e-Arşiv Factuur Opzoeken en een Verloren Factuur Terugvinden

Een klant belt: "Ik kan de factuur van vorige maand niet vinden, kun je die nog eens sturen?" Of uw accountant vraagt: "Ik heb de PDF nodig van die factuur van maart."

Een eenvoudig verzoek. Maar als uw documenten slordig zijn opgeslagen, kost dit simpele verzoek u een half uur van uw tijd.

Het document verdwijnt niet, u raakt het kwijt

Eerst het geruststellende nieuws: de e-archieffactuur die u heeft opgesteld verdwijnt nergens. Deze is gerapporteerd aan GİB en geregistreerd. Als u een integrator gebruikt, staat deze ook in dat systeem.

Wat er verloren gaat is niet het document zelf, maar de manier waarop u het kunt bereiken. Als u zich niet herinnert via welk kanaal u de factuur heeft verzonden of als u de klantnaam verkeerd heeft gespeld, duurt de zoektocht langer.

Waar kunt u zoeken?

De volgorde is belangrijk. Als u het kunt vinden in uw eigen programma, zoek dan niet verder — want daar staat het document niet op zichzelf, maar wordt het weergegeven samen met de bijbehorende klant en of het al dan niet is betaald.

Met welke informatie moet u beginnen bij het zoeken?

Van meest betrouwbaar tot minst betrouwbaar:

• Documentnummer (ETTN of factuurnummer). Geeft één enkel resultaat. De klant kan dit voorlezen van het exemplaar dat hij of zij heeft.
• Btw-nummer + datumbereik. Werkt bijna altijd. Ongeacht hoe de bedrijfsnaam is gespeld.
• Bedrag + datumbereik. Als er vergelijkbare bedragen zijn, krijgt u meerdere resultaten, maar dit helpt om de lijst snel te beperken.
• Bedrijfsnaam van de klant. De zwakste optie. Het maakt uit of u "B.V." of "BV" typt voor het resultaat.

Wanneer u aan de telefoon bent met een klant, is dit de meest praktische vraag: "Kunt u het nummer rechtsboven op uw printje voorlezen?" Dit brengt de zoektijd terug tot seconden.

Als de klant de factuur niet heeft ontvangen

Een e-archieffactuur wordt meestal per e-mail verzonden en het is niet ongebruikelijk dat een e-mail verloren gaat: spammap, volle mailbox, verkeerd gespeld adres.

Te volgen stappen:

• Controleer het e-mailadres in de relatiekaart — de fout zit hier meestal.
• Vraag de klant om in de spammap te kijken.
• Stuur het document opnieuw; het document wordt niet opnieuw opgemaakt, exact hetzelfde document wordt opnieuw verzonden.
• Stuur indien nodig de PDF-afdruk zelf direct door.

Belangrijk: opnieuw verzenden is niet hetzelfde als een nieuwe factuur opmaken. Zeggen "Hij is niet aangekomen, laat ik er nog een maken" zorgt voor een dubbele factuur en vereist een annulering. We hebben deze valkuil behandeld in ons artikel over annuleringsperiodes.

Een organisatie die zoeken overbodig maakt

In een goed archiefsysteem bestaat de taak "de factuur zoeken" niet; u klikt op de klant en al zijn of her documenten staan voor u klaar.

Drie gewoonten die dit mogelijk maken:

• Koppel elk document aan een relatie. Algemene kaarten zoals "diverse klanten" maken het achteraf onmogelijk om te zoeken.
• Bewaar documenten op één plek. Als een deel bij de integrator staat, een deel in de e-mail en een deel op uw bureaublad, moet u onthouden waar u moet zoeken.
• Zorg voor een reservekopie (backup). Een wijziging van integrator of het beëindigen van een contract kan van invloed zijn op uw toegang tot historische documenten. Uw bewaarplicht blijft echter bestaan — we hebben de termijnen behandeld in ons artikel over bewaartermijnen.

In Qolay.App blijven documenten gekoppeld aan de relatiekaart en kunnen ze worden geback-uped via Bestandsbeheer; elk nieuw bedrijf krijgt 512 MB gratis opslagruimte. We hebben deze organisatie toegelicht in ons artikel over bestandsbeheer.

Wanneer de accountant daarom vraagt

De meest gehoorde zin aan het einde van de maand: "Kun je een kopie van deze drie facturen sturen?"

Als dit verzoek zich herhaalt, is dat meestal een teken: uw accountant heeft geen toegang tot uw documenten. De permanente oplossing is niet om elke maand elk document afzonderlijk te sturen, maar om een structuur op te zetten waarin u het periodeoverzicht en de documentlijst samen kunt aanleveren. Zo loopt het aantal verzoeken niet op van één naar drie per maand.

Veelgestelde vragen

Hoeveel jaar kan ik teruggaan om facturen op te vragen?

U moet gedurende de wettelijke bewaartermijn toegang hebben tot de documenten. De eigen archiefperiode van het kanaal kan korter zijn; daarom is het belangrijk om uw eigen back-up te behouden.

Hoe verifieer ik of de klant de factuur heeft gezien?

In e-archief is er geen acceptatie- en weigeringsstroom zoals bij e-facturen. Er is geen systematische leesbevestiging anders dan het e-mailbezorgingslogboek en het verzendlogboek.

Ik kan de factuur niet vinden, kan het zijn dat deze niet is opgemaakt?

Dat is mogelijk. Als er een verkoopregistratie is maar geen document, betekent dit dat u te maken heeft met een niet-gefactureerde transactie. Dicht dit gat voordat de periode sluit.

Waar dient de QR-code op de print voor?

Hiermee kan het document worden geverifieerd. De klant kan op deze manier de geldigheid van het verkregen printje controleren.

Kortom: het document verdwijnt niet, de organisatie verdwijnt. Als u elke factuur koppelt aan een relatie en op één plek bewaart, verdwijnt het "zoeken naar facturen" uit uw leven.

Open een gratis account bij Qolay.App om uw documenten per relatie te zoeken, opnieuw te verzenden en back-ups te maken.

Dit artikel is uitsluitend bedoeld ter algemene informatie. Raadpleeg uw accountant voor bewaartermijnen en toegangsverplichtingen; de officiële bron is GİB.