Limiti di tempo e importo per l'emissione delle fatture

"Qual è il limite per la fattura?" non ha una risposta unica, poiché ci sono tre soglie distinte che vengono spesso confuse.

C'è anche una dimensione temporale: entro quando siete obbligati a emettere la fattura? In questo articolo le separiamo tutte e quattro.

Tempistica: la regola dei 7 giorni

La fattura deve essere emessa entro 7 giorni dalla consegna dei beni o dalla prestazione dei servizi. Questo termine decorre dalla data di consegna, non da quella di pagamento.

C'è un'altra limitazione importante: il periodo di 7 giorni non può superare il periodo d'imposta. Ciò significa che per una consegna effettuata il 28 dicembre non si può rimandare la fattura al 4 gennaio; deve essere emessa prima della fine dell'anno.

Mancare questo termine può comportare sanzioni per irregolarità speciali. Inoltre, potrebbero verificarsi conseguenze più gravi, come il considerare la fattura come mai emessa.

Consiglio pratico: se la persona che effettua la consegna e quella che emette la fattura sono diverse, fate in modo che il flusso di informazioni sia giornaliero. La maggior parte dei ritardi nella fatturazione nasce da questo vuoto di comunicazione.

Prima soglia: l'obbligo di emissione della fattura

Per ogni vendita effettuata a soggetti passivi IVA (partite IVA), la fattura viene emessa indipendentemente dall'importo. La soglia non è qui.

La soglia entra in gioco nelle vendite al consumatore finale: per le vendite al di sotto dell'importo stabilito è sufficiente lo scontrino fiscale/ricevuta di vendita al dettaglio, mentre al di sopra è obbligatoria la fattura. Se il cliente la richiede, siete comunque tenuti a emettere la fattura a prescindere dall'importo.

Questo importo viene aggiornato ogni anno in base al tasso di rivalutazione. Ottenete la cifra aggiornata dal vostro commercialista all'inizio dell'anno e comunicatela al team di cassa.

Seconda soglia: l'obbligo di e-archive (fattura elettronica d'archivio)

Questa è la soglia che genera più confusione. Anche se non siete soggetti passivi di fatturazione elettronica, per le vendite effettuate a non titolari di partita IVA che superano l'importo stabilito, la fattura deve essere emessa in formato e-archive.

Per le vendite a soggetti passivi IVA, invece, questa soglia è più bassa. Ciò significa che tra due vendite dello stesso importo, una può essere chiusa con fattura cartacea mentre l'altra potrebbe richiedere l'e-archive.

Emettere una fattura cartacea pur avendo superato questa soglia è uno dei motivi di irregolarità più frequenti. Abbiamo trattato le differenze tra i tipi di documenti nell'articolo differenze tra e-fattura e e-archive.

Terza soglia: il limite dei pagamenti in contanti

Gli incassi e i pagamenti che superano l'importo stabilito devono essere effettuati e documentati tramite banca, PTT (servizi postali) o istituto finanziario.

La sanzione in questo caso può essere applicata sia a chi paga sia a chi riceve, ed è calcolata su una percentuale specifica dell'importo. Aver emesso correttamente la fattura non vi protegge da questa sanzione: si tratta di un obbligo distinto.

Non è consentito nemmeno suddividere la stessa operazione in più parti per pagarla in contanti. Per registrare su quale conto entrano gli incassi, consultate l'articolo sulla gestione di banche e cassa.

Nota sulle cifre

In questo articolo abbiamo spiegato la logica delle soglie; abbiamo volutamente evitato di inserire le cifre. Tutte e tre vengono aggiornate ogni anno e i vecchi importi che circolano su internet portano spesso a prendere decisioni sbagliate.

All'inizio dell'anno, fatevi dare queste tre cifre dal vostro commercialista e prendetevela nota. Per il resto dell'anno sarà più facile prendere decisioni.

Domande frequenti

Devo emettere la fattura prima di ricevere il pagamento?

Sì. La fattura è legata alla consegna, non all'incasso. Nelle vendite a rate/differite, se la merce è stata consegnata la fattura viene emessa e il credito viene monitorato nel conto contabile.

Devo emettere la fattura quando ricevo un acconto?

L'acconto di per sé non genera l'obbligo di fattura. Abbiamo trattato questo argomento in modo approfondito nell'articolo acconti e fatturazione di pagamenti anticipati.

Una fattura emessa in ritardo diventa non valida?

Il documento mantiene la sua validità, ma sorge il rischio di sanzioni per irregolarità e il diritto alla deduzione/spesa della controparte potrebbe diventare discutibile.

La data della fattura può essere retrodatata?

Nei documenti elettronici la data viene registrata dal sistema; non è possibile procedere a una modifica retroattiva. Questa è un'abitudine rimasta dai tempi della carta che non funziona più.

Tre soglie e una tempistica. Conoscendole separatamente, le decisioni quotidiane sulla fatturazione smettono di essere oggetto di dibattito.

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