Modelos de Descrição de E-Documento

Você emite uma fatura e escreve sempre as mesmas coisas no campo de descrição: dados bancários, prazo de pagamento, talvez uma nota de devolução.

Sozinho, é um trabalho de trinta segundos. Se você emite cem faturas por mês, isso equivale a alguns dias úteis por year — e em um dia corrido é a primeira coisa a ser pulada. Depois, o cliente liga pedindo o IBAN.

O que o modelo faz?

Você define o texto que vai na seção de descrição do documento uma única vez. Depois, ele é adicionado automaticamente a cada documento emitido.

No Qolay.App, esses modelos podem ser definidos separadamente para três tipos de documentos: fatura eletrônica, arquivo eletrônico e nota de remessa eletrônica. Assim, você pode usar um texto diferente na fatura eletrônica enviada a um cliente corporativo e outro no arquivo eletrônico enviado ao consumidor final.

Linha de saldo da conta corrente

Além do texto fixo, você também pode incluir o saldo atual da conta corrente do cliente no documento.

O impacto disso nas cobranças é grande demais para ser ignorado. O cliente vê o total da sua dívida em cada fatura; a desculpa de "eu não sabia" desaparece. Além disso, as conversas de conciliação ficam mais fáceis, pois o valor é enviado regularmente à outra parte.

Um aviso: a linha de saldo exibirá informações incorretas se os registros da sua conta corrente não estiverem atualizados. Antes de ativar, certifique-se de que a sua organização de contas correntes esteja estruturada.

O que escrever?

Conteúdos que funcionam na prática:

• Dados bancários e IBAN. A dúvida mais frequente; deixe-a visível no documento.
• Lembrete de prazo de pagamento. Algo como "O prazo de pagamento é de 30 dias a partir da data da fatura".
• Condições de devolução e garantia. Útil especialmente no varejo e e-commerce.
• Frase de agradecimento. Um toque pequeno, mas que contribui para a percepção da marca.

Seja breve. Textos longos ocupam espaço na impressão do documento e dificultam a leitura.

"Por que há um saldo escrito no rodapé da minha fatura?"

Esta é a pergunta mais comum dos usuários que percebem os modelos pela primeira vez. A resposta: alguém ativou essa configuração.

Para alterar ou remover o texto, vá em Configurações → E-Documento → Modelos de descrição. A configuração não funciona por documento, mas sim por definição; ao alterá-la, ela afeta os documentos futuros, enquanto os documentos anteriores permanecem inalterados.

Perguntas frequentes

Posso desativar o modelo em uma única fatura?

Você pode editar o campo de descrição no documento. O modelo traz o texto inicial, e você é livre para sobrescrevê-lo.

Posso exibir textos diferentes para clientes diferentes?

O modelo é definido com base no tipo de documento. Para fazer distinções por cliente, você precisará editar o texto manualmente na respectiva fatura.

Isso também altera a aparência do documento?

Não, o modelo apenas adiciona texto. O design da impressão é outro assunto — consulte o artigo sobre modelos de impressão de faturas.

Também funciona na nota de remessa eletrônica?

Sim, pode ser definido nos três tipos de documentos. Explicamos o fluxo de documentos em nosso artigo sobre nota de remessa eletrônica.

É uma configuração simples, mas seu impacto vem de dois lugares: o meio minuto ganho em cada fatura e o fato de o cliente ver sua dívida regularmente. O segundo ponto encurta o seu prazo de recebimento.

Abra uma conta gratuita no Qolay.App e configure seus modelos uma única vez.