Programa de Pré-Contabilidade Gratuito

Se você já pesquisou por "programa de pré-contabilidade gratuito" e testou os cinco primeiros resultados, já conhece a dinâmica. Você se cadastra, a interface é bonita, aí tenta emitir uma fatura e recebe um aviso: este recurso está disponível apenas no plano pago.

Os planos gratuitos geralmente são uma ferramenta de marketing. O problema não é serem gratuitos, mas sim o fato de os limites só aparecerem após o cadastro. Neste artigo, detalhamos primeiro o que você deve procurar e, em seguida, o que exatamente está incluído no plano gratuito do Qolay.App, junto com seus limites.

As quatro restrições mais comuns em planos gratuitos

Antes de testar um programa, faça estas quatro perguntas. Se as respostas não estiverem na página de preços, isso já é uma resposta por si só.

• A e-Fatura está incluída? Esta é a restrição mais comum. A pré-contabilidade é gratuita, mas o envio de documentos eletrônicos é vendido como um pacote separado.
• Quantos usuários posso adicionar? Um plano limitado a um único usuário deixa de atender assim que uma segunda pessoa entra no escritório.
• Consigo gerenciar mais de uma empresa? Isso é crucial para quem tem duas empresas ou faz a gestão para clientes.
• Em que o limite é baseado? Número de faturas, quantidade de registros, armazenamento, usuários... Saber qual é o critério permite calcular quando você vai atingir esse limite.

O que há no plano gratuito do Qolay.App?

Resposta curta: todos os recursos. Não há módulos bloqueados no plano gratuito. O limite não está nas funcionalidades, mas no volume.

500 faturas por ano equivalem a uma média de 40 faturas por mês. Mais do que suficiente para um pequeno negócio de serviços ou um e-commerce iniciante. Se você emite de 5 a 10 faturas por dia, atingirá o limite no meio do ano; nesse ponto, será necessário migrar para o plano Padrão.

Qual plano escolher?

Existem três licenças e a escolha resume-se a uma única pergunta: quantas faturas você emite por ano?

• Apenas Fatura: Você não faz pré-contabilidade, precisa apenas emitir e-faturas de vendas. Contas correntes, estoque, caixa e banco não estão nesta licença.
• Básico (gratuito): Todos os recursos até 500 faturas por ano. O ponto de partida para a maioria das pequenas empresas.
• Padrão: Sem limite de faturas, 10 GB de espaço para arquivos. Para empresas com alto volume de faturas ou que armazenam muitos documentos.

Para conferir os preços atuais, consulte a página de preços; eles podem sofrer alterações durante períodos de campanhas.

O que realmente funciona no plano gratuito

Quando a lista de recursos é longa, fica difícil saber o que realmente é útil. Estes são os pontos com os quais você mais vai interagir no dia a dia:

e-Fatura e e-Arquivo

Você emite a fatura e o sistema determina se deve enviar uma e-fatura ou um e-arquivo, com base em se o destinatário é contribuinte de e-fatura. Se tiver curiosidade sobre a diferença, explicamos detalhadamente em nossa comparação entre e-fatura e e-arquivo.

Conta corrente

Cada fatura e recebimento é lançado no saldo do respectivo cliente. Você pode ver os recebíveis vencidos em um relatório separado — nosso artigo sobre gestão de recebíveis vencidos é um ponto de partida prático para isso.

Caixa e banco

Dinheiro em espécie, contas bancárias, cartões de crédito e contas de POS virtual são mantidos separadamente; você pode fazer transferências entre eles. Para a configuração, consulte o guia prático de gestão de bancos e caixas.

Dispositivos móveis

Tudo o que está disponível na web pode ser acessado pelo celular com a mesma conta. Se precisar emitir faturas em campo, o artigo sobre como emitir e-fatura pelo celular explica o fluxo.

Múltiplas empresas

Se você tiver duas empresas, poderá gerenciar ambas a partir da mesma conta, alternando pelo menu superior. Os dados não se misturam. Há mais detalhes no artigo Como gerenciar mais de uma empresa.

O que fazer no primeiro dia?

Em vez de abrir o programa e navegar por todos os menus, siga esta ordem; em meia hora ele estará pronto para uso.

1. Abra uma conta e insira os dados da empresa. Preencha corretamente o CNPJ/número de identificação fiscal e a repartição fiscal — a e-fatura é enviada com base nesses dados.
2. Defina suas contas de caixa e banco e insira os saldos atuais.
3. Cadastre os 5 a 10 clientes com quem você mais trabalha como contas correntes. Você adicionará o resto ao emitir as faturas.
4. Defina os produtos ou serviços que você vende como cartões/cadastros.
5. Emita uma fatura de teste. Assim, você poderá verificar a impressão e o fluxo de documentos eletrônicos.

Perguntas frequentes

O plano gratuito é um período de teste ou é por tempo indeterminado?

É por tempo indeterminado. Não é um teste que expira após 30 dias; você continua usando enquanto permanecer dentro do limite de 500 faturas por ano.

O que acontece com meus dados se eu atingir as 500 faturas?

Seus dados continuam lá. Quando você atingir o limite, precisará migrar para o plano Padrão para emitir novas faturas; seu acesso aos registros existentes permanece ativo.

Não tenho conhecimentos de contabilidade, posso usar o sistema?

Sim, o programa foi projetado com essa premissa. Ainda assim, dominar conceitos básicos facilita o seu trabalho; o guia de pré-contabilidade para não contadores que preparamos existe exatamente para isso.

É necessário um contrato separado com um integrador para a e-Fatura?

Se você for contribuinte de e-fatura, fará os envios por meio de um integrador; o Qolay.App permite configurar essa conexão na seção de configurações. Confirme seu status de contribuinte com o seu contador.

O que se deve procurar em um programa gratuito não é uma lista longa de recursos, mas sim saber de antemão onde fica o limite. Se você conhece o seu próprio volume, escolher o plano certo é fácil.

Abra uma conta gratuita e emita sua primeira fatura; você poderá acompanhar de dentro do aplicativo quando estiver se aproximando dos limites.