Scelta dell'Integratore E-Fatura

La seconda decisione da prendere quando si passa alla fatturazione elettronica arriva subito dopo il sigillo digitale: da dove emetterete le fatture?

Ci sono tre strade e la differenza tra loro non è solo il prezzo.

1. Portale GİB

L'interfaccia proprietaria dell'Amministrazione Fiscale (GİB). Gratuita e direttamente dalla fonte.

Ha dei limiti: ogni fattura viene inserita manualmente, voce per voce. Le informazioni su prodotti e clienti non vengono memorizzate nel sistema e non c'è alcuna connessione con la vostra contabilità di base. Inoltre, l'utilizzo del portale può essere limitato al superamento di un determinato numero di fatture.

Ragionevole per le piccolissime imprese che emettono poche fatture al mese. Se il vostro numero di fatture supera qualche unità a settimana, l'inserimento manuale diventa presto faticoso.

2. Integratore autorizzato

Inviare e ricevere documenti tramite un fornitore di servizi autorizzato dal GİB. La grande maggioranza delle piccole e medie imprese percorre questa via.

Il vantaggio è che la parte tecnica non vi riguarda affatto: il sigillo è configurato nel sistema del fornitore, l'invio e la ricezione avvengono in background e l'archiviazione è inclusa nel servizio.

Il vero guadagno è il collegamento con la vostra contabilità di base: la fattura viene generata dalla registrazione della vendita. Il saldo contabile, le scorte e l'IVA vengono aggiornati contemporaneamente. Non inserite le stesse informazioni in due posti diversi.

La tariffazione è generalmente basata su quote: acquistate un determinato numero di diritti di emissione di documenti all'anno.

3. Integrazione diretta

Collegare direttamente il vostro sistema al GİB. Richiede un team tecnico, manutenzione costante e un determinato volume di documenti.

Non è un'opzione sensata se non per grandi strutture che producono migliaia di documenti al giorno. In caso di modifiche normative, dovrete occuparvi voi stessi dell'adeguamento.

Domande da porre quando si sceglie un integratore

Cosa succede quando la quota si esaurisce? Non riuscite più a emettere fatture o viene attivato un pacchetto aggiuntivo? Questa domanda è fondamentale durante l'alta stagione.

Le fatture in arrivo consumano la quota? In alcuni pacchetti vengono conteggiati solo i documenti inviati, in altri anche quelli ricevuti.

Come posso accedere all'archivio? È possibile scaricare gli XML in blocco? Questa è la domanda più importante quando si pensa di cambiare fornitore. Abbiamo trattato questo rischio nell'articolo sulla conservazione dei documenti elettronici.

Quali tipi di documenti supporta? Oggi potreste emettere solo fatture elettroniche; ma se aveste bisogno di bolle di accompagnamento elettroniche (e-irsaliye), note di addebito/parcelle per liberi professionisti (e-SMM) o ricevute di produttore (e-müstahsil), potete continuare con lo stesso fornitore?

Come comunica con la contabilità di base? Se emettere una fattura significa andare su una schermata separata e reinserire le informazioni, significa che state facendo un doppio lavoro.

Come viene fornito il supporto? A chi ci si rivolge e in quanto tempo quando non è possibile inviare una fattura? A fine mese questa risposta diventa estremamente preziosa.

Cambiare integratore

È possibile cambiare ed è più comune di quanto pensiate. Fate attenzione a due cose durante il processo.

La prima è la pianificazione delle date per evitare la perdita di documenti durante la transizione. Il nuovo fornitore deve diventare operativo prima che il vecchio venga disattivato.

La seconda è scaricare l'intero archivio prima di andare via. La responsabilità della conservazione rimane vostra e non è sempre possibile richiederlo in un secondo momento.

Domande frequenti

Posso iniziare con il portale e poi passare a un integratore?

Sì. La maggior parte delle aziende segue questa strada. Ricordatevi di scaricare i vostri documenti dal portale durante la transizione.

Ho più aziende, basta un solo account?

Per ogni azienda sono necessari una posizione fiscale e un sigillo separati, ma è possibile gestirli da un unico pannello. Consultate l'articolo sulla gestione di più aziende.

Posso emettere fatture da dispositivi mobili?

Dipende dal fornitore. Se fate vendite sul campo, chiedete di questa funzione fin dall'inizio; l'abbiamo trattata nell'articolo sulla fatturazione elettronica da mobile.

L'integratore può rifiutare la mia fattura?

Gli errori di formato vengono intercettati prima dell'invio e vi viene chiesto di correggerli. Ciò significa individuare in anticipo gli errori che sul portale avreste dovuto notare da soli.

La scelta giusta varia a seconda del numero di fatture e del legame che stabilirà con la vostra contabilità di base. Il metodo più economico è spesso quello che fa perdere più tempo.

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