Что такое портал e-Arşiv и когда он используется?

Вы узнали, что вам нужно перейти на электронные архивные счета (e-Arşiv), и перед вами встало два пути: собственный портал Налогового управления (GİB) или сторонняя программа.

Один вариант бесплатный, другой нет. Если решение кажется таким простым, значит, вы еще не столкнулись с тем, что портал просто не умеет делать.

Что из себя представляет портал?

Это бесплатное веб-приложение, предоставляемое Налоговым управлением (GİB) для налогоплательщиков, которым необходимо выставлять электронные архивные счета. Вы заходите через браузер, заполняете форму и оформляете счет.

Созданный документ полностью легитимен. Между e-Arşiv счетом, выставленным через портал, и счетом из программы нет никакой юридической разницы. Разница заключается исключительно в рабочем процессе.

Портал предназначен для e-Arşiv, а не для e-Fatura. Разницу между ними мы описали в отдельной статье: плательщикам e-Fatura выставляются счета e-Fatura, а всем остальным — e-Arşiv.

Кому действительно хватит возможностей портала?

Честный ответ: для некоторых бизнесов этого более чем достаточно. Если ваш профиль соответствует описанному ниже, вам не нужно спешить переходить на платную программу.

• Вы выставляете всего несколько счетов в месяц.
• У вас мало клиентов, и их данные не меняются.
• Учет товаров (склад) отсутствует или устроен очень просто.
• Вы можете отслеживать взаиморасчеты и оплаты «в уме».
• Вы являетесь индивидуальным предпринимателем (самозанятым) или оказываете услуги в одиночку.

С таким профилем вы тратите на портал пятнадцать минут в месяц — и дело с концом. Покупка программы в таком случае будет означать трату денег на решение проблем, которых у вас нет.

Ограничения портала

Портал — это инструмент для оформления документов, а не инструмент управления бизнесом. Чего в нем нет:

С каждым из этих недостатков по отдельности еще можно мириться. Проблема в том, что отсутствуют они все одновременно: баланс клиента вы ведете в Excel, склад — в блокноте, оплаты держите в голове, а счет выставляете на портале. Данные, хранящиеся в четырех разных местах, никак не сверяются друг с другом.

Трудности при ежедневном использовании

На что чаще всего жалуются пользователи портала:

• Необходимость каждый раз вводить данные клиента. Если вы выставляете одному и тому же клиенту три счета в месяц, вы вводите его название и налоговый номер трижды. Риск опечатки возникает заново каждый раз.
• Необходимость каждый раз вводить информацию о товарах. Прайс-лист не сохраняется; цену за единицу нужно держать в голове.
• Невозможность пакетной обработки. Если у вас двадцать заказов, вы заполняете одну и ту же форму двадцать раз.
• Отсутствие отчетов. Ответ на вопрос «Сколько я продал в этом месяце и кто мне сколько должен?» на портале отсутствует.
• Вход в систему и авторизация. Шаги, требующие входа с помощью финансовой печатной подписи (mali mühür) или электронной подписи, могут отнять драгоценное время в момент, когда счет нужно выставить срочно.

Кроме того, требования к объемам и условиям использования портала со временем могут обновляться. Налогоплательщикам, превышающим определенный порог оборота или количества документов, может потребоваться перейти на использование интегратора или методы специальной интеграции — ориентируйтесь на официальные объявления GİB и вашего налогового консультанта.

Признаки того, что пора переходить на программу

Если портал стал для вас тесен, вы поймете это по следующим симптомам:

• Выставление счетов занимает у вас по полчаса в день.
• Вы не можете сходу ответить на вопрос: «Каков долг этого клиента?»
• Вы вносите одни и те же данные на портал, в Excel и в WhatsApp.
• Вы начали продажи на маркетплейсе, и количество заказов увеличилось.
• Растет число счетов с неверными суммами или выставленных не тем клиентам.
• Ваш бухгалтер каждый месяц запрашивает недостающие документы.

Если присутствуют три из этих признаков одновременно, проблема уже не в выписке счетов, а в прозрачности бизнеса. Шаги по переходу мы описали в нашей статье о переходе с портала на программу.

Портал — не единственное бесплатное решение

Самый частый аргумент в пользу выбора портала — это экономия. Но сводить все сравнение к формуле «бесплатный портал против платной программы» некорректно.

У программ предварительного бухучета есть бесплатные тарифы. В Qolay.App вы можете работать бесплатно в течение календарного года при объеме до 500 входящих/исходящих счетов, а также использовать e-Fatura и e-Arşiv вместе с учетом контрагентов, склада и оплат. Таким образом, для большинства малых предприятий выбор стоит не между «платить или не платить», а между «собрать все в одном месте или держать в разрозненном виде».

Часто задаваемые вопросы

Считается ли недействительным счет, выставленный через портал?

Нет. Оформленный на портале электронный архивный счет полностью действителен. Разница не юридическая, а операционная.

Могу ли я выставлять e-Fatura через портал?

Портал e-Arşiv предназначен только для архивных счетов. Для документов, выставляемых плательщикам e-Fatura, действуют другие методы; уточните свой статус у налогового консультанта.

Что станет с моими старыми счетами при переходе с портала на программу?

Документы, оформленные на портале, хранятся в системе GİB. Переход на новую программу не аннулирует прошлые документы; ваша обязанность по их хранению сохраняется.

Могу ли я использовать их одновременно?

Технически это возможно, но не рекомендуется. Выставление документов из двух мест приводит к путанице в нумерации серий и пропуску записей.

Краткий итог: портал решает задачу выставления счетов, но не решает задачу управления бизнесом. Пока ваши объемы малы — его более чем достаточно, но при их росте проблемы возникают вовсе не со счетами, а со всем остальным.

Создав бесплатный аккаунт в Qolay.App, вы сможете управлять e-Arşiv и e-Fatura вместе с учетом контрагентов, склада и оплат с единого экрана.

Эта статья носит исключительно информационный характер. Условия использования портала и рамки налоговых обязательств могут изменяться; официальным источником является GİB. Для уточнения ваших личных обязательств проконсультируйтесь с бухгалтером.