Как управлять несколькими компаниями?

Создать вторую компанию легко. Сложно вести учет двух компаний так, чтобы не перепутать их записи.

Большинство владельцев бизнеса пытаются решить эту задачу либо открывая две разные программы, либо пытаясь разобраться в одной программе по принципу «какая из них какая». И то, и другое утомляет.

Главное правило: данные раздельные, доступ единый

Правильная организация выглядит так: у каждой компании свой собственный список контрагентов, свой склад, своя касса и своя серия счетов. Они ни при каких обстоятельствах не смешиваются друг с другом.

Но вы получаете доступ к этим компаниям с помощью одной учетной записи. Никаких отдельных имен пользователей, разных паролей или разных программ.

В Qolay.App переключение между компаниями осуществляется с помощью селектора на верхней панели. Переключение компании не удаляет и не переносит данные; оно лишь меняет то, на записи какой компании вы смотрите. На бесплатном тарифе нет ограничений на количество компаний.

В каких случаях открывается отдельная компания?

• Если есть отдельное юридическое лицо. Другой налоговый номер — другая компания. Без вариантов.
• Если бухучет ведется раздельно. Если декларации подаются отдельно, то и записи должны быть раздельными.
• Если вы ведете учет от имени вашего клиента. Если вы бухгалтер или консультант, каждый клиент — это отдельная компания.

С другой стороны, не открывайте отдельную компанию для филиалов одного и того же юридического лица. Разделение по филиалам делается с помощью определений складов и касс; таким образом, вы можете получать консолидированный отчет из одного места. Если вы откроете отдельную компанию, вам придется складывать всё вручную, чтобы увидеть общую сумму по двум филиалам.

Кто и к чему имеет доступ

Главный вопрос в режиме работы с несколькими компаниями — это права доступа. Возможно, вашему бухгалтеру нужно видеть обе компании, но продавцу в одном филиале совершенно ни к чему видеть балансы контрагентов другой компании.

Приглашая пользователей, заранее определяйте, к какой компании и каким меню они будут иметь доступ. Ограничивать права постфактум — гораздо более неприятный разговор, чем сразу настроить их правильно. На бесплатном тарифе количество пользователей также неограниченно, поэтому нет нужды прибегать к обходному пути «давайте использовать один аккаунт на всех» — что делает невозможным отслеживание того, кто и что сделал.

Три самые частые ошибки

• Выставление счета в неверной компании. Классика. Не совершайте операции, не проверив, в какой компании находится экран; после выставления электронного документа исправить это хлопотно.
• Списание общих расходов на одну компанию. Если аренда офиса, которую используют две компании, полностью запишется на одну из них, прибыль этой компании будет выглядеть заниженной. Определите коэффициент распределения и запишите его на обе.
• Отсутствие учета движения денег между компаниями. Если деньги со счета одной компании перешли на счет другой, это требует записей с обеих сторон. Подход «ведь обе они мои» в будущем нарушит баланс обеих компаний.

Часто задаваемые вопросы

Как регистрируются продажи между компаниями?

Как обычная купля-продажа. В одной компании создается расходная накладная (счет на продажу), в другой — приходная, и открываются взаимные карты контрагентов. Документируйте их связь, вместо того чтобы игнорировать её.

Требуется ли отдельная настройка электронных счетов-фактур для каждой компании?

Да. У каждого юридического лица свой налоговый статус, своя электронная печать и свои настройки серий. Шаги по установке описаны в статье как выставлять электронные счета-фактуры.

Могу ли я видеть общую картину по обеим компаниям?

Отчеты формируются по каждой компании в отдельности; для консолидированного просмотра вам потребуется выгрузить отчеты и объединить их. Если вы разделяете филиалы, вам в любом случае практичнее оставаться в рамках одной компании.

Один и тот же клиент есть в обеих компаниях, могу ли я использовать общую карту?

Нет, карты контрагентов принадлежат конкретной компании. Один и тот же клиент открывается в каждой компании как отдельная карта, и его балансы отслеживаются раздельно — принцип учета текущих счетов работает отдельно для каждой компании.

То, что усложняет работу при управлении несколькими компаниями — это не количество компаний, а размытость границ. Если четко понятно, какая запись к какой компании относится, остальное — рутина.

Открыв бесплатный аккаунт в Qolay.App, вы можете завести свои компании под одной учетной записью.