Geen factuur, maar het transportdocument van de goederen
Wat is een e-Waybill (E-İrsaliye) en hoe maak je het aan?
Een e-irsaliye documenteert de verzending van goederen en vervangt de factuur niet. We leggen uit wanneer het wordt opgesteld, de relatie met de factuur, de impact op de voorraad en de stappen voor het aanmaken.
Het is makkelijk om een vrachtbrief en een factuur door elkaar te halen. Het onderscheid is eigenlijk helder: de vrachtbrief volgt de goederen, de factuur volgt het geld.
Wanneer goederen in de vrachtwagen worden geladen, gaat de vrachtbrief mee. Zodra de betaling wordt besproken, wordt de factuur opgesteld. Dit kan op dezelfde dag vallen, maar dat hoeft niet.
Wat doet een e-vrachtbrief (e-İrsaliye)?
De e-vrachtbrief is de elektronische versie van de papieren verzendvrachtbrief. Deze legt vast van wie naar wie, wanneer en met welk voertuig de goederen worden vervoerd, en wordt doorgestuurd via het GİB-systeem.
Het praktische voordeel ten opzichte van een papieren vrachtbrief is: hij raakt onderweg niet kwijt, wordt automatisch gearchiveerd en de ontvanger kan direct via het systeem reageren zodra de goederen zijn ontvangen. Voor bedrijven met veel verzendingen maakt dit een definitief einde aan mappen en kopieën.
Wanneer een vrachtbrief en wanneer een factuur?
| Situatie | Wat wordt er opgesteld? |
|---|---|
| Goederen worden verzonden, factuur volgt later | Eerst vrachtbrief, dan factuur |
| Goederen en factuur gaan tegelijkertijd mee | Een gecombineerde vrachtbrief-factuur kan volstaan |
| Dienstverlening / verkoop van diensten | Geen vrachtbrief, alleen een factuur |
| Goederentransfer tussen magazijnen | Wel vrachtbrief, geen factuur |
Raadpleeg je boekhouder of fiscalist voor jouw specifieke belastingstatus en welk document je moet opstellen; dit verschilt per sector en omzet.
Hoe stel je er een op?
- Voorbereiding. e-Vrachtbriefplicht, financieel zegel en integratorverbinding — dezelfde infrastructuur als de e-factuur. Daarnaast wordt er een seriedefinitie aangemaakt voor de e-vrachtbrief.
- Voorraad & Magazijn → Verzendvrachtbrief → nieuw record.
- Selecteer de ontvanger. Dit wordt opgehaald uit de relatiekaart.
- Voer de goederen en hoeveelheden in. Vergeet niet te selecteren uit welk magazijn ze vertrekken; als je met meerdere magazijnen werkt, leidt het verkeerde magazijn tot voorraadverschillen.
- Vul de verzendgegevens in. Verzenddatum en -tijd, kenteken van het voertuig, vervoerdersgegevens.
- Opslaan en verzenden. Het document bereikt de ontvanger via de integrator.
Boek de voorraad niet twee keer af
Dit is het meest voorkomende probleem bij bedrijven die vrachtbrieven gebruiken. Goederen verlaten het magazijn eenmalig, maar als zowel de vrachtbrief als de factuur de voorraad afboeken, wordt de registratie dubbel verlaagd.
De oplossing is om de factuur te genereren vanuit de vrachtbrief: wanneer je de vrachtbrief omzet in een factuur, beweegt de voorraad slechts één keer. Het is cruciaal dat het hele team dezelfde workflow gebruikt; als de een een factuur uit de vrachtbrief haalt en de ander een factuur helemaal opnieuw aanmaakt, klopt de telling niet meer. We hebben dit onderwerp uitgebreid behandeld in ons artikel over fouten bij voorraadbeheer.
Inkomende e-vrachtbrieven
Als je leveranciers je e-vrachtbrieven sturen, verschijnen deze ook in het systeem. Zodra je de goederen in ontvangst neemt, verwerk je het document en wordt de voorraadontvangst aangemaakt.
In Qolay.App staan inkomende vrachtbrieven in een aparte lijst, onder de tabbladen "inkomend" en "verwerkt". Als de situatie zich voordoet dat "de vrachtbrief is binnengekomen maar niet aan de voorraad is toegevoegd", is dit tabblad de eerste plek om te controleren: het document is waarschijnlijk nog niet verwerkt.
Veelgestelde vragen
Vervangt een e-vrachtbrief de factuur?
Nee. De vrachtbrief documenteert de verzending, de factuur de verkoop. Dit zijn twee afzonderlijke documenten.
Kan ik dit gebruiken in combinatie met papieren vrachtbrieven?
Als je e-vrachtbriefplichtig bent, moet je voor de toepasselijke zendingen elektronische documenten opstellen. Laat de voorwaarden voor hybride gebruik bevestigen door je fiscalist.
Is een kenteken verplicht?
Verzendgegevens behoren tot de essentiële onderdelen van het document; het weglaten hiervan kan leiden tot afwijzing van het document.
Kan ik een vaste notitie toevoegen onderaan de vrachtbrief?
Ja. Beschrijvingssjablonen werken naast e-facturen en e-archieven ook bij e-vrachtbrieven.
Het geheime recept voor het correct gebruiken van de e-vrachtbrief is niet het opstellen van het document zelf, maar het helder leggen van de relatie met de factuur. Zodra je dit eenmaal hebt ingericht, klopt de voorraad ook vanzelf.
Open een gratis account bij Qolay.App en beheer je vrachtbrief- en factuurstromen vanuit één centrale plek.
Dit artikel is uitsluitend bedoeld ter algemene informatie. Raadpleeg je belastingadviseur voor je verplichtingen rondom documentatie.
Gerelateerde artikelen
Andere gidsen over dit onderwerp.
E-Document Beschrijvingssjablonen
Stop met het handmatig typen van dezelfde notitie op elke factuur
IBAN, betalingstermijnwaarschuwing, retourvoorwaarden... Handgeschreven notities op elk document kosten tijd en worden vaak vergeten. Met beschrijvingssjablonen definieert u ze één keer en voegt u ze automatisch toe aan e-facturen, e-archieven en e-vrachtbrieven.
Lees meer
Marketplaats-bestellingen omzetten in facturen
Haal de bestelling op, laat het systeem de factuur genereren
Het handmatig factureren van bestellingen van Trendyol, Hepsiburada en andere marktplaatsen kost dagen aan tijd. We leggen uit hoe de winkelkoppeling wordt ingesteld, hoe een bestelling wordt omgezet in een factuur en wat het effect is op de voorraad.
Lees meer
Facturering bij Dienstenexport
Software, Ontwerp en Advies Verkopen naar het Buitenland
Aan welke voorwaarden is de btw-vrijstelling verbonden voor een dienstenefactuur aan een buitenlandse klant? We hebben het documenttype, de exportgerelateerde dienstenkorting en de meest gemaakte fouten uitgelegd.
Lees meer