Registo de Despesas com Digitalização de Recibos

Os recibos acumulam-se nos bolsos, nas malas e no porta-luvas. No fim do mês, despeja-se tudo na mesa e regista-se um a um. Metade já está ilegível, alguns perderam-se.

O problema não é introduzir os recibos em si; é adiar essa tarefa. Um recibo registado no próprio dia da despesa demora um segundo a processar; um recibo registado três semanas depois transforma-se num trabalho arqueológico.

Como funciona?

1. Tire uma fotografia ao recibo ou carregue-o como PDF. Também pode fazê-lo a partir do telemóvel.
2. O sistema lê a imagem e extrai o valor, a data, o IVA e os dados do fornecedor. Este processo demora apenas alguns segundos.
3. As informações lidas aparecem no ecrã. Pode verificá-las e corrigi-las, se necessário.
4. Assim que aprovar, o registo de despesa é criado e a imagem do recibo fica anexada ao registo.

O último ponto é mais importante do que parece: mesmo que a cópia física do recibo se desvaneça ou se perca, a imagem permanece no registo. A necessidade de andar a revistar dossiers desaparece.

Não ignore a etapa de aprovação

A leitura de recibos funciona bem, mas não é perfeita. A margem de erro aumenta em recibos amarrotados, desbotados ou tirados com fraca iluminação.

É por isso que o fluxo não foi concebido como "ler e guardar", mas sim como "ler, mostrar e aprovar". Noventa por cento de precisão, se trabalhar sem aprovação, significa dez por cento de registos de despesas com erros — e esse erro reflete-se até no valor do seu IVA.

Para melhorar a qualidade da leitura: coloque o recibo numa superfície plana, evite sombras e certifique-se de que fica totalmente enquadrado.

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Como a leitura de recibos utiliza inteligência artificial, consome Créditos Qolay. Cada nova empresa recebe 100 créditos gratuitos; não precisa de comprar mais nada para começar.

Quando os créditos terminarem, a leitura deixará de funcionar, mas poderá continuar a introduzir os registos de despesas manualmente. Explicámos como funciona no artigo sobre os Créditos Qolay.

Já registou a despesa, e quanto ao pagamento?

A maior parte das despesas já foi paga do próprio bolso ou com cartão. Introduzir o registo da despesa e processar o pagamento em separado cria trabalho duplo e o segundo é frequentemente esquecido — e depois a caixa não bate certo.

Registar a despesa e o pagamento num único passo elimina esta lacuna; os detalhes estão no artigo pagamento e registo de despesas num só passo.

Perguntas frequentes

Que tipos de ficheiro consegue ler?

Formatos de imagem comuns e PDF. Os recibos digitais obtidos como captura de ecrã também podem ser carregados.

Consegue ler um recibo com o texto apagado?

Pode não conseguir ler. O papel térmico dos recibos desvanece-se com o tempo; por isso, fotografar o recibo no próprio dia é o método mais seguro.

Preciso de guardar o original do recibo?

A sua obrigação de retenção de documentos mantém-se. Consulte o seu contabilista sobre a suficiência da cópia digital; de qualquer forma, a imagem no sistema facilita-lhe o trabalho de pesquisa e controlo.

Posso carregar em lote?

Pode carregar vários recibos, mas cada um requer uma aprovação separada. Isto é intencional — a aprovação em lote significa a passagem em lote de erros.

O verdadeiro benefício da digitalização de recibos não é a velocidade, mas sim quebrar o hábito de adiar. Se registar a despesa no local onde a fez, o fim do mês deixa de ser um problema.

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