Não Procure Soluções Antes de Descobrir Onde Perde Tempo
Soluções que Trazem Praticidade à Contabilidade
Se o trabalho contábil consome muito tempo, primeiro é preciso descobrir qual etapa está roubando esse tempo. Listamos as cinco etapas que mais consomem tempo, desde a inserção de recibos até a conciliação, junto com a solução correspondente para cada uma.
A frase "A contabilidade toma muito do meu tempo" por si só não descreve um problema. O que consome tempo é emitir faturas, lançar recibos ou tentar descobrir qual valor está correto no final do mês?
Porque as soluções abordam cada uma dessas coisas separadamente. Se você automatizar a etapa errada, nada muda.
Abaixo, listamos os cinco passos que mais consomem tempo e a contrapartida prática de cada um.
1. Lançamento de recibos e despesas
Provavelmente a etapa mais irritante. Recibos acumulados no bolso, na bolsa ou no porta-luvas esperam para serem digitados um a um no final do mês. E, durante a digitação, a data e o valor costumam ser inseridos incorretamente.
Solução: Fotografar o recibo no dia da despesa. O OCR lê o valor, a data e as informações do fornecedor; você apenas verifica e aprova. A imagem fica anexada ao registro, sem necessidade de procurar pastas. Mais detalhes no artigo sobre escaneamento de recibos de despesas.
2. Inserir os mesmos dados em dois lugares
Emitir a fatura em um programa e manter o saldo do cliente no Excel, controlar o estoque em um terceiro lugar… Cada cópia significa um registro sujeito a divergências. Um valor atualizado em um lugar e esquecido no outro mais cedo ou mais tarde causa problemas.
Solução: Um único ponto de registro. Quando a fatura é emitida e o saldo do cliente, o estoque e o IVA são atualizados na mesma transação, a entrada dupla desaparece. Se você for migrar do Excel, explicamos o processo no nosso artigo sobre migração.
3. Voltar ao escritório para emitir faturas
Em empresas que realizam vendas externas, serviços de montagem ou assistência técnica, o trabalho termina no local, mas a fatura espera no escritório. Esse atraso não é apenas um atraso no registro; o recebimento também é adiado pelo mesmo período.
Solução: Emitir faturas pelo celular. Assim que o trabalho termina, o documento é emitido e enviado, e o recebimento pode ser negociado no mesmo dia. Explicamos o fluxo no artigo como emitir e-faturas no celular.
4. Quem deve e quanto?
Comparar extratos para encontrar recebimentos vencidos é, para algumas empresas, a tarefa mais longa do mês. Além disso, um recebimento percebido tarde é o mais difícil de cobrar.
Solução: Aparecer na sua tela em vez de você ter que procurar. Ver os recebimentos e pagamentos próximos ao vencimento na tela inicial torna o lembrete parte da rotina de trabalho. O relatório de recebimentos e pagamentos a vencer faz exatamente isso.
5. Escrever a mesma nota em cada documento
Uma perda de tempo pequena, porém insidiosa: digitar o IBAN em cada fatura, adicionar um aviso de vencimento, fazer um lembrete de saldo. Trinta segundos sozinhos; quando você emite cem faturas por mês, isso se transforma em horas.
Solução: Modelos de descrição definidos uma única vez. O texto é adicionado automaticamente a cada documento, e a linha de saldo do cliente também é impressita opcionalmente. Explicamos como configurá-los no artigo modelos de descrição de e-documentos.
O que não se deve automatizar?
Colocar cada etapa no piloto automático não é uma boa ideia. Onde for necessária aprovação, deve haver intervenção humana.
O envio de e-Fatura é o exemplo mais claro disso: o documento que chega à outra parte não pode ser cancelado, portanto, a verificação antes do envio não é uma perda de tempo, mas sim um seguro. Não aprove o valor lido pelo OCR sem conferir — noventa por cento de precisão significa dez por cento de registros de despesas com erros.
Perguntas frequentes
Por onde devo começar?
Preste atenção por uma semana em qual tarefa mais atrasa você. Na maioria das empresas, a resposta é o lançamento de recibos ou o controle de recebíveis.
Será demais para uma pequena empresa?
Pelo contrário, as pequenas empresas são as que mais ganham; porque não há uma equipe de contabilidade separada para fazer esse trabalho, é o tempo do próprio dono da empresa que está sendo consumido.
Como integrar isso com meu contador?
Quando seus registros estão organizados, os dados que vão para o contador também ficam organizados, reduzindo os ajustes de fim de período. Abordamos a relação entre os dois no artigo o que é contabilidade básica e sua importância.
A facilidade não vem do número de recursos, mas de simplificar o passo certo. Descubra onde você está perdendo tempo; a solução geralmente é uma única mudança de hábito.
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