коммерции — это не разница между ценой продажи и закупкой, а то, что остается после вычета комиссии, доставки и возвратов. Неучтенная статья расходов незаметно съедает вашу прибыль.

Открыв бесплатный аккаунт в Qolay.App, вы сможете настроить учет в разрезе каналов.