É Possível Manter Registros Sem Conhecer os Termos
Guia de Pré-Contabilidade para Não Contadores
Conta corrente, balancete, lançamento... A linguagem contábil assusta quem está começando. No entanto, o número de termos que você precisa saber para o registro diário não passa dos dedos de uma mão. Explicamos quais são e como usá-los.
A linguagem da contabilidade tem um lado intimidador. Ao falar com o seu contabilista, surgem palavras como "balancete", "compensação", "auxiliar" e você sente-se de fora da conversa.
A boa notícia é: a maioria dessas palavras pertence à contabilidade geral e não diz respeito ao seu negócio. O número de termos que realmente precisa de saber para fazer o registo diário é seis.
Seis termos que precisa de saber
| Termo | Equivalente na linguagem do dia a dia |
|---|---|
| Corrente (Cari) | O cartão de conta de um cliente ou fornecedor. "A conta corrente do Sr. António" = O seu histórico de transações com o Sr. António |
| Saldo | A situação líquida entre si e essa pessoa. Se for positivo, devem-lhe dinheiro; se for negativo, você é que deve |
| Recebimento | Receber dinheiro de um cliente |
| Pagamento | Dar dinheiro a um fornecedor ou para uma despesa |
| Prazo / Vencimento | A data em que o dinheiro deve ser pago |
| Abertura / Saldo transitado | O montante que tem em mãos no dia em que começa a fazer registos |
Assim que souber estes seis, entenderá noventa por cento dos ecrãs. O resto aprende-se à medida que se usa.
Os dois pares mais confundidos
Fatura e recebimento não são a mesma coisa. Uma fatura significa: "vendi-lhe esta quantidade de mercadoria, deve-me tanto". Já o recebimento é o momento em que o dinheiro efetivamente entra. Pode emitir a fatura e não ter recebido o dinheiro — a maioria dos problemas de liquidez nasce exatamente deste intervalo.
Transferência e pagamento não são a mesma coisa. A transferência ocorre entre as suas próprias contas: como depositar dinheiro da caixa para o banco. O seu dinheiro muda de sítio, mas não diminui. O pagamento, por sua vez, é a saída de dinheiro da empresa. Confundir estes dois faz com que as suas despesas pareçam mais altas do que são.
Rotina diária: cinco minutos
Espremer a manutenção de registos para um único dia por mês é o método que mais leva à desistência. A rotina diária é assim:
- Introduza no sistema as faturas emitidas durante o dia (se já as emite no sistema, este passo não se aplica).
- Processe o dinheiro recebido como um recebimento.
- Registe a despesa efetuada, juntando o respetivo talão ou recibo.
Se tem o hábito de acumular talões, a digitalização de talões de despesa encurta este passo: tira uma fotografia ao talão e o valor e a data são lidos automaticamente.
Rotina mensal: meia hora
No final do mês, olhe para três coisas, não precisa de mais:
- Créditos vencidos. Quem, quanto e há quantos dias. Quanto mais curta for esta lista, mais desafogada estará a sua liquidez.
- Resumo de receitas e despesas. O que entrou e o que saiu este mês, que rubrica ficou acima do esperado.
- Saldo de caixa e banco. O valor no sistema corresponde à realidade? Se não corresponder, significa que falta um registo.
Quatro erros cometidos por principiantes
- Não inserir os saldos de abertura. O erro mais frequente e mais dispendioso. O sistema começa do zero e os seus créditos antigos ficam invisíveis.
- Tentar processar anos anteriores retroativamente. Quase nunca termina e esgota a motivação. Defina uma data de corte e comece a partir daí.
- Criar a mesma empresa duas vezes. O saldo fica dividido ao meio e ambos parecem errados.
- Misturar despesas da empresa com despesas pessoais. Se as compras do supermercado e a renda do escritório saírem da mesma caixa, nenhum relatório fará sentido.
Alguém a quem perguntar quando ficar bloqueado
Para quem não percebe de contabilidade, o momento mais difícil é quando não consegue perceber porque é que um número deu aquele resultado. É aqui que o assistente da Qolay.App entra em ação: em vez de procurar nos menus, pode escrever "qual é a minha situação de IVA este mês" ou "qual é o saldo do Sr. António" e obter uma resposta. Ele também prepara rascunhos de faturas, mas é você que dá a aprovação antes de enviar.
Explicámos como funciona no artigo sobre o Assistente Qolay.
Perguntas frequentes
Preciso de tirar um curso de contabilidade?
Para a contabilidade básica, não é necessário. Os seis termos acima e o hábito de registo regular são suficientes. A parte dos livros de registo e das declarações fiscais já é trabalho do seu contabilista certificado.
Quanto tempo demoro a habituar-me?
O primeiro mês corre de forma desorganizada, no segundo mês estabiliza. A verdadeira dificuldade não é aprender, mas sim transformar o registo diário num hábito.
E se eu introduzir um registo errado?
Pode ser corrigido. Se houver um documento eletrónico registado, as regras de correção funcionam de outra forma; abordámos este tópico no artigo sobre faturas eletrónicas e de arquivo.
Onde posso aprender os conceitos básicos?
O artigo o que é a contabilidade básica explica o âmbito e a diferença em relação à contabilidade geral numa linguagem simples.
Não tem de ser um contabilista. Só precisa de conseguir ver os seus próprios números — o que significa seis termos e cinco minutos por dia.
Pode começar por abrir uma conta gratuita na Qolay.App e criar o seu primeiro cartão de conta corrente.
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