Como Gerenciar Contas Vencidas?

A maioria das empresas que são lucrativas no papel, mas sem dinheiro no caixa, tem um único problema: a venda foi feita, a fatura foi emitida, mas o dinheiro não entrou.

E a conta a receber perde valor à medida que espera. Não apenas pela inflação — quanto mais tempo passa do vencimento, menor é a probabilidade de ser cobrada.

Primeiro o aging (antiguidade): quantos dias tem a conta a receber?

Saber o valor total dos seus recebíveis não é suficiente. O importante é há quanto tempo essa conta está esperando. Agrupe seus recebíveis:

• Não vencidas. Sem problemas, dentro do prazo.
• Vencidas de 1 a 30 dias. Geralmente esquecimento ou alteração na data de pagamento. Um lembrete gentil resolve a maioria.
• Vencidas de 30 a 90 dias. Significa que há um problema aqui. O cliente pode estar com problemas de fluxo de caixa ou deixou você para trás no momento do pagamento.
• Mais de 90 dias. Risco grave. É mais realista pensar no valor deste grupo como um item a ser deduzido do seu lucro.

Assim que você gera esta tabela, geralmente vê algo surpreendente: a maior parte do total a receber está concentrada em poucos clientes.

Calendário de lembretes

A ferramenta mais eficaz de cobrança não é a rigidez, mas a ordem. Aplique o mesmo calendário para todos:

1. 3 dias antes do vencimento: Uma breve informação. "O valor X vence na data Y." Não é pressão, é um lembrete.
2. Dia do vencimento: Se o pagamento não caiu, escreva no mesmo dia. Esperar normaliza o atraso.
3. 7º dia: Ligação. Mensagens escritas são facilmente adiadas, uma conversa não.
4. 30º dia: Um aviso formal por escrito; proponha um plano de pagamento.

O fornecedor que faz lembretes regulares sai na frente na hora do pagamento. Isso não é uma questão de personalidade, é uma questão de sistema.

Três coisas que reduzem o atraso desde o início

• Escreva o vencimento na fatura. O acordo verbal de "30 dias" gera discussões sobre qual dia começa a contar. Tenha a data no documento.
• Inclua as informações de pagamento no documento. Enviar o IBAN separadamente todas as vezes cria um atrito desnecessário. Com os modelos de descrição, o IBAN e o saldo atual podem ser adicionados automaticamente a cada documento.
• Defina um limite de risco. Se o saldo em aberto de um cliente ultrapassar um determinado valor, interrompa novas vendas a prazo. É uma conversa difícil, mas mais barata do que uma conta que não pode ser cobrada.

Em vez de procurar, apareça para você

O elo mais fraco do controle de cobranças é lembrar de abrir a lista. Em um dia agitado, ninguém diz "deixe-me ver quem está vencido".

No Qolay.App, os recebíveis e pagamentos com vencimento próximo aparecem na tela inicial; você não precisa procurar na lista. Explicamos como ler isso no artigo relatório de recebimentos e pagamentos a realizar.

Também é possível preparar e-mails de lembrete através do assistente; a aprovação antes do envio continua sendo sua.

Perguntas frequentes

Tenho receio de perder o cliente, o que devo fazer?

Um cliente que não paga não é um cliente, é um risco. Lembretes regulares e gentis não estragam o relacionamento; ficar em silêncio e agir com rigidez seis meses depois estraga.

Eles dizem que o saldo não confere, o que fazer?

Envie o extrato e faça uma reconciliação. A diferença geralmente surge de um recebimento não processado ou de uma nota fiscal de devolução. Explicamos o método no artigo como fazer o acompanhamento de contas correntes.

Por qual recebimento devo começar?

Não pelo mais antigo, mas pelo maior e ainda cobrável. É lógico começar pelo lugar onde o impacto no caixa é maior.

A cobrança não é um trabalho separado da venda; é a forma inacabada da venda. Estabeleça o calendário, organize os lembretes; o resto vem por si só.

Abrindo uma conta gratuita no Qolay.App, você pode listar suas contas a receber vencidas hoje mesmo.