Conversione degli ordini del marketplace in fatture

Per un venditore su un marketplace che riceve 30 ordini al giorno, emettere fatture è un lavoro che richiede mezza giornata da solo. Aprire l'ordine dal pannello, copiare i dati dell'acquirente, trovare il prodotto, emettere la fattura, passare al successivo.

Inoltre, questo lavoro ricomincia da capo ogni giorno ed è completamente meccanico. È uno dei processi più adatti all'automazione.

Collegare il negozio

La configurazione è una tantum. Prendi le tue credenziali API dal pannello del marketplace e le inserisci nella schermata Marketplace di Qolay.App. Piattaforme come Trendyol, Hepsiburada, n11, Pazarama, PTT AVM e Amazon TR sono supportate.

Un punto da chiarire fin dall'inizio: puoi collegare tanti negozi quanti sono le tue licenze. Se hai tre negozi, ti servono tre licenze per i marketplace. Quando la quota è esaurita, o aggiungi una licenza o rimuovi un negozio che non usi.

Il menu E-Commerce viene visualizzato solo quando è attiva una licenza per il marketplace; se non vedi il menu, questa è la prima cosa da controllare.

Dall'ordine alla fattura

Una volta stabilita la connessione, gli ordini arrivano nella schermata Ordini. Se vuoi recuperare gli ordini passati, puoi anche recuperarli manualmente selezionando il negozio e l'intervallo di date — c'è un limite massimo per l'intervallo recuperabile.

Quando trasformi un ordine in fattura, accadono tre cose contemporaneamente: viene emessa la fattura, viene aggiornato il saldo contabile e viene scalato lo stock.

"Perché è stato creato automaticamente un nuovo conto corrente?"

Questa è la domanda più frequente e che suscita più preoccupazione. La risposta: è il comportamento previsto.

Se l'acquirente dell'ordine proveniente dal marketplace non è presente nel tuo elenco clienti/fornitori, il sistema crea la scheda dai dati dell'ordine. Lo stesso vale per il prodotto. Altrimenti, per ogni ordine dovresti prima aprire una scheda manualmente, il che annullerebbe il senso dell'automazione.

Se non vuoi che i prodotti vengano aperti duplicati, assicurati che il codice articolo sul marketplace e il codice prodotto su Qolay.App siano identici. La corrispondenza viene stabilita tramite questo campo; se i codici non coincidono, lo stesso prodotto viene aperto una seconda volta e lo stock viene diviso a metà.

Controlla prima di convertire in fattura

• I codici prodotto corrispondono? Prova prima alcuni ordini singolarmente prima della conversione massiva iniziale.
• Le aliquote IVA sono corrette? L'aliquota presente sulla scheda prodotto viene trasferita alla fattura.
• Ci sono ordini restituiti? Fatturare un reso richiede una correzione successiva.
• La tua disponibilità di magazzino è aggiornata? In caso contrario, lo stock potrebbe scendere sotto zero dopo la conversione.

La commissione non è inclusa nella fattura

Un errore comune: sottrarre la commissione emessa dal marketplace dalla fattura di vendita. La fattura che emetti al cliente è l'importo totale della vendita; la commissione è un documento di spesa separato emesso dal marketplace nei tuoi confronti.

Confondere i due fa apparire errati sia il tuo fatturato che la tua IVA. Per altre insidie, consulta l'articolo sugli errori più comuni nella contabilità e-commerce.

Domande frequenti

Cosa devo controllare se gli ordini non arrivano?

La validità delle informazioni API, l'attivazione della connessione del negozio e l'intervallo di date selezionato nel recupero manuale. Anche una restrizione sul lato del marketplace potrebbe esserne la causa.

Viene inviata una fattura elettronica (e-fatura) o una fattura d'archivio elettronico (e-arşiv) all'acquirente?

Poiché la maggior parte degli acquirenti dei marketplace sono consumatori finali, si tratta generalmente di fatture d'archivio elettronico (e-arşiv). Il fattore determinante è lo status fiscale dell'acquirente; abbiamo spiegato la distinzione nell'articolo differenze tra e-fatura e e-arşiv.

Lo stock viene aggiornato anche sul marketplace?

Quando viene emessa la fattura, lo stock in Qolay.App diminuisce. Rivedi i tuoi processi per mantenere aggiornato lo stock nel pannello del marketplace; l'articolo sugli errori di tracciamento dell'inventario affronta questo argomento.

Ciò che ruba tempo nelle vendite sui marketplace non è vendere, ma il lavoro di registrazione successivo alla vendita. Se i tuoi codici prodotto sono corretti, questo lavoro si svolge in gran parte da solo.

Puoi aprire un account gratuito su Qolay.App e collegare il tuo negozio.