L'importo che vendi non è quello che ricevi sul conto
Riconciliazione POS e Monitoraggio delle Commissioni
I soldi che arrivano sul tuo conto per le vendite con carta sono sempre di meno e arrivano sempre più tardi. Abbiamo spiegato la gestione contabile di commissioni, periodi di blocco e vendite a rate.
Un cliente ha pagato 10.000 TL con carta. Il giorno dopo controlli il conto: sono stati accreditati 9.780 TL. Oppure non è arrivato nulla.
Entrambe le situazioni sono normali. Ma se non c'è una corrispondenza nei tuoi registri, i saldi di cassa e banca non tornano mai.
Tre motivi per la differenza
Commissione. La banca trattiene una percentuale sull'importo della transazione. La percentuale varia a seconda del tipo di carta, del numero di rate e del tuo accordo. Questa trattenuta è un tuo costo.
Blocco dei fondi. Il denaro non viene trasferito immediatamente; rimane in attesa per il numero di giorni previsto dal tuo accordo. Significa che la vendita avviene oggi, ma l'incasso arriva qualche giorno dopo.
Rate. Quando il cliente paga a rate, l'importo ti viene accreditato anch'esso a rate (a meno che tu non abbia un accordo di conversione in un'unica soluzione). Una sola vendita significa più incassi distribuiti nei mesi.
Unendo questi tre fattori, il quadro è il seguente: un flusso di cassa corrispondente alle vendite odierne, ma spalmato sui prossimi mesi e ridotto dalle commissioni.
La corretta gestione della contabilità
L'errore più comune è registrare come vendita l'importo netto accreditato sul conto. Questo fa sembrare il tuo fatturato più basso e fa sparire il costo delle commissioni, falsando così la tua base imponibile.
Il flusso corretto si articola in tre fasi:
1. La vendita viene registrata per l'importo lordo e viene emessa la fattura.
2. L'incasso viene registrato sul conto POS/carta di credito. Questo conto rappresenta "i nostri soldi in attesa in banca".
3. Quando il denaro viene trasferito sul conto corrente bancario, viene effettuato il giroconto dal conto POS al conto bancario e la differenza di commissione viene registrata come spesa.
Una volta impostato questo sistema, il saldo sul conto POS mostra l'importo del denaro non ancora disponibile. Abbiamo spiegato la struttura dei conti nell'articolo sulla gestione di banche e cassa.
L'IVA sulle commissioni
Per le commissioni bancarie viene emessa una contabile o una fattura separata, che deve essere registrata.
Poiché nelle operazioni bancarie e assicurative si applica l'imposta sulle transazioni bancarie e assicurative (BSMV) anziché l'IVA, la struttura fiscale sul documento di commissione può differire da una normale fattura di servizio. Classifica correttamente queste voci insieme al tuo commercialista.
L'importo totale delle commissioni accumulate durante l'anno rappresenta una voce di spesa molto più consistente di quanto si creda nella maggior parte delle attività di vendita al dettaglio. Se non viene registrata, si traducono direttamente in tasse in eccesso.
Impatto sul flusso di cassa
Le vendite a rate aumentano il fatturato ma ritardano la liquidità. Questo è il motivo più comune per cui si attraversa un mese intenso per poi trovarsi in difficoltà di pagamento nello stesso periodo.
Ecco perché è importante monitorare i tuoi crediti POS in base alla scadenza: quanto arriverà questa settimana e quanto il mese prossimo?
L'articolo sul report degli incassi e dei pagamenti previsti spiega come configurare questa visualizzazione.
Domande frequenti
Con quale frequenza dovrei fare la riconciliazione?
Se il tuo volume di transazioni è elevato, va bene settimanalmente; se è basso, mensilmente. Tornare indietro dopo mesi è molto più difficile.
Lavoro con più banche, come faccio a tenerne traccia?
Definisci un conto separato per ciascun POS. Se li raccogli in un unico conto "POS", non potrai capire quale banca non ha effettuato il pagamento.
Come vengono gestiti gli storni e i rimborsi?
L'importo rimborsato viene sottratto dal conto POS. Dal punto di vista documentale, è necessaria una nota di credito per reso o una ricevuta di spesa.
La situazione è diversa con il POS virtuale?
La logica è la stessa. Nell'e-commerce entrano in gioco anche le trattenute degli istituti di pagamento; consulta l'articolo sugli errori più comuni nella contabilità e-commerce.
La riconciliazione POS è l'operazione che elimina a fine mese la domanda "dove sono finiti i soldi". Una volta configurata, richiede solo pochi minuti a settimana.
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