Richiesta di Sigillo Fiscale e Firma Elettronica

La maggior parte dei piani per il passaggio alla fattura elettronica si blocca nello stesso punto: il sigillo finanziario (mali mühür) non è ancora arrivato.

Eppure questo è il primo e più semplice passo dell'intero processo. Segue semplicemente le sue tempistiche e non può essere accelerato.

Sigillo finanziario o firma elettronica?

La distinzione è semplice: il sigillo finanziario appartiene alle persone giuridiche, la firma elettronica alle persone fisiche.

Se sei una società a responsabilità limitata o per azioni, ricevi un sigillo finanziario. Il sigillo appartiene all'azienda stessa, non a una singola persona; anche se i dirigenti cambiano, il sigillo rimane all'azienda.

Se sei una ditta individuale, puoi utilizzare un certificato elettronico qualificato (firma elettronica). Si tratta di un certificato intestato a nome proprio e viene utilizzato per molte procedure ufficiali oltre ai documenti elettronici.

La firma elettronica è sufficiente anche per i liberi professionisti; abbiamo affrontato questo argomento nell'articolo sulla ricevuta di lavoro autonomo elettronica (e-SMM).

Come si presenta la domanda?

La richiesta per il sigillo finanziario viene effettuata tramite il Centro di Certificazione Pubblica (Kamu Sertifikasyon Merkezi). I passaggi in ordine sono:

1. Il modulo di domanda viene compilato online; i dati aziendali devono corrispondere al numero di identificazione fiscale.

2. Il modulo viene firmato dal rappresentante autorizzato e, se necessario, inviato con firma autografa.

3. Viene effettuato il pagamento.

4. Il sigillo viene consegnato all'indirizzo tramite corriere, insieme allasmart card e al lettore di schede.

I tempi di consegna richiedono solitamente un paio di settimane. Fare domanda con un mese di anticipo rispetto alla data di scadenza obbligatoria è una mossa rischiosa.

Una volta ricevuta la scheda

La maggior parte delle persone che riceve la scheda si blocca qui per la seconda volta. Cosa bisogna fare:

Installazione dei driver. È necessario installare sul computer il lettore di schede e il software della smart card.

Creazione del PIN. Al primo utilizzo la scheda viene attivata e viene impostato un PIN. Conserva questo PIN in un luogo sicuro.

Situazione di blocco. Se viene inserito un PIN errato consecutivamente, la scheda si blocca. In questo caso viene sbloccata con il codice PUK; se anche il PUK è stato smarrito, la scheda deve essere rinnovata e il processo ricomincia da capo.

Se utilizzi un integratore speciale, di solito il sigillo viene associato al sistema del provider e non è necessario inserire la scheda nell'uso quotidiano. Questa è la via più scelta. Abbiamo confrontato i metodi nell'articolo sulla scelta dell'integratore.

Rinnovo: segnatelo in calendario

I certificati di sigillo finanziario e firma elettronica hanno una data di scadenza. Quando la validità scade, non sarete più in grado di emettere documenti, e di solito ve ne accorgerete proprio nel giorno più impegnativo.

Segnate già ora la data di scadenza sul calendario e impostate un promemoria almeno due mesi prima della scadenza. Anche il rinnovo richiede tempi di consegna.

In caso di modifiche della denominazione sociale, di cambio di indirizzo o di fusioni, potrebbe essere necessario rinnovare il sigillo; controllate lo stato del vostro sigillo quando effettuate queste modifiche.

Domande frequenti

Ho più di un'azienda, basta un solo sigillo?

No, è necessario un sigillo finanziario separato per ogni persona giuridica. Abbiamo spiegato come gestire più aziende da un'unica dashboard in questo articolo.

Serve un sigillo separato per le mie filiali?

Poiché le filiali non sono entità giuridiche separate, è possibile utilizzare il sigillo principale. A seconda delle esigenze, è anche possibile richiedere certificati aggiuntivi.

Posso emettere documenti con la mia firma elettronica al posto del sigillo finanziario?

Per le persone giuridiche, no. I documenti aziendali vengono firmati con il sigillo dell'azienda.

Cosa devo fare se perdo la scheda?

È necessario revocare il certificato e richiederne uno nuovo. Segnalate lo smarrimento senza perdere tempo.

Il sigillo finanziario è il passaggio più semplice del processo di fatturazione elettronica, ma anche quello che subisce più ritardi. Richiederlo in anticipo è l'unica mossa che alleggerisce il vostro calendario di transizione.

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