Как вести учет текущих счетов?

Продавать относительно легко. Сложнее вовремя получить оплату за эту продажу. Вся разница кроется в состоянии текущего счета.

Текущий счет — это запись дебиторской и кредиторской задолженности между вами и клиентом либо поставщиком. Каждая накладная или счет увеличивают баланс, каждое поступление — уменьшают. Это кажется простым, и именно из-за этой иллюзии простоты большинство компаний теряют дисциплину и начинают вести учет с ошибками.

Что происходит без ведения текущих счетов?

Картина при отсутствии учета всегда одинакова: вы помните, сколько товара отгрузили клиенту, но не помните, сколько денег с него получили. У каждой стороны свои цифры, и разговор начинается с фразы «Я же уже всё оплатил».

Вот к каким конкретным последствиям это приводит:

• Просроченная дебиторская задолженность месяцами ждет своего часа; чем дольше ждет, тем сложнее ее взыскать.
• Вы продолжаете отгружать товар клиенту, у которого нет платежеспособности, потому что не видите его текущих рисков.
• Поставщикам производятся двойные оплаты. И это не редкость, а гораздо более распространенное явление, чем принято думать.

Правильная настройка: четыре правила

Чтобы учет текущих счетов заработал, не нужна сложная система. Достаточно соблюдать четыре правила.

1. Только одна карточка на каждую компанию

Самая частая ошибка — заводить одну и ту же фирму дважды: один раз как «Yılmaz Tic.», второй — как «Yılmaz Ticaret Ltd.». Баланс разделяется надвое, и в обоих случаях отображается неверно. Объединяйте карточки по налоговому номеру или идентификационному номеру.

2. Разделяйте клиентов и поставщиков

Если вы и покупаете у компании, и продаете ей, ведение двух отдельных карточек делает отчетность прозрачной. Если вы проводите взаимозачет, фиксируйте это как осознанную операцию, а не путайте карточки между собой.

3. Обязательно вносите начальное сальдо

В день перехода на программу запишите входящий баланс по каждому контрагенту. Если пропустить этот шаг, система начнет с нуля, и ваши старые долги вообще пропадут из записей. Исправлять это задним числом гораздо трудоемчнее.

4. Проводите оплаты в тот же день

Выставить счет никто не забывает; забывают обычно внести оплату. Деньги пришли на счет — но запись сама по себе не появится. Тратить по пять минут в день гораздо быстрее, чем пытаться свести выписки в конце месяца.

Сверка: достаточно двух раз в год, но делайте ее обязательно

Сверка — это сопоставление ваших учетных данных с данными контрагента. Звучит как формальность, но на практике она выявляет операции, упущенные обеими сторонами.

Отправьте выписку и скажите: «У нас на такую-то дату числится такой-то баланс, подтверждаете ли вы его?». Если обнаруживается разница, то почти всегда это одно из трех: не учтенная оплата, дважды проведенный счет либо не зарегистрированный документ возврата или скидки.

Почему баланс не сходится?

За жалобой «цифра неправильная» обычно стоит не сбой в программе, а порядок внесения записей. Чек-лист для проверки:

• Введено ли начальное сальдо? Самая частая причина.
• Оплата занесена на правильный текущий счет? Если есть две карточки с похожими названиями, платеж мог уйти не туда.
• Есть ли возвратный счет? Если возврат не оформлен, баланс будет казаться выше реального.
• Не перепутана ли валюта? В операциях в иностранной валюте курсовую разницу нужно учитывать отдельно.

Как это работает в Qolay.App?

После того как вы один раз создали карточку текущего счета, вам больше не нужно делать ничего лишнего: выставленный вами счет, введенная оплата и платеж автоматически отражаются в балансе. Вы видите баланс прямо в списке клиентов, а перейдя в карточку, получаете доступ ко всей истории операций.

Две вещи значительно упрощают работу. Первая — отчет по ожидаемым поступлениям и выплатам, который показывает приближающиеся сроки оплат прямо на главном экране. Вторая — шаблоны описаний для э-документов; они автоматически добавляют актуальный баланс внизу счета, напоминая клиенту о состоянии расчетов в каждом документе.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вести учет текущих счетов в Excel?

Если клиентов немного — да. Проблема возникает тогда, когда вы выставляете счета в одном месте, а баланс считаете в другом: рано или поздно эти две базы расходятся. О том, как перенести данные, мы рассказали в нашей статье о переходе из Excel в программу предварительного учета.

Для чего нужна выписка по текущему счету?

Она отображает все движения и баланс за определенный период времени. Используется при сверках и для контроля задолженности; это самый понятный документ для отправки клиенту.

Я работаю за наличные, нужно ли мне вести текущие счета?

Если оплата происходит в момент сделки, баланс счета всегда остается нулевым, а нагрузка на учет снижается. Тем не менее создание карточки позволяет видеть историю и объемы ваших торговых операций с этим клиентом.

Что делать с просроченной дебиторской задолженностью?

Ранние и регулярные напоминания — самый эффективный метод. Мы разобрали принципы построения этого процесса в статье о просроченных задолженностях.

Учет текущих счетов — это не вопрос составления отчетов, это вопрос привычки. Если вы правильно заведете карточки и будете фиксировать платежи ежедневно, балансы будут оставаться точными автоматически.

Откройте бесплатный аккаунт в Qolay.App и создайте карточки текущих счетов уже сегодня.