Voorboekingsgids voor niet-boekhouders

De taal van de boekhouding heeft iets ontmoedigends. Als je met je boekhouder praat, vallen termen als 'kolommenbalans', 'journaalpost' en 'grootboek' en voel je je buitengesloten van het gesprek.

Het goede nieuws is: de meeste van die termen behoren tot de algemene boekhouding en zijn jouw pakket-an-niet. Het aantal termen dat je echt moet kennen om dagelijks de administratie bij te houden is zes.

Zes termen die je moet kennen

Als je deze zes kent, begrijp je negentig procent van de schermen. De rest leer je vanzelf door het te gebruiken.

Twee koppels die het vaakst worden verward

Een factuur en een betaling zijn niet hetzelfde. Een factuur betekent: "Ik heb je zoveel goederen verkocht, je bent me dit bedrag schulden". Een betaling is het moment dat het geld daadwerkelijk binnenkomt. Het kan zijn dat je de factuur hebt verstuurd maar het geld nog niet hebt ontvangen — de meeste liquiditeitsproblemen ontstaan precies in dit gat.

Een overboeking en een betaling zijn niet hetzelfde. Een overboeking vindt plaats tussen je eigen rekeningen: zoals geld storten van de kassa naar de bank. Je geld verandert van plek, maar wordt niet minder. Een betaling daarentegen is geld dat het bedrijf verlaat. Door deze twee te verwarren, lijken je kosten hoger dan ze werkelijk zijn.

Dagelijkse routine: vijf minuten

Het bijhouden van de administratie proppen in één dag per maand is de methode waar het vaakst mee wordt gestopt. Een dagelijkse routine ziet er zo uit:

1. Voer de facturen die je overdag hebt verstuurd in het systeem in (als je ze al in het systeem aanmaakt, sla je deze stap over).
2. Verwerk het binnengekomen geld als een ontvangst.
3. Registreer de uitgaven die je hebt gedaan als kosten en voeg de kassabon toe.

Als je de gewoonte hebt om bonnen te verzamelen, verkort het scannen van onkostenbonnen deze stap: je maakt een foto van de bon en het bedrag en de datum worden automatisch uitgelezen.

Maandelijkse routine: een halfuur

Kijk aan het einde van de maand naar drie dingen, meer is niet nodig:

• Vervallen vorderingen. Wie, hoeveel en al hoeveel dagen. Hoe korter deze lijst, hoe meer ademruimte je cashflow heeft.
• Overzicht van inkomsten en uitgaven. Wat is er deze maand binnengekomen, wat is er uitgegaan en welke post is hoger dan verwacht.
• Kas- en banksaldo. Komt het cijfer in het systeem overeen met de werkelijkheid? Zo niet, dan ontbreekt er ergens een registratie.

Vier fouten die starters maken

• Geen openingssaldi invoeren. De meest gemaakte en duurste fout. Het systeem begint vanaf nul en je oude vorderingen zijn niet zichtbaar.
• Proberen om voorgaande jaren met terugwerkende kracht in te voeren. Dit houdt vrijwel nooit op en sloopt je motivatie. Bepaal een snijdatum en begin vanaf daar.
• Hetzelfde bedrijf twee keer aanmaken. Het saldo wordt in tweeën gesplitst en beide kloppen niet meer.
• Zakelijke en privé-uitgaven door elkaar halen. Als je boodschappen en kantoorhuur uit dezelfde kas worden betaald, wordt geen enkel rapport meer zinvol.

Iemand om het aan te vragen als je vastloopt

Het moeilijkste moment voor iemand die geen verstand heeft van boekhouden is wanneer hij of zij niet begrijpt waarom een cijfer zo uitvalt. De assistent in Qolay.App komt hier goed van pas: in plaats van te zoeken in menu's, kun je typen "wat is mijn btw-status voor deze maand" of "wat is het saldo van dhr. Jansen" en direct antwoord krijgen. Hij stelt ook een factuurconcept voor, maar jij geeft de uiteindelijke goedkeuring voor het verzenden.

We hebben uitgelegd hoe het werkt in het artikel over de Qolay Assistent.

Veelgestelde vragen

Moet ik een boekhoudcursus volgen?

Dat is niet nodig voor de voobereidende boekhouding. De zes termen hierboven en de gewoonte om regelmatig te registreren zijn voldoende. Het grootboek en de belastingaangifte zijn immers het werk van je boekhouder.

Hoe snel ben ik eraan gewend?

De eerste maand is rommelig, de tweede maand valt het op zijn plek. De echte uitdaging is niet het leren, maar het dagelijks verwerken tot een gewoonte maken.

Wat gebeurt er als ik een verkeerde boeking invoer?

Dat kan worden gecorrigeerd. Als er een geregistreerd e-document is, gelden er andere correctieregels; we hebben dit onderwerp aangestipt in het artikel over e-facturen en e-archieffacturen.

Waar kan ik de basisbegrippen leren?

Het artikel wat is de voorboekhouding legt in jip-en-janneketaal de reikwijdte en het verschil met de algemene boekhouding uit.

Je hoeft geen boekhouder te zijn. Je hoeft alleen maar je eigen cijfers te kunnen inzien — en dat betekent zes termen en vijf minuten per dag.

Je kunt beginnen door een gratis account te openen op Qolay.App en je eerste relatiekaart aan te maken.