Выбор интегратора электронных счетов

Второе решение при переходе на электронную счет-фактуру принимается сразу после получения финансовой печати: где вы будете выставлять счета?

Существует три пути, и разница между ними заключается не только в цене.

1. Портал Налоговой службы (GİB)

Собственный интерфейс налоговой службы. Бесплатно и напрямую из первоисточника.

У него есть ограничения: каждый счет-фактура вводится вручную, позиция за позицией. Информация о товарах и клиентах в системе не хранится, связи с вашим предварительным бухучетом нет. Кроме того, при превышении определенного лимита счетов использование портала может быть ограничено.

Это приемлемый вариант для очень маленьких предприятий, выставляющих всего несколько счетов в месяц. Если же количество счетов превышает несколько штук в неделю, ручной ввод быстро становится утомительным.

2. Специальный интегратор

Отправка и получение документов через поставщика услуг, уполномоченного Налоговой службой. Этим путем пользуется подавляющее большинство малых и средних предприятий.

Преимущество заключается в том, что техническая сторона вас вовсе не касается: печать привязана к системе провайдера, отправка и получение происходят в фоновом режиме, а архивация входит в объем услуг.

Главная выгода — это интеграция с вашим предварительным бухучетом: счет-фактура формируется на основе записи о продаже. Сальдо текущего счета, складские остатки и НДС обновляются одновременно. Вам не нужно вводить одни и те же данные в два разных места.

Тарификация обычно строится на основе квот: вы приобретаете определенное количество документов на год.

3. Прямая интеграция

Подключение вашей собственной системы напрямую к Налоговой службе. Требует технической команды, постоянного обслуживания и определенного объема документов.

Это нецелесообразный вариант ни для кого, кроме крупных структур, генерирующих тысячи документов в день. При изменении законодательства все доработки вам также придется делать самостоятельно.

Вопросы при выборе интегратора

Что происходит при исчерпании квоты? Теряете ли вы возможность выставлять счета или подключается дополнительный пакет? В сезон высокой активности этот вопрос критически важен.

Учитываются ли входящие счета-фактуры в квоте? В некоторых пакетах учитываются только отправленные документы, в других — также и полученные.

Как получить доступ к архиву? Можете ли вы скачивать файлы XML массово? Это важнейший вопрос, если вы планируете сменить провайдера. Мы описали этот риск в статье Хранение электронных документов.

Какие типы документов поддерживаются? Сегодня вы можете выставлять только электронные счета-фактуры, но сможете ли вы продолжить работу с тем же провайдером, если возникнет потребность в электронных накладных (e-irsaliye), электронных билетах свободных профессий (e-SMM) или электронных закупочных квитанциях (e-müstahsil)?

Как происходит взаимодействие с предварительным бухучетом? Если выставление счета означает переход на отдельный экран и повторный ввод данных, значит, вы выполняете двойную работу.

Как оказывается техподдержка? К кому и как быстро вы можете обратиться, если счет не отправляется? В конце месяца этот ответ становится чрезвычайно ценным.

Смена интегратора

Сменить провайдера можно, и это происходит гораздо чаще, чем вы думаете. Обратите внимание на две вещи в этом процессе.

Во-первых, планирование дат, чтобы избежать потери документов во время перехода. Новый провайдер должен заработать до того, как отключится старый.

Во-вторых, скачивание всего архива перед уходом. Обязанность по хранению документов остается за вами, и запросить их позже получается далеко не всегда.

Часто задаваемые вопросы

Могу ли я начать с портала, а затем перейти к интегратору?

Да. Большинство компаний поступают именно так. Не забудьте скачать свои документы с портала во время перехода.

У меня несколько компаний, достаточно ли одной учетной записи?

Для каждой компании требуется отдельное налоговое резидентство и печать, однако управлять ими из одной панели возможно. Ознакомьтесь со статьей Управление несколькими компаниями.

Могу ли я выставлять счета с мобильного устройства?

Зависит от провайдера. Если вы занимаетесь выездными продажами, уточните наличие этой функции заранее; мы рассмотрели это в статье Электронный счет-фактура с мобильного.

Может ли интегратор отклонить мой счет-фактуру?

Ошибки в формате выявляются до отправки, и вас попросят их исправить. Это означает, что ошибки, которые на портале вам пришлось бы искать самостоятельно, обнаруживаются заранее.

Правильный выбор зависит от количества ваших счетов и связи с предварительным бухучетом. Самый дешевый способ зачастую оказывается самым затратным по времени.

Вы можете открыть бесплатный аккаунт в Qolay.App и объединить продажи и документооборот электронных счетов-фактур в одном месте.