Prevenire gli errori di gestione delle scorte

Il sistema mostra 40 unità, ma sullo scaffale ce ne sono 33. O viceversa: il sistema dice che la scorta è zero, ma ci sono ancora scatole in magazzino.

A questo punto, la prima cosa sospettata è il software. Quasi mai è colpa del software. La discrepanza deriva da un movimento non registrato o registrato nell'ordine sbagliato.

Cosa modifica le scorte?

Gran parte della confusione deriva dal non sapere quale documento influenzi l'inventario. La regola fondamentale: il documento che sposta fisicamente la merce modifica le scorte.

• Fattura d'acquisto / bolla di accompagnamento in arrivo: L'inventario aumenta.
• Fattura di vendita / bolla di spedizione: L'inventario diminuisce.
• Ordine: Non modifica l'inventario. Un ordine è una dichiarazione d'intenti; la merce non è ancora stata mossa.
• Incasso / pagamento: Non ha nulla a che fare con l'inventario, riguarda esclusivamente il denaro.

Questa è la risposta al reclamo "Ho inserito l'ordine ma le scorte non sono diminuite". Non devono diminuire.

Le cinque cause delle differenze d'inventario

• Giacenza iniziale non inserita. Ancora una volta la causa più comune. Il programma parte da zero e alla prima vendita le scorte vanno in negativo.
• Elaborazione simultanea di bolla e fattura. La merce è uscita una sola volta ma è stata scaricata due volte dall'inventario. Decidete fin dall'inizio quale documento influenzerà le scorte.
• Magazzino errato selezionato. Se lavorate con più magazzini, la merce è stata scaricata da un altro magazzino. Il totale sembra corretto, ma la distribuzione è errata.
• Stesso prodotto inserito come due schede distinte. Lo stesso articolo con codici a barre scritti in modo diverso genera due giacenze separate.
• Movimenti non registrati. Prodotti dati come campioni, rotti o presi dal personale. Sono usciti fisicamente ma non sono stati associati ad alcun documento.

Le scorte negative non sono un errore, ma un avviso

Quando vedete scorte negative nel sistema, non fatevi prendere dal panico; vi sta fornendo un'informazione: è stata registrata una vendita per questo articolo ma non la relativa entrata.

Quasi sempre è dovuto a una di queste due ragioni: la giacenza iniziale non è stata inserita oppure la fattura d'acquisto non è stata ancora elaborata. Invece di ignorare il saldo negativo, trovatene la causa; molto probabilmente lo stesso prodotto genererà lo stesso problema ogni mese.

Stabilire la disciplina: quattro regole

1. Iniziate con un inventario fisico. Quando passate al software, non inserite dati stimati; contate il magazzino e inserite la quantità reale.
2. Unificate le schede prodotto. Una sola scheda basata su codice a barre o codice articolo. Impedite che lo stesso prodotto venga inserito una seconda volta.
3. Chiarite la sequenza dei documenti. Emettete prima la bolla e poi la fattura, o direttamente la fattura? Applicate lo stesso flusso in tutto il team.
4. Registrate anche le uscite non ufficiali. Campioni, scarti, articoli rotti: che tutto sia associato a una registrazione. Un'uscita non registrata apparirà come "perdita" al prossimo inventario.

Con quale frequenza bisogna fare l'inventario?

Invece di contare l'intero magazzino una volta all'anno, è molto più efficace inventariare 20-30 prodotti ad alto movimento una volta al mese. Le differenze vengono intercettate quando sono ancora piccole ed è più facile trovarne la causa.

Una discrepanza di 200 unità scoperta dopo sei mesi non può più essere spiegata; viene semplicemente accettata.

Domande frequenti

Vendo servizi, devo tenere traccia delle scorte?

No. Le schede di servizio non generano movimenti di magazzino. Ecco perché è importante definire prodotti e servizi come tipi di schede distinti.

Ho più magazzini, come li gestisco?

Dovete definire ciascun magazzino separatamente e selezionare quello corretto in ogni transazione. Registrate anche i trasferimenti tra magazzini, altrimenti un magazzino risulterà in negativo e un altro in eccesso.

Vendo online, come si sincronizza l'inventario con il marketplace?

Quando gli ordini del marketplace vengono convertiti in fatture, le scorte diminuiscono. Abbiamo spiegato questo flusso nell'articolo su come convertire gli ordini del marketplace in fatture; consultate l'articolo sulla contabilità e-commerce per gli errori più comuni.

Non riesco a eliminare il magazzino, perché?

Un magazzino con movimenti di inventario associati non può essere eliminato, per preservare l'integrità dei record storici. Se non lo usate, potete impostarlo come inattivo.

La gestione dell'inventario non è una funzionalità software, ma un'abitudine del team. Quando tutti emettono lo stesso documento nello stesso ordine, anche l'inventario torna.

Creando un account gratuito su Qolay.App potete inserire oggi stesso le vostre schede articolo e le quantità iniziali.