Lo scontrino non è la stessa cosa della fattura
Registratore di cassa POS e Fattura E-Lettronica
I registratori di cassa POS di nuova generazione emettono scontrini, ma non ogni vendita si conclude con uno scontrino. Abbiamo spiegato la differenza tra scontrino e fattura, quando serve l'uno o l'altra e il rischio di doppie registrazioni.
Nella maggior parte delle attività al dettaglio, la giornata si chiude con il report Z emesso dal registratore di cassa. Se i pagamenti avvengono con carta, il POS e il registratore di cassa sono solitamente integrati nello stesso dispositivo.
Il problema sorge quando un cliente chiede: "Voglio la fattura".
Scontrino o fattura?
Lo scontrino di vendita al dettaglio è sufficiente per le vendite effettuate al consumatore finale e inferiori a una determinata soglia.
La fattura è obbligatoria in tre casi: se l'acquirente è titolare di partita IVA, se l'importo supera il limite stabilito o se il cliente la richiede.
La richiesta del cliente è fondamentale in questo caso: indipendentemente dall'importo, siete tenuti a emettere fattura a qualsiasi cliente che la richieda.
Le soglie di importo vengono aggiornate ogni anno; abbiamo analizzato queste soglie nell'articolo sui termini e limiti di emissione della fattura.
Cos'è lo scontrino informativo del registratore di cassa telematico?
In caso di vendita con emissione di fattura, dal registratore di cassa non esce il normale scontrino di vendita. Al suo posto viene emesso uno scontrino informativo.
Lo scontrino informativo indica che "questo incasso è transitato attraverso questo dispositivo, ma il documento è stato emesso separatamente come fattura". In questo modo, la stessa vendita non viene conteggiata due volte come ricavo sia nello scontrino che nella fattura.
Il problema che si crea quando non viene fatta questa distinzione è serio: il report Z di fine giornata e il totale delle fatture non coincidono e il vostro fatturato appare più alto del reale. Questo significa dichiarare un'IVA e un reddito superiori al dovuto.
Questo è il dettaglio più importante che il team in cassa deve conoscere.
Registrazione di fine giornata
Una corretta gestione della prima nota a fine giornata si imposta così:
1. Il totale del report Z viene registrato come ricavo delle vendite chiuse con scontrino.
2. Le vendite fatturate sono già registrate separatamente e non vengono aggiunte nuovamente.
3. Gli incassi vengono suddivisi per tipologia di pagamento: contanti in cassa, carte sul POS/conto bancario.
Negli incassi con carta, l'importo accreditato sul conto sarà inferiore a causa delle commissioni; abbiamo affrontato questo argomento nell'articolo sulla riconciliazione POS e tracciamento delle commissioni.
Per la configurazione dei conti, potete consultare l'articolo sulla gestione di banche e cassa.
Lato magazzino
Se le vendite effettuate tramite registratore di cassa non vengono scaricate dalla prima nota articolo per articolo, il vostro report di magazzino non rifletterà la realtà.
Questa è una lacuna comune nel retail: si conosce l'importo totale delle vendite ma non si sa quali prodotti e in quale quantità siano stati venduti. Di conseguenza, non è possibile capire quali prodotti siano realmente redditizi.
Abbiamo affrontato questo argomento nell'articolo su come prevenire gli errori nel monitoraggio delle scorte.
Domande frequenti
Il POS del registratore di cassa è obbligatorio?
L'uso di dispositivi di registrazione dei pagamenti è fondamentale per i contribuenti che effettuano vendite al dettaglio e accettano pagamenti con carta. Verificate la situazione specifica per il vostro settore con il vostro commercialista.
Un cliente che ha ricevuto lo scontrino può richiedere la fattura in un secondo momento?
La richiesta può essere inoltrata entro un determinato periodo di tempo. In questo caso, lo scontrino viene reso e viene emessa la fattura; chiarite le modalità operative con il vostro commercialista.
Devo emettere la fattura elettronica d'archivio direttamente dal dispositivo?
La fattura può essere emessa anche dal software di prima nota; sul dispositivo viene emesso esclusivamente lo scontrino informativo. Qualsiasi strada scegliate, fate attenzione a evitare doppie registrazioni.
Ho un ristorante, mi serve anche la comanda elettronica?
Esiste una normativa specifica per le attività di ristorazione; consultate l'articolo sulla comanda elettronica.
La distinzione tra scontrino e fattura è una regola semplice ma, se applicata in modo errato, porta direttamente al pagamento di tasse in eccesso. Insegnarla al team in cassa è il modo più semplice per risparmiare.
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