Denaro ricevuto ma lavoro non completato
Come fatturare acconti e pagamenti anticipati?
Avete riscosso un acconto; dovete emettere fattura? Abbiamo spiegato perché l'acconto non genera di per sé una fattura, la differenza con la caparra e la procedura di compensazione.
Il cliente ha pagato per iniziare il lavoro. La merce non è stata ancora consegnata, il servizio non è stato ancora completato.
E adesso? La risposta a questa domanda è spesso sbagliata a causa dell'idea errata che "se arrivano i soldi, si emette la fattura".
Un acconto di per sé non genera una fattura
La fattura è legata alla consegna della merce o alla prestazione del servizio. L'acconto è invece un pagamento anticipato ricevuto per un'operazione non ancora avvenuta; non c'è consegna, di conseguenza non c'è nemmeno l'evento che fa sorgere l'obbligo fiscale.
Ecco perché quando si riceve un acconto non si emette una fattura, ma si effettua una registrazione d'incasso. Il denaro entra in banca o in cassa e in cambio si matura un debito verso il cliente, poiché si sta trattenendo del denaro che non si è ancora guadagnato.
Nello scadenzario/conto corrente questo significa che il cliente risulta creditore. Può sembrare insolito, ma è corretto e si risolve una volta completato il lavoro.
Abbiamo trattato in dettaglio i tempi di fatturazione e le soglie di importo in questo articolo.
A lavoro completato: lo storno/compensazione
Quando la consegna avviene, la fattura viene emessa sull'intero importo del lavoro. L'importo dell'acconto non viene sottratto dalla fattura; la fattura viene emessa per l'intero importo.
L'acconto precedentemente ricevuto viene compensato con questa fattura e nel conto corrente/mastrino appare come debito solo l'importo rimanente. In altre parole, l'acconto non riduce la fattura, ma riduce il credito.
L'errore più comune: emettere la fattura sull'importo già al netto dell'acconto. Questo sia mostra una base imponibile IVA incompleta, sia crea discrepanze con le registrazioni del cliente.
Inserire la nota "È stato compensato un acconto di X TL" sulla fattura semplifica il vostro lavoro durante la riconciliazione. Potete automatizzare questo tipo di note standard con i modelli di descrizione.
Acconto, caparra, deposito cauzionale
Sembrano tutti "denaro ricevuto in anticipo", ma la loro natura legale è diversa.
L'acconto è il pagamento anticipato di una parte del corrispettivo; viene restituito se il lavoro non viene eseguito.
La caparra (penitenziale/confirmatoria) garantisce la vincolatività del contratto. Se l'acquirente recede può essere trattenuta, se è il venditore a recedere potrebbe essere necessaria la restituzione al doppio.
Il deposito cauzionale ha uno scopo di garanzia e viene trattenuto per essere restituito al termine del lavoro.
Un importo che rimane in vostro possesso a causa di un recesso non è più un pagamento anticipato, ma può assumere la natura di reddito. In questo caso la gestione documentale cambia; consultate il vostro commercialista.
Per evitare che si perda traccia
Il rischio più grande degli acconti è che vengano dimenticati. Se un acconto ricevuto mesi prima non viene ricordato al momento della consegna del lavoro, si finisce per chiedere i soldi una seconda volta al cliente.
Il modo per prevenirlo è registrare l'acconto non come un incasso libero, ma collegato al conto corrente del rispettivo cliente. Abbiamo spiegato questo sistema nell'articolo gestione dei conti correnti clienti/fornitori.
È importante anche dal punto di vista della pianificazione della liquidità: il denaro in vostro possesso non è ancora guadagnato. L'articolo report degli incassi e pagamenti previsti affronta questa distinzione.
Domande frequenti
Cosa devo fare se il cliente richiede una fattura per l'acconto?
La ricevuta d'incasso o la contabile bancaria soddisfano questa esigenza. Se la richiesta del documento è per un processo di approvazione ufficiale, una fattura proforma è adeguata; consultate l'articolo sulla fattura proforma.
C'è l'IVA sull'acconto?
Poiché la consegna non è avvenuta, l'IVA non sorge. L'IVA viene calcolata quando viene emessa la fattura.
Come funzionano i pagamenti intermedi nei progetti di lunga durata?
È possibile emettere una fattura basata sugli stati di avanzamento per la parte completata del lavoro. In questo caso il pagamento non è un acconto, ma il corrispettivo del lavoro completato.
Cosa si fa se l'acconto viene rimborsato?
Dato che non è stata emessa alcuna fattura, non c'è bisogno di una nota di credito/fattura di reso; la registrazione del pagamento viene elaborata in senso inverso e il saldo contabile si chiude.
L'acconto non è l'anticipazione della fattura, ma l'incasso anticipato del credito. Una volta assimilata questa distinzione, sia la gestione dei documenti che quella contabile vanno al loro posto.
Apri un account gratuito su Qolay.App e puoi monitorare i tuoi acconti e incassi su base cliente.