Transição do Excel para o Software de Pré-Contabilidade

Não sejamos injustos com o Excel. Uma planilha bem estruturada pode carregar os registros de uma pequena empresa por anos. O problema não é a planilha em si, mas o crescimento do negócio.

E o momento de virada geralmente não vem com um único evento. Você percebe isso aos poucos.

Sinais de que chegou a hora de mudar

• Circulam várias versões do arquivo. "Cliente_final.xlsx", "Cliente_final_v2.xlsx", "Cliente_ATUALIZADO.xlsx" — ninguém sabe qual é a correta.
• Uma fórmula quebrou e você não sabe quando isso aconteceu. É incerto quantas decisões foram tomadas com base em um valor incorreto.
• Uma segunda pessoa começou a mexer na planilha. Quando duas pessoas abrem o arquivo ao mesmo tempo, ao salvar, o trabalho da outra é apagado.
• Você se tornou contribuinte de fatura eletrônica. Uma planilha não consegue emitir documentos; é necessário um sistema integrado a um emissor.
• Você digita o mesmo dado em dois lugares. A fatura fica em um lugar, o saldo em outro. Inevitavelmente, os dois acabam divergindo.

Se você se identifica com dois desses pontos, adiar a transição já está gerando custos.

A ordem da migração importa

O erro mais comum é tentar lançar todas as movimentações de anos anteriores retroativamente. Esse trabalho quase nunca termina e geralmente é abandonado pela metade.

O correto é definir uma data de corte. Por exemplo, o dia 1º do mês. Você começa com os saldos daquele dia, e o passado fica arquivado no Excel.

1. Dados da empresa. Razão social, CNPJ, inscrição estadual, endereço. Como o documento eletrônico sairá com esses dados, eles devem estar corretos desde o início.
2. Cadastros de produtos e serviços. Preço, alíquota de impostos, unidade. Se você errar a alíquota aqui, ela será propagada para todas as faturas.
3. Cadastros de clientes e fornecedores. Utilize o CNPJ/CPF para unificá-los — no Excel, a mesma empresa costuma aparecer com duas ou três grafias diferentes.
4. Saldos iniciais. Os valores de caixa, banco, contas a receber e contas a pagar na data de corte. Se essa etapa for pulada, a transição falhará.
5. Estoque atual. Conte o que há no depósito e dê entrada. Não insira valores com base em estimativas sem realizar uma contagem física.

Por que o saldo inicial é tão crítico?

Porque, se ele não for inserido, o sistema assume que você está começando do zero. A dívida acumulada de um cliente no passado não aparecerá nos registros; apenas as novas faturas emitidas serão acumuladas.

Quando você perceber isso três meses depois, terá que revisar todas as movimentações do período. Dedicar meia hora no dia da migração é melhor do que gastar dois dias mais tarde.

Faça a transição em paralelo

No primeiro mês, usar o Excel e o programa ao mesmo tempo pode parecer trabalho extra, mas traz segurança. No fim do mês, você compara os números de ambos os lados; se baterem, você arquiva o Excel.

Se não baterem, a diferença quase sempre virá de um destes três fatores: saldo inicial preenchido incorretamente, fatura lançada duas vezes ou recebimento não registrado.

Você não precisa abandonar o Excel completamente

Mesmo depois de migrar o controle para o software, o Excel continua sendo uma boa ferramenta para análises. Você pode exportar relatórios e fazer seus próprios cálculos. O que muda é isto: o Excel deixa de ser a fonte dos dados e passa a ser o resultado.

Perguntas frequentes

Quanto tempo leva a transição?

Depende da quantidade de clientes e produtos. Para uma empresa com 50 clientes e 100 produtos, meio período é suficiente. O verdadeiro tempo não é gasto na inserção de dados, mas sim na limpeza das listas.

É possível mudar no meio do ano?

Sim, é possível. Esperar o início do ano parece bonito, mas na prática vira apenas uma desculpa para adiar. Desde que você insira os saldos iniciais corretamente, a data não importa.

Posso importar minha lista de clientes em massa?

O Qolay.App oferece suporte à importação por arquivo para listas de clientes e fornecedores. Limpar os registros duplicados antes de importar facilitará o seu trabalho. Explicamos a estrutura dos cadastros no artigo sobre controle de contas correntes.

Qual é o custo?

Você pode começar com o plano gratuito para até 500 faturas por ano. O escopo e os limites estão detalhados no artigo sobre contabilidade básica gratuita.

A parte difícil da transição não é técnica, é a decisão. Ao definir a data de corte e inserir os saldos iniciais, a maior parte do trabalho estará concluída.

Você pode criar uma conta gratuita no Qolay.App e começar a migrar hoje mesmo.