Che cos'è l'obbligo di e-Adisyon?

Lo scontrino del tavolo lasciato al ristorante è una delle vecchie abitudini del settore della ristorazione. Ora ci si aspetta che questo scontrino abbia una registrazione digitale.

La e-adisyon (comivazione/ricevuta elettronica) significa che il conto presentato al cliente viene generato e registrato in formato elettronico. Sta gradualmente entrando in vigore per caffè, ristoranti, pasticcerie e attività di servizio simili.

Perché la comivazione è considerata un documento?

La comivazione è il documento preliminare emesso prima che il conto del cliente venga chiuso. Mostra cosa è stato consumato, l'importo totale e a quale tavolo appartiene. Una volta ricevuto il pagamento, questo importo si trasforma in una fattura o in uno scontrino di vendita al dettaglio.

Nel caso della comivazione cartacea, il primo anello della catena non poteva essere controllato: se lo scontrino veniva strappato, non rimaneva alcuna traccia. Con la comivazione elettronica, invece, la registrazione viene salvata non appena viene creata e si abbinata al documento emesso successivamente.

Pertanto, è più corretto considerare la e-adisyon non semplicemente come un obbligo, ma come parte della catena che va dalla vendita alla fattura.

Chi è soggetto a questo obbligo?

L'ambito di applicazione riguarda principalmente le aziende che forniscono servizi di ristorazione: locali, ristoranti, caffetterie, pasticcerie, bar e luoghi simili, nonché le unità di ristorazione all'interno delle strutture ricettive.

L'ambito e le scadenze sono determinati da comunicati ufficiali e si ampliano nel tempo. Verificate con il vostro commercialista o tramite l'annuncio aggiornato dell'Amministrazione Fiscale se la vostra attività rientra nell'ambito quest'anno; prendete le informazioni di questo articolo come quadro generale e confermate le date e i limiti alla fonte.

Essere pronti alla data in cui si entra nell'ambito significa vivere un processo molto più sereno rispetto al fare domanda proprio in quella data. In un'attività in cui non è stato stabilito un sistema di comivazioni, la transizione non è solo una questione di software; cambia l'intero flusso del servizio.

Cosa serve per la transizione?

La sequenza procede solitamente in questo modo:

1. Sigillo finanziario o firma elettronica. Per poter emettere documenti elettronici, è necessario il sigillo finanziario della vostra azienda, oppure una firma elettronica per le imprese individuali. Abbiamo spiegato i dettagli nell'articolo sulla richiesta di sigillo finanziario e firma elettronica.

2. Infrastruttura e-documenti. La e-adisyon non viene installata da sola; funziona insieme alle applicazioni di fattura elettronica e archivio elettronico. Abbiamo trattato le differenze nell'articolo differenze tra fattura elettronica e fattura d'archivio.

3. Scelta del metodo. Portale GİB (Amministrazione Fiscale), integratore autorizzato o integrazione diretta. Per la stragrande maggioranza delle piccole e medie imprese, la via più pratica è quella dell'integratore autorizzato. L'articolo sulla scelta dell'integratore affronta questa decisione in dettaglio.

4. Organizzazione del flusso di servizio. I passaggi di apertura del tavolo, aggiunta di prodotti e chiusura del conto devono essere registrati nel sistema. Questo significa un cambiamento nelle abitudini alla cassa.

Dopo la comivazione: fattura e contabilità di base

La e-adisyon si limita a digitalizzare il documento; il vero guadagno inizia dopo. Se la registrazione della vendita creata alla chiusura del conto viene inserita correttamente nella contabilità di base, il report di fine giornata, il monitoraggio dell'IVA e il consumo delle scorte vanno automaticamente al loro posto.

Su Qolay.App questo flusso corrisponde a quanto segue: viene emesso il documento di vendita, l'incasso viene registrato nel conto in cui è entrato e, a fine giornata, il saldo della cassa e della banca corrisponde alla realtà. Per la configurazione dei conti, potete consultare l'articolo sulla gestione di banche e cassa.

Negli incassi effettuati con carta, bisogna tenere conto anche della differenza di commissione; l'articolo sulla riconciliazione POS e monitoraggio delle commissioni affronta questo argomento separatamente.

Domande frequenti

La e-adisyon sostituisce lo scontrino del registratore di cassa?

No. La comivazione è un documento preliminare emesso prima del pagamento. Una volta ricevuto il pagamento, si continua comunque a emettere una fattura o un documento di vendita al dettaglio separato.

È necessario anche per un piccolo caffè?

L'ambito di applicazione varia a seconda del tipo di attività e dei criteri stabiliti nel comunicato. Non essere inclusi oggi non significa che rimarrete esclusi anche nel prossimo periodo.

Cosa succede se internet si interrompe?

Per lo scenario di interruzione, assicuratevi di chiedere il comportamento della soluzione che utilizzate riguardo al lavoro offline e all'invio successivo. Durante un servizio intenso, questo dettaglio è il più critico.

Per quanto tempo devo conservare i documenti?

L'obbligo di conservazione dei documenti elettronici segue la stessa logica dei documenti cartacei. Abbiamo spiegato i periodi e le responsabilità nell'articolo sull'obbligo di conservazione degli e-documenti.

Vista singolarmente, la e-adisyon è un obbligo; vista dalla prospettiva dell'azienda, significa che a fine giornata i conti tornano.

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