O que é Pré-Contabilidade? Por que é Crucial para o Seu Negócio?

Em pequenas empresas, esta cena é muito familiar: o volume de negócios não é mau, os pedidos chegam, a equipe trabalha. Mas no dia 28 do mês, quando os pagamentos se acumulam, o dinheiro esperado não está no caixa. Ninguém desviou fundos. É apenas que ninguém acompanhou a partir de um único lugar qual fatura foi recebida e qual está vencida.

A pré-contabilidade é exatamente o que preenche essa lacuna. Não é uma disciplina complexa; é o hábito de registrar regularmente os movimentos diários de dinheiro.

O que significa pré-contabilidade?

A pré-contabilidade é o registro e acompanhamento das transações comerciais diárias de uma empresa. A fatura que você emite, o recebimento que você obtém, a despesa que você paga, o produto que sai do estoque — tudo é registrado aqui.

Uma pré-contabilidade bem mantida responde às seguintes quatro perguntas sem demora:

• Quanto dinheiro tenho atualmente no caixa e no banco?
• Quanto tenho a receber de quem e quando venceu?
• Onde gastei mais dinheiro este mês?
• Quantas unidades de qual produto restam?

Se você precisa ligar para alguém ou vasculhar pastas para encontrar a resposta a essas perguntas, significa que você tem pré-contabilidade, mas ela não está funcionando.

Pré-contabilidade e contabilidade geral não são a mesma coisa

Este é o assunto mais frequentemente confundido. Seu contador gerencia a contabilidade geral: livros legais, declarações fiscais, notificações oficiais. Você gerencia a pré-contabilidade e produz os dados que vão para o seu contador.

As duas não são concorrentes, são sequenciais. Se a sua pré-contabilidade estiver desorganizada, seu contador gasta mais tempo, você paga mais taxas e a probabilidade de erros aumenta.

O que a pré-contabilidade abrange?

Embora varie de setor para setor, cinco tópicos principais são os mesmos em quase todas as empresas:

• Faturas e recibos: Emitir faturas de vendas, processar faturas de compras e recibos de despesas.
• Conta corrente: A situação de débito e crédito de clientes e fornecedores. Para mais detalhes, você pode consultar o nosso guia de acompanhamento de contas correntes.
• Caixa e banco: Movimentos de dinheiro e contas, transferências entre contas.
• Receitas e despesas: Categorização de gastos. Uma despesa sem categoria é uma despesa que não pode ser analisada posteriormente.
• Estoque: Entrada e saída de produtos e quantidade disponível.

Se você for uma empresa de serviços, pode pular a parte de estoque. As outras quatro são necessárias, independentemente da escala.

O custo de não manter registros

Adiar a pré-contabilidade parece economizar tempo no início. Você emite uma fatura, coloca-a de lado e diz "eu lanço depois". E então você não lança.

A fatura por isso geralmente vem destes quatro lugares:

• Recebível não cobrado. Se ninguém se lembrar da fatura vencida, o cliente também não lembrará. Quando é lembrada meses depois, a cobrança é muito mais difícil.
• Precificação incorreta. Você aumenta ou não os preços sem saber qual produto realmente deixa lucro. Ambos são arriscados.
• Apresso com as declarações. Carregar documentos em sacolas no final do mês significa o risco de atrasos e relatórios incompletos.
• Tempo perdido. Procurar "onde estava aquela fatura" consome algumas horas por semana, e essas horas nunca mais voltam.

O Excel é suficiente?

A resposta honesta: é suficiente até certo ponto. Em uma empresa unipessoal que emite de 10 a 15 faturas por mês, uma planilha do Excel bem configurada funciona.

O problema surge quando o crescimento começa. Uma segunda pessoa começa a mexer na planilha, três versões diferentes do arquivo circulam, uma fórmula é apagada por engano e ninguém percebe. Além disso, quando entra a obrigatoriedade da fatura eletrônica, a planilha sozinha não basta; é necessário um sistema que envie o documento para a autoridade fiscal.

Se você está pensando em fazer a transição, nosso artigo da transição do Excel para um software de pré-contabilidade explica a ordem de migração de dados passo a passo.

Como configurar do zero?

Não tente fazer tudo na mesma semana. A ordem funciona assim:

1. Insira os saldos de abertura. Escreva o que quer que esteja no caixa e no banco hoje, o que você tem a receber de quem e o que você deve a quem como ponto de partida. Se esta etapa for ignorada, cada número subsequente sairá errado.
2. Abra os cartões de contas correntes. Um cartão para cada cliente e fornecedor. Combine com o número de identificação fiscal para evitar abrir a mesma empresa duas vezes.
3. Transfira a emissão de faturas para cá. No dia em que você começar a emitir faturas no sistema, o saldo da conta corrente começará a ser processado automaticamente.
4. Processe os recebimentos e pagamentos diariamente. Cinco minutos por dia é melhor do que lidar com isso um dia por mês.
5. Verifique os relatórios no final do mês. O resumo de receitas e despesas e a lista de recebíveis vencidos são os dois primeiros relatórios a serem verificados.

O primeiro mês é desorganizado. A partir do segundo mês, os números se estabilizam.

Onde o Qolay.App entra nisso?

O Qolay.App é um aplicativo de pré-contabilidade baseado em nuvem. Emissão de faturas, controle de contas correntes, caixa-banco, estoque e relatórios em um só lugar; o envio de faturas eletrônicas e notas fiscais eletrônicas também é feito a partir da mesma tela. Ele foi desenhado para ser usado sem a necessidade de treinamento em contabilidade.

O plano gratuito cobre todos os recursos para até 500 faturas por ano; não há limite no número de usuários e empresas. Para detalhes, confira nosso artigo sobre o software de pré-contabilidade gratuito.

Perguntas frequentes

Manter a pré-contabilidade é uma obrigação legal?

Não há um artigo direto que diga "você deve manter a pré-contabilidade". No entanto, para cumprir suas obrigações de escrituração e emissão de documentos, ter registros organizados é praticamente obrigatório. Consulte seu contador para a sua situação específica.

Já tenho um contador, ainda preciso manter [a pré-contabilidade]?

Sim. Seu contador lhe dá o relatório oficial do período passado; a pré-contabilidade mostra a situação de hoje. Seu contador não lhe dirá de quem o pagamento venceu.

Também é necessário em uma empresa unipessoal?

Especialmente necessário. Se você é o único funcionário, não há uma segunda pessoa para lembrar de um pagamento esquecido. Se você trabalha como freelancer, o artigo controle de receitas e despesas para freelancers é um ponto de partida mais adequado.

Preciso inserir os registros dos anos anteriores também?

Não. Definir uma data de corte e começar com os saldos daquele dia é suficiente. Processar o passado retroativamente fica inacabado na maioria das empresas e mata a motivação.

A pré-contabilidade não é uma ferramenta para fazer o negócio crescer, mas para não perder o controle enquanto cresce. Se hoje você sabe o dinheiro que tem no caixa e os recebíveis vencidos, o resto vem naturalmente.

Abrindo uma conta gratuita no Qolay.App, você pode emitir sua primeira fatura hoje.