Как проверить статус плательщика э-счета?

Вы выставили счет и отправили его. Через несколько часов система отклоняет его с сообщением «получатель является плательщиком электронной счета-фактуры». Или еще хуже: не отклоняет, он уходит как электронный архивный счет и через несколько месяцев всплывает как несоответствие.

У этой ошибки только одна причина: перед выставлением документа статус налогоплательщика у получателя не проверялся.

Почему эта проверка обязательна?

Какой документ выставлять, решаете не вы. Это определяет получатель.

• Если получатель является плательщиком э-счета → выставляется электронный счет-фактура (e-fatura), он проходит через закрытую систему Налогового управления (GİB).
• Если получатель не является плательщиком → выставляется электронный архивный счет (e-arşiv fatura), который передается по электронной почте или в распечатанном виде.

Ваш собственный статус здесь роли не играет. Даже если вы сами являетесь плательщиком э-счетов, но ваш контрагент нет, вы должны выставить ему э-архив. Подробнее читайте в нашей статье о разнице между э-счетами и э-архивами.

Как проводится проверка?

Основой для проверки служит список зарегистрированных пользователей, который ведет Налоговое управление (GİB). Каждый налоговый номер в этом списке означает возможность получения электронных счетов.

Есть три практических способа:

• Через GİB. Вы можете выполнить поиск по налоговому номеру в списке зарегистрированных пользователей на страницах электронных документов Налогового управления Турции. Список также можно скачать целиком.
• Через вашего интегратора. В панели вашего интегратора электронных документов обычно есть экран проверки налогового номера (VKN).
• Через вашу программу. Программа предварительного бухучета выполняет эту проверку автоматически при сохранении карточки контрагента и сама определяет тип документа.

Первые два пути — ручные, это занимает как минимум минуту на каждый счет. В третьем случае проверка происходит в фоновом режиме, и вы даже не заметите этого.

Почему спрашивать клиента недостаточно?

Вопрос «Вы используете э-счета?» кажется самым быстрым методом. Проблема в том, что ваш собеседник с другой стороны зачастую просто этого не знает.

Сотрудник, занимающийся закупками, и человек, знающий налоговый статус компании, — это не одно и то же лицо. Предоставленная из лучших побуждений неверная информация приведет к отклонению счета, а исправлять ошибку придется вам.

Ориентируйтесь не на слова, а на реестр. Налоговый номер — это объективные данные, и статус налогоплательщика привязан именно к нему.

Главная ловушка: список меняется

Проверить один раз и записать в карточке контрагента «э-архив» недостаточно. Список налогоплательщиков постоянно обновляется.

Клиент, который сегодня не является плательщиком, из-за превышения лимита оборота может через полгода попасть в этот список. Если вы продолжите выставлять ему э-архив, тип документа станет неверным.

Именно поэтому проверка носит не разовый, а постоянный характер. Если вы работаете вручную, вам нужно периодически заново массово проверять карточки контрагентов. Если вы используете программу, это обновление происходит в фоновом режиме.

Пороги, определяющие, кто и когда становится налогоплательщиком, мы рассмотрели в нашей статье об обязательстве перехода.

Что будет, если выставить неправильный тип?

Третья строка — самая неприятная. Ошибка в цифре налогового номера может привести к отправке счета незнакомой фирме. Для исправления вам потребуется запустить процедуру аннулирования, а на это есть временные ограничения.

Порядок в карточках контрагентов: где кроется истинная проверка

Проверка статуса решается не на экране выставления счета, а в карточке контрагента. Если карточка заполнена правильно, счет оформляется верно автоматически.

• Избегайте дублирования по налоговому номеру. Не допускайте создания второй карточки для одного и того же клиента. Две карточки — одна с актуальными, а другая со старыми данными — это самый частый источник ошибок.
• Пишите наименование так же, как в реестре GİB. Сокращения и произвольный ввод усложняют сопоставление в дальнейшем.
• Не оставляйте налоговую инспекцию пустым полем. Это требуется при проверке документов.
• Подтверждайте карточку при первом создании. Проверить клиента при его создании дешевле, чем искать ошибку на сотом счете.

В Qolay.App при выборе контрагента тип документа определяется на основе налогового номера в карточке; вам не нужно вручную выбирать, будет это э-счет или э-архив. Таким образом, вероятность выбора неверного типа исключена.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли сделать запрос по идентификационному номеру гражданина (TC)?

Индивидуальные предприниматели также могут быть зарегистрированы по номеру TC. Вы можете выполнять запрос по этому номеру; для конечных потребителей запрос не требуется, им выставляются э-архивы.

Как часто нужно проверять список?

Если вы работаете вручную, разумным ритмом для постоянных клиентов будет массовая проверка раз в месяц. Если вы используете программу с автоматической проверкой, никаких дополнительных действий не требуется.

Имеет ли значение дата начала действия статуса налогоплательщика?

Да. В отображаемой записи указана дата, с которой начался статус налогоплательщика. Для операций, совершенных до этой даты, может применяться другой тип документа.

Я выставил неправильный тип, что делать?

Если срок не истек, аннулируйте документ и переоформите его с правильным типом. Если срок прошел, порядок действий будет иным; проконсультируйтесь с вашим бухгалтером.

Подведем итог: правильный тип документа начинается с правильной карточки контрагента. Если перенести проверку с момента выставления счета на этап создания клиента, вы больше не вернетесь к этой проблеме.

Открыв бесплатный аккаунт в Qolay.App, вы сможете вести карточки контрагентов с проверенными налоговыми данными и доверить выбор типа документа программе.

Эта статья носит исключительно информационный характер. Область применения статуса налогоплательщика и методы запросов могут изменяться; официальным источником является GİB. По вашей конкретной ситуации проконсультируйтесь с вашим финансовым консультантом (бухгалтером).