Wat is een e-boerenontvangstbewijs (e-Müstahsil Makbuzu) en wie stelt dit op?

Wanneer een groenteman, marktkoopman of voedselproducent direct producten inkoopt bij een boer, ontstaat er een probleem: de verkoper houdt geen administratie bij en kan geen factuur uitschrijven.

Dit gat wordt opgevuld door de inkoopbon voor landbouwproducten (müstahsil makbuzu). Het document wordt niet opgesteld door de verkoper, maar door de koper.

Wie stelt het document op en wanneer?

De inkoopbon is het document dat een boekhoudplichtig bedrijf opstelt bij de aankoop van landbouwproducten van een boer die geen administratie bijhoudt. Het woord "müstahsil" betekent hier producent.

Het document wordt in tweevoud opgesteld; de ene blijft bij de verkopende boer en de andere wordt opgenomen in de administratie van de koper. Voor de koper dient dit document als vervanging van een aankoopfactuur en wordt het als kostenpost geboekt.

Het punt waar vaak verwarring over ontstaat is dit: als de boer wel een administratie bijhoudt of een vennootschap heeft, wordt er geen inkoopbon opgesteld, maar wordt er een normale factuur ontvangen. Het document bestaat uitsluitend voor aankopen bij boeren die niet volgens de reguliere methode worden belast.

Bronbelasting (stopaj): de kernfunctie van de bon

De bestaansreden van de inkoopbon is niet alleen administratief, maar ook voor belastinginhouding. De koper houdt loon- of inkomstenbelasting in over het betaalde bedrag en draagt dit namens de boer af aan de belastingdienst.

Het tarief is niet vast; dit verschilt per productsoort en of de verkoop al dan niet op de beurs is geregistreerd. Er gelden verschillende tarieven voor dierlijke producten, plantaardige producten en op de beurs geregistreerde transacties.

Daarom is it belangrijk om voorafgaand aan het uitschrijven van de bon helder te hebben welk tarief van toepassing is. Een verkeerd tarief beïnvloedt zowel het bedrag dat de boer ontvangt als uw collectieve belastingaangifte.

De ingehouden belasting wordt aangegeven via de loonaangifte. Het nettobedrag dat u aan de boer betaalt, is het brutobedrag minus deze inhouding.

Het proces wordt digitaal

De e-inkoopbon is de elektronische versie van dit document. Deze wordt geleidelijk verplicht voor belastingplichtigen die deelnemen aan het e-factuur- of e-archiefsysteem en landbouwproducten inkopen.

De reikwijdte en data worden bepaald bij communiqué. Bent u een bedrijf dat landbouwproducten inkoopt, houd er dan rekening mee dat zodra u onder de e-facturering valt, dit document ook aan de orde komt.

Het praktische voordeel is direct merkbaar op het land: u kunt op het moment van aankoop via uw telefoon een bon opstellen en deze direct naar de boer sturen. Het meeslepen van papieren bonboekjes en het later op kantoor opnieuw uitschrijven is verleden tijd. We hebben in het artikel e-facturen op mobiel uitschrijven uitgelegd hoe mobiele documentverwerking werkt.

De impact van aankoopregistratie op de voorboekhouding

Wanneer een inkoopbon wordt uitgeschreven, moeten er drie dingen tegelijk gebeuren: voorraadtoevoeging, registratie van de schuld aan de boer en, indien er betaald is, een kas-/banktransactie.

Bij bedrijven die deze drie zaken afzonderlijk bijhouden, is het openstaande saldo bij de boer het gene dat het vaakst verloren gaat. Er wordt het hele seizoen door meerdere keren ingekocht bij dezelfde producent en het wordt onduidelijk wie hoeveel te goed heeft. Het artikel over het bijhouden van debiteuren- en crediteurenrekeningen legt uit hoe u deze orde op zaken stelt.

Ook aan de voorraadkant is oplettendheid geboden; als derving en verliezen bij verse producten niet worden geregistreerd, weerspiegelt het voorraadrapport niet de werkelijkheid. We hebben dit onderwerp behandeld in het artikel over het voorkomen van fouten in voorraadbeheer.

Veelgestelde vragen

Zit er btw op de inkoopbon?

Bij aankopen van boeren die niet volgens de reguliere methode worden belast, kan btw-verlegging aan de orde zijn. Omdat dit per productgroep verschilt, dient u dit te verifiëren bij uw belastingadviseur.

Is het document geldig als de boer niet tekent?

Bij een papieren bon is de handtekening van de verkoper vereist. In een digitale omgeving wordt het document aangemaakt met het digitale zegel/de e-handtekening van de koper en digitaal of als papieren print naar de boer verzonden.

Kan ik een factuur in plaats van een bon uitschrijven?

Nee. Dit document bestaat omdat de verkoper geen factuur kan uitschrijven. Het gebruik van een onjuist document brengt uw kostenboeking in gevaar.

Hoe lang moet ik het document bewaren?

Dit valt onder dezelfde regels als andere e-documenten. We hebben de bewaartermijnen toegelicht in het artikel over bewaarplicht van e-documenten.

Voor bedrijven die landbouwproducten inkopen, is de inkoopbon een natuurlijk onderdeel van het dagelijkse werk. Het grootste voordeel wanneer het digitaal wordt, is dat de registratie direct op het moment van aankoop is voltooid.

U kunt een gratis account openen op Qolay.App en uw inkoop-, voorraad- en relatiebeheer in één vloeiende beweging uitvoeren.