Quali sono le differenze tra Fattura Elettronica e Fattura E-Archivio?

Entrambi i documenti sono elettronici. Entrambi sono fatture. Entrambi contengono le stesse informazioni: acquirente, importo, IVA, elenco delle voci. Allora perché esistono due documenti distinti?

Perché la differenza tra loro non sta nel documento in sé, ma nel modo in cui viene trasmesso. E non siete voi a scegliere quale emettere: è l'acquirente a determinarlo.

La differenza in una sola frase

La fattura elettronica (e-Fatura) viene inviata tra due parti che sono soggetti passivi di fatturazione elettronica, attraverso il sistema chiuso del GİB (Amministrazione delle Entrate turca). Arriva nella casella di posta dell'acquirente; non vengono utilizzate e-mail o carta.

La fattura d'archivio elettronico (e-Arşiv fatura), invece, viene emessa per chiunque si trovi al di fuori di questo sistema: consumatori finali, aziende che non sono soggetti passivi di fatturazione elettronica. Il documento viene generato elettronicamente e segnalato al GİB, ma raggiunge l'acquirente tramite e-mail, SMS o copia cartacea.

Potete pensarci come alla differenza tra un corriere a circuito chiuso e la posta normale. La lettera all'interno è la stessa; cambia il modo di trasporto.

La domanda decisiva: l'acquirente è un soggetto passivo di fattura elettronica?

Questa è l'unica domanda a cui dovete rispondere prima di emetterla. Non è il vostro status fiscale a essere determinante, ma quello della controparte.

• Se l'acquirente è un soggetto passivo di fattura elettronica → e-Fatura. Non ci sono altre opzioni. A questa parte non può essere emessa una fattura d'archivio elettronico o cartacea.
• Se l'acquirente non è un soggetto passivo di fattura elettronica → e-Arşiv fatura. Che si tratti di un privato o di un'azienda senza tale status, il documento viene emesso come fattura d'archivio elettronico.

Nella pratica funziona così: se siete un grossista e vendete a un rivenditore, probabilmente si tratterà di una e-Fatura. Se nello stesso giorno vendete a un consumatore tramite il vostro sito web, sarà una e-Arşiv. Emettete entrambe nello stesso giorno, dallo stesso programma.

Come faccio a sapere se l'acquirente è un soggetto passivo?

Chiedere al cliente è il metodo meno efficace; il più delle volte nemmeno lui ne è sicuro. Potete effettuare una ricerca tramite numero di partita IVA nell'elenco dei soggetti passivi di fattura elettronica del GİB.

Nella pratica, non eseguite questo controllo manualmente. I programmi di contabilità generale verificano la partita IVA nella scheda anagrafica e determinano automaticamente il tipo di fattura. Su Qolay.App il flusso funziona proprio così: quando selezionate l'anagrafica, il tipo di documento arriva in automatico, eliminando la possibilità di selezionare il tipo errato.

Un avvertimento: l'elenco dei soggetti passivi cambia. Un cliente che oggi non è un soggetto passivo potrebbe essere inserito nell'elenco tra sei mesi. È necessario aggiornare le schede anagrafiche di tanto in tanto.

Tabella comparativa

Annullamento e contestazione non funzionano allo stesso modo

Questo è il punto in cui la differenza può farvi più male ed è spesso trascurato nei confronti.

Una volta che la e-Fatura ha raggiunto la controparte, non può essere annullata unilateralmente. Nello scenario commerciale l'acquirente può rifiutare il documento; nello scenario di base, invece, la correzione viene solitamente effettuata tramite una fattura di reso. In altre parole, non esiste una cosa come "l'ho emessa per errore, la elimino".

Nel caso della fattura d'archivio elettronico (e-Arşiv), l'annullamento può essere effettuato prima della scadenza del termine di rendicontazione. Se il termine è scaduto, si procede comunque con una correzione.

In sintesi: controllare l'importo e l'anagrafica prima di emettere la fattura è molto meno costoso che cercare di correggerla dopo l'emissione.

I tre errori più comuni

• Aprire due schede anagrafiche per lo stesso cliente. Una con la partita IVA aggiornata e l'altra con la vecchia registrazione. La fattura viene emessa dalla scheda sbagliata e anche il tipo viene inviato in modo errato. Unificare i dati tramite la partita IVA previene questo problema.
• Non monitorare il cambiamento dello status di soggetto passivo. Continuare a emettere una fattura d'archivio elettronico (e-Arşiv) a un cliente dopo che è stato inserito nell'elenco crea non conformità.
• Considerare la copia cartacea di una e-Fatura come la "fattura". La copia cartacea di una e-Fatura è solo a scopo informativo; il documento vero e proprio è quello elettronico.

Emettere entrambe da un unico posto

Nel lavoro quotidiano non ha senso gestire e-Fatura ed e-Arşiv in programmi separati. Su Qolay.App la schermata della fattura è unica; quando selezionate l'anagrafica, viene determinato il tipo di documento, l'invio viene effettuato tramite l'integratore e le e-Fatura in arrivo vengono elencate nello stesso posto.

Se volete vedere passo dopo passo il flusso di emissione delle fatture, date un'occhiata al nostro articolo come emettere una fattura elettronica. Se desiderate aggiungere note fisse come l'IBAN o il saldo contabile in fondo a ogni documento, l'articolo sui modelli di descrizione per e-documenti fa al caso vostro.

Domande frequenti

Posso consegnare la fattura d'archivio elettronico in formato cartaceo?

Sì. La copia stampata della fattura d'archivio elettronico può essere consegnata all'acquirente. Questo non è valido per la e-Fatura.

Non sono un soggetto passivo di fattura elettronica, devo emettere una fattura d'archivio elettronico (e-Arşiv)?

Se non avete tale status, potete emettere fatture cartacee. Tuttavia, le situazioni che rientrano nell'ambito della fattura d'archivio elettronico variano a seconda del fatturato e del settore; confermate i vostri obblighi con il vostro commercialista.

Vengono utilizzate serie di numeri separate per entrambe?

Generalmente sì, viene definita una serie separata. Configurare correttamente le serie fin dall'inizio nel programma è meglio che dover gestire problemi di numerazione in seguito.

Anche la bolla di accompagnamento elettronica (e-İrsaliye) è una di queste?

No, la bolla di accompagnamento elettronica documenta la spedizione della merce e non sostituisce la fattura. I dettagli sono nel nostro articolo sulla bolla di accompagnamento elettronica.

In sintesi: non siete voi a scegliere il documento, è l'acquirente a determinarlo. Se le vostre schede anagrafiche sono corrette, il programma selezionerà anche il tipo giusto e non dovrete più pensarci.

Aprire un account gratuito su Qolay.App vi permette di gestire i vostri processi di e-Fatura ed e-Arşiv da un'unica schermata.

Questo articolo è a solo scopo informativo generale. Consultate il vostro commercialista per quanto riguarda il vostro status fiscale e gli obblighi relativi alla gestione dei documenti.