Gestione Banche e Cassa: Guida Pratica

Il monitoraggio di cassa e banca è la parte più semplice e allo stesso tempo più trascurata della contabilità generale. Semplice perché ha un'unica regola: ogni volta che il denaro si muove, viene registrato.

Viene trascurato perché nessuno dimentica di emettere una fattura, ma tutti dimenticano di annotare i 300 lire usciti dalla cassa.

Prima di tutto, configura correttamente i conti

Definisci tanti conti quante sono le tue reali fonti di denaro. Quattro tipi sono sufficienti:

• Cassa: Il contante in tuo possesso. Se hai filiali, apri una cassa separata per ciascuna.
• Banca: Ogni conto bancario separatamente. Se hai due conti nella stessa banca, entrambi separati.
• Carta di credito: Carte aziendali. Il debito sorge al momento della spesa e si estingue quando viene pagato l'estratto conto.
• Sistema di pagamento: POS virtuali e fornitori di incassi online. Se fai e-commerce, questo conto è indispensabile.

Il primo passo della configurazione è inserire i saldi odierni. Se non lo fai, ogni cifra successiva sarà sballata.

Un giroconto non è una spesa

Questo è l'errore concettuale più comune. Quando trasferisci denaro dalla cassa alla banca, il denaro non esce dall'azienda, cambia solo di posto. Se lo registri come "spesa", le tue spese appariranno più alte del reale e il tuo profitto più basso.

La distinzione è semplice: se avviene tra due tuoi conti è un giroconto, se va a un contatto o a una spesa è un pagamento.

La stessa logica vale per le entrate: il denaro ricevuto da un cliente è un incasso, il denaro prelevato dalla banca per metterlo in cassa è un giroconto.

Da dove nasce la discrepanza di cassa?

Controlli la cassa la sera e non corrisponde alla cifra nel sistema. Le cause sono quasi sempre queste quattro:

• Piccole spese non registrate. Corrieri, pasti, cancelleria. Presi singolarmente non contano, ma a fine mese il totale sorprende.
• Spese personali effettuate dalla cassa. Se non separi la cassa aziendale dalle tue tasche, nessun report avrà senso.
• Registrazione unilaterale del giroconto. È stata registrata l'uscita dalla cassa ma non l'entrata in banca.
• Registrazione dell'incasso nel conto sbagliato. Il denaro è arrivato in banca ma è stato registrato in cassa.

Riconciliazione bancaria: una volta al mese, dieci minuti

A fine mese, apri l'estratto conto bancario e confrontalo con i movimenti nel sistema. Quello che cerchi sono le differenze tra le due liste.

Di solito ciò che manca è: spese bancarie e commissioni di bonifico, ordini di pagamento automatico, commissioni POS e importi bloccati. Questi vengono addebitati sul tuo conto a tua insaputa; finché non vengono registrati, il saldo non quadrerà.

Come appare su Qolay.App?

Nella schermata dei conti, cassa, banca, carta di credito e sistema di pagamento si trovano in schede separate; puoi vedere il saldo aggiornato di ciascuno a colpo d'occhio. I giroconti tra conti vengono effettuati da una schermata dedicata, in modo che i trasferimenti e i pagamenti non si confondano.

Se desideri registrare la spesa e il pagamento in un unico passaggio, dai un'occhiata all'articolo registrazione delle spese e pagamento in un unico passaggio; elimina il peso della doppia immissione.

Domande frequenti

Devo definire anche il mio conto personale?

Non definirlo. Nei registri aziendali dovrebbero entrare solo i conti appartenenti all'azienda. Se hai effettuato un pagamento per conto dell'azienda dal tuo conto personale, trattalo come una registrazione separata.

Quando devo registrare la spesa della carta di credito?

Il giorno in cui effettui la spesa come costo; il giorno in cui paghi l'estratto conto come chiusura del debito della carta. Sono due operazioni distinte.

Ho un conto in valuta estera, come lo monitoro?

Tieni il conto nella sua valuta originale; gestisci la differenza di cambio come voce separata. Mescolare i movimenti in valuta estera e in TL nello stesso conto rende il saldo privo di senso.

Devo controllarlo giornalmente o mensilmente?

Se lavori molto in contanti, chiudi la cassa ogni giorno. Per la banca, la riconciliazione mensile è sufficiente.

Quando cassa e banca sono tenute correttamente, tutti gli altri report diventano affidabili. Se sono tenute male, nessuno di essi sarà utile.

Puoi aprire un account gratuito su Qolay.App e configurare i tuoi conti con i saldi di oggi.