Обязанность и сроки хранения электронных документов

У большинства предприятий, перешедших на электронные счета-фактуры, наблюдается общее облегчение: "Мы больше не ведем папки, все в системе".

Это отчасти верно. Но обязанность по хранению никуда не исчезла — она просто изменила форму. И ответственность по-прежнему лежит на вас.

Сколько лет нужно хранить документы?

С точки зрения налогового законодательства, бухгалтерские книги и документы должны храниться в течение пяти лет, начиная с календарного года, следующего за годом, к которому они относятся.

Однако это не единственный срок. Торговый кодекс предусматривает десятилетний срок хранения для коммерческих книг и документов. То есть, хотя для налоговых целей пяти лет вроде бы достаточно, при возникновении коммерческих споров за основу берется десять лет.

Практический подход: ориентируйтесь на больший срок. Стоимость хранения ничтожно мала по сравнению со стоимостью невозможности найти документ спустя десять лет.

Почему хранить PDF недостаточно?

Оригиналом электронной счета-фактуры является не PDF, а файл XML. PDF — это лишь удобочитаемое для человека представление этого документа.

Финансовая печать / электронная подпись, обеспечивающая юридическую силу документа, находится внутри файла XML. В PDF-распечатке этой подписи нет, поэтому сам по себе PDF не заменяет оригинал документа.

При проверке могут запросить XML. Заявление «у меня есть их PDF-версии» звучит так же, как в эпоху бумажного документооборота фраза «у меня есть ксерокопия».

Поэтому скачивайте и храните файлы XML как отправленных, так и полученных вами документов.

Что происходит при смене интегратора?

Это риск, который часто замечают слишком поздно. При смене специального интегратора доступ к вашим прошлым документам может быть прерван. Старый провайдер не обязан предоставлять неограниченный доступ после окончания срока действия договора.

При этом обязанность по хранению остается за налогоплательщиком. То есть невозможность получить доступ к документам не считается уважительной причиной.

Поэтому перед сменой интегратора обязательно нужно скачать XML-архив всех документов. Этому вопросу мы уделили отдельное внимание в статье «Выбор интегратора».

Кроме того, у налоговой службы (GİB) есть отдельный механизм разрешений для организаций, предоставляющих услуги хранения; вы можете уточнить, входит ли ваш провайдер в эту категорию.

Не только электронные документы

Обязанность по хранению не ограничивается одними счетами-фактурами. Договоры, банковские выписки, чеки расходов, таможенные документы, акты сверки — всё это может потребоваться в случае спора или проверки.

Хранить их вместе с соответствующей записью гораздо практичнее, чем придерживаться концепции папок. Если, открывая счет-фактуру, вы одновременно видите относящийся к нему договор и платежное поручение, время поиска сокращается до нуля.

Управление файлами в Qolay.App работает именно по такому принципу; подробнее мы рассказали об этом в статье «Управление файлами и резервное копирование электронных документов».

Часто задаваемые вопросы

Могу ли я хранить документы на собственном компьютере?

К электронному хранению предъявляются определенные технические требования. Нахождение единственной копии на одном компьютере означает риск потерять всё при сбое диска; храните копии как минимум в двух разных местах.

Должен ли я хранить полученные счета-фактуры?

Да. Эти документы служат основой для ваших прав на учет расходов и вычет НДС. Также архивируйте файлы XML входящих электронных счетов.

Могу ли я уничтожить бумажные счета-фактуры?

Не уничтожайте их до истечения срока хранения. Ваш переход на электронные документы не распространяется на бумажные документы прошлых периодов.

Что будет с документами, если я закрою компанию?

Обязанность по хранению не заканчивается с закрытием бизнеса. Документы должны сохраняться в течение установленных законом сроков и после завершения ликвидации.

Электронный документооборот не отменяет архив — он делает его мобильным. Понимание того, у кого лежит ответственность, позволяет вам чувствовать себя спокойно и через пять лет.

Откройте бесплатный аккаунт в Qolay.App и храните свои документы вместе с их записями.