Guia de Pré-Contabilidade para Não Contadores

A linguagem da contabilidade tem um lado intimidador. Ao falar com o seu contabilista, surgem palavras como "balancete", "compensação", "auxiliar" e você sente-se de fora da conversa.

A boa notícia é que a maioria dessas palavras pertence à contabilidade geral e não diz respeito ao seu negócio. O número de termos que você realmente precisa saber para manter o registo diário é seis.

Seis termos que você precisa saber

Assim que souber estes seis, entenderá noventa por cento dos ecrãs. O resto aprende-se à medida que se usa.

Os dois pares mais confundidos

Fatura e recebimento não são a mesma coisa. Uma fatura significa: "vendi-lhe esta quantidade de mercadorias, deve-me tanto". Um recebimento, por outro lado, é o momento em que o dinheiro realmente entra. Pode emitir a fatura e não receber o dinheiro — a maioria dos problemas de tesouraria surge exatamente desta lacuna.

Transferência e pagamento não são a mesma coisa. Uma transferência ocorre entre as suas próprias contas: como depositar dinheiro da caixa para o banco. O seu dinheiro muda de sítio, mas não diminui. Um pagamento, por outro lado, é a saída de dinheiro do negócio. Confundir os dois faz com que as suas despesas pareçam mais altas do que são.

Rotina diária: cinco minutos

Comprimir o registo num único dia por mês é o método que mais rapidamente leva ao abandono. O formato diário é o seguinte:

1. Introduza no sistema as faturas emitidas durante o dia (se já as emite no sistema, este passo não se aplica).
2. Processe o dinheiro recebido como um recebimento.
3. Registe a despesa efetuada e anexe o respetivo talão ou recibo.

Se tem o hábito de acumular talões, a digitalização de talões de despesa encurta este passo: tira uma fotografia ao talão e o valor e a data são lidos automaticamente.

Rotina mensal: meia hora

No final do mês, analise três coisas, não precisa de mais:

• Créditos vencidos. Quem, quanto e há quantos dias. Quanto mais curta for esta lista, mais desafogada estará a sua liquidez.
• Resumo de receitas e despesas. O que entrou e o que saiu este mês, que rubrica está mais alta do que o esperado.
• Saldo de caixa e banco. O número no sistema corresponde à realidade? Se não corresponder, significa que falta um registo.

Quatro erros cometidos por principiantes

• Não introduzir os saldos de abertura. O erro mais frequente e mais dispendioso. O sistema começa do zero e os seus créditos antigos ficam invisíveis.
• Tentar processar anos anteriores com efeitos retroativos. Quase nunca termina e esgota a motivação. Defina uma data de corte e comece a partir daí.
• Criar a mesma empresa duas vezes. O saldo fica dividido em dois e ambos parecem incorretos.
• Misturar despesas da empresa com despesas pessoais. Se as compras do supermercado e a renda do escritório saírem da mesma caixa, nenhum relatório fará sentido.

Alguém a quem perguntar quando estiver estagnado

Para alguém que não sabe contabilidade, o momento mais difícil é quando não consegue perceber porque é que um número deu aquele resultado. O assistente do Qolay.App entra em ação aqui: em vez de procurar nos menus, pode escrever "qual é a minha situação de IVA este mês" ou "qual é o saldo do Sr. António" e obter uma resposta. Também prepara rascunhos de faturas, mas você dá a aprovação final antes de enviar.

Explicámos como funciona no artigo sobre o Assistente Qolay.

Perguntas frequentes

Preciso de fazer um curso de contabilidade?

Para a contabilidade básica, não é necessário. Os seis termos acima e o hábito do registo regular são suficientes. A parte dos registos oficiais e das declarações fiscais é da responsabilidade do seu contabilista certificado.

Quanto tempo demoro a habituar-me?

O primeiro mês é confuso, no segundo mês já assenta. A verdadeira dificuldade não é aprender, mas sim transformar o registo diário num hábito.

O que acontece se eu introduzir um registo errado?

Pode ser corrigido. Se houver um documento eletrónico já registado, as regras de correção funcionam de forma diferente; abordámos este tópico no artigo sobre faturas eletrónicas e de arquivo.

Onde posso aprender os conceitos básicos?

O artigo o que é a contabilidade básica explica o âmbito e a diferença em relação à contabilidade geral numa linguagem simples.

Não tem de ser contabilista. Só precisa de conseguir ver os seus próprios números — o que significa seis termos e cinco minutos por dia.

Pode começar abrindo uma conta gratuita no Qolay.App e criando o seu primeiro cartão de conta corrente.