Bestandsbeheer en e-document back-up

Klant vraagt: "Kun je het contract sturen dat we vorig jaar hebben getekend?"

De volgende twintig minuten gaan op aan het doorzoeken van bureaubladmappen, e-mailarchieven en WhatsApp-gesprekken. Het document wordt uiteindelijk gevonden — maar dit herhaalt zich elke keer weer.

Het probleem is niet opslaan, maar koppelen

Uw bestanden zijn eigenlijk niet verloren; ze staan ergens. Het probleem is dat er nergens is vastgelegd bij welke taak of transactie een bepaald document hoort.

Cloudopslag lost dit op zich niet op. Hoe netjes uw mapstructuur ook is, om het pakbonnetje van een factuur te vinden, moet u zich alsnog herinneren waar het staat.

De oplossing is om het document naast de registratie te bewaren: het contract in de relatiekaart, de pakbon bij de betreffende factuur, het bonnetje bij de uitgavenboeking.

Wat is de moeite waard om te bewaren?

• Contracten en offertes. Het eerste document waar naar wordt gezocht bij een geschil.
• Onkostenbonnetjes. Thermisch bonnetjespapier vervaagt na verloop van tijd; een digitale kopie blijft permanent bewaard.
• e-Documentback-ups. Hoewel de integratiepartner de registratie apart bewaart, redt het hebben van een eigen kopie u wanneer u van integratiepartner wisselt.
• Bankafschriften en betalingsrapporten van marktplaatsen. De meest gezochte bestanden tijdens de afstemmingsperiode.
• Pakbonnen, foto's van vrachtbrieven. Documenten die een einde maken aan verzendingsdiscussies.

Limiet: Begint bij 512 MB

Bestandsbeheer is geen apart verkochte module, maar is inbegrepen in het abonnement. Het gratis abonnement biedt 512 MB aan ruimte per bedrijfsentiteit.

512 MB klinkt misschien weinig, maar als je denkt aan PDF's en gecomprimeerde foto's, betekent dit duizenden documenten. Wat de ruimte snel doet opgebruiken zijn meestal foto's met een hoge resolutie die vanaf een telefoon worden geüpload.

In het standaardabonnement wordt de ruimte verhoogd naar 10 GB; indien nodig kan er ook extra GB worden gekocht via de Market. Planvergelijking in het artikel over gratis online boekhouding.

Uw archief bruikbaar houden

• Koppel het document aan de bijbehorende registratie. Het in een algemene map gooien heeft hetzelfde resultaat als het op het bureaublad gooien.
• Geef het bestand een duidelijke naam. "IMG_20260715_112233.jpg" helpt helemaal niemand.
• Upload foto's in een redelijk formaat. Er is geen 12 megapixels nodig om een bon leesbaar te maken.
• Upload direct op het moment zelf. Een document dat wordt apart gehouden met het idee "upload ik later wel", is waar de mapchaos begint.

Veelgestelde vragen

Kan ik vanaf mijn mobiel uploaden?

Ja. U kunt de foto van een document die u in het veld hebt gemaakt direct uploaden. Voor onkostenbonnetjes bewaart het scannen van bonnen zowel de afbeelding als bereidt het de uitgavenboeking voor.

Wat moet ik controleren als het bestand niet wordt geüpload?

In volgorde: bestandsgrootte, bestandsformaat, resterende limiet en of u bent ingelogd.

Voldoet dit aan de wettelijke bewaarplicht?

Raadpleeg uw boekhouder voor de omvang van uw documentbewaarplicht en de toereikendheid van de digitale kopie. Het archief hier lost uw toegangs- en organisatiebehoefte op.

Ik heb twee bedrijven, wordt de ruimte gedeeld?

De limiet wordt per bedrijfsentiteit gedefinieerd. We hebben het onderscheid uitgelegd in het artikel meerdere bedrijven beheren.

De waarde van een documentenarchief komt niet naar voren in hoeveel u opslaat, maar in hoe snel u vindt wat u zoekt. Een document dat naast de registratie staat, hoeft niet eens gezocht te worden.

Open een gratis account bij Qolay.App en voeg uw eerste contract toe aan de bijbehorende relatiekaart.