Erros Comuns na Contabilidade de E-commerce

Manter registros no e-commerce é mais difícil do que no varejo tradicional. O motivo não é o volume de vendas, mas sim o fato de haver quatro ou cinco eventos financeiros por trás de um único pedido.

O produto é vendido, a comissão é descontada, o frete é cobrado, o dinheiro é depositado 15 dias depois e o cliente faz uma devolução. Todos os cinco exigem registros separados. Se um deles for ignorado, o valor do lucro sai errado.

1. Deduzir a comissão da venda

O erro mais comum. O produto foi vendido por 1.000 TL, o marketplace reteve 150 TL de comissão e 850 TL foram depositados na conta. Emitir a nota fiscal com base em 850 TL está incorreto.

A nota fiscal emitida para o cliente é de 1.000 TL; já a comissão é um documento de despesa separado emitido pelo marketplace para você. Registrar os valores líquidos faz com que seu faturamento pareça menor e seu IVA fique incorreto.

2. Ignorar o prazo de pagamento

Os marketplaces geralmente repassam o valor da venda com um determinado prazo. Durante esse período, o seu dinheiro está com o marketplace.

Considerar que o dinheiro já está no caixa no dia da venda significa planejar com base em um dinheiro que ainda não está disponível. Trate o marketplace como uma conta corrente e acompanhe suas contas a receber pendentes.

3. Não registrar as devoluções

No e-commerce, a taxa de devolução é alta e uma devolução não é apenas o cancelamento da venda: o produto retorna ao estoque, um documento de devolução é emitido para a nota fiscal, a comissão é parcialmente estornada e o custo do frete continua com você.

Uma devolução não processada bagunça o estoque, o faturamento e o IVA. Uma parte significativa das situações em que dizem no fim do mês que "os números não batem" vem daqui.

4. Não acompanhar o custo do frete

O frete por pedido parece pequeno isoladamente. Com 500 envios por mês, ele se torna um dos maiores itens de despesa.

Se você faz uma campanha de frete grátis, esse custo está saindo diretamente do seu lucro. Se você não o registrar, nunca saberá quanto a campanha realmente lhe custou.

5. Não mapear os códigos dos produtos

Se o código de estoque no marketplace for diferente do código do produto no seu sistema de pré-contabilidade, o mesmo produto será cadastrado uma segunda vez na transferência do pedido. O estoque será dividido em dois e ambos parecerão incorretos.

Alinhar os códigos desde o início é muito mais fácil do que tentar mesclar cadastros duplicados depois. Explicamos como configurar esse mapeamento no artigo como converter pedidos de marketplaces em notas fiscais.

6. Não calcular o lucro por canal

Se você vende em três marketplaces, a taxa de comissão e o comportamento de devolução de cada um são diferentes. Olhar apenas para o faturamento total oculta qual deles é realmente lucrativo.

O canal com o maior faturamento pode acabar sendo o que deixa menos lucro após descontar a comissão e as devoluções. Você só perceberá isso se analisar canal por canal.

Por onde começar?

Não tente corrigir tudo de uma vez. Fazer estes três passos em ordem traz o maior impacto: comece registrando a comissão como uma despesa separada, depois processe as devoluções regularmente e, em seguida, alinhe os códigos dos produtos.

Guarde também os relatórios de pagamento enviados pelo marketplace na gestão de arquivos; assim, você não perde tempo procurando quando precisar fazer uma reconciliação.

Perguntas frequentes

Sou obrigado a emitir nota fiscal para cada pedido?

Você tem a obrigação de emitir documentos fiscais ao realizar vendas. Nas vendas para consumidores finais, geralmente é emitida uma nota fiscal eletrônica (e-arşiv); confirme o seu caso com o seu contador.

Posso creditar o IVA da comissão?

Quando você registra o documento de comissão, o IVA correspondente entra na conta de crédito de impostos. Se você não registrar o documento, não poderá usar esse direito — abordamos o assunto no artigo sobre acompanhamento do IVA.

Como separar meu próprio site e o marketplace quando opero ambos?

Defina os canais de pagamento como contas separadas: o POS virtual em uma conta separada, e cada marketplace em outra. Assim, você verá claramente o que veio de cada canal sem confusão.

No e-commerce, o lucro não é a diferença entre o preço de venda e o preço de custo, mas sim o que sobra após deduzir comissão, frete e devoluções. Um item que você deixa de registrar está reduzindo silenciosamente o seu lucro.

Abra uma conta gratuita no Qolay.App para configurar o acompanhamento por canal.