Obbligo e Termini di Conservazione dei Documenti Elettronici

C'è un sollievo comune tra la maggior parte delle aziende che passano alla fattura elettronica: "Non teniamo più raccoglitori, è tutto nel sistema".

In parte è vero. Ma l'obbligo di conservazione non è scomparso: è solo cambiato di forma. E la responsabilità è ancora vostra.

Per quanti anni vanno conservati?

In termini di normative fiscali, libri e documenti devono essere conservati per cinque anni a partire dall'anno solare successivo a quello di riferimento.

Tuttavia, questo non è l'unico termine. Il Codice Civile prevede un obbligo di conservazione di dieci anni per i libri e i documenti commerciali. Quindi, sebbene cinque anni possano sembrare sufficienti per il fisco, per le controversie commerciali si prendono come riferimento i dieci anni.

Approccio pratico: prendete come riferimento quello più lungo. Il costo di archiviazione è irrilevante rispetto al costo di non riuscire a trovare un documento dopo dieci anni.

Perché conservare i PDF non è sufficiente?

L'originale della fattura elettronica non è un PDF, ma un file XML. Il PDF è la visualizzazione leggibile dall'uomo di quel documento.

Il sigillo elettronico/firma elettronica che garantisce la validità legale del documento si trova all'interno del file XML. Questa firma non è presente nella versione PDF; pertanto, il PDF da solo non sostituisce l'originale del documento.

In caso di controllo potrebbe essere richiesto l'XML. Dire "Ho i PDF" equivale a dire "Ho la fotocopia" nell'era della carta.

Per questo motivo, scaricate e conservate gli XML sia dei documenti inviati che di quelli ricevuti.

Cosa succede se si cambia integratore?

Questo è un rischio che viene notato tardi. Quando cambiate il vostro integratore di servizi digitali, l'accesso ai vostri documenti passati potrebbe subire interruzioni. Il vecchio fornitore non è obbligato a concedere l'accesso illimitato dopo la scadenza del contratto.

L'obbligo di conservazione, invece, rimane in capo al contribuente. In altre parole, non poter accedere ai documenti non è considerato una giustificazione valida.

Per questo motivo, è fondamentale scaricare l'archivio XML di tutti i documenti prima di cambiare integratore. Abbiamo trattato questo argomento in dettaglio nell'articolo Selta dell'integratore.

Inoltre, GİB dispone di un meccanismo di autorizzazione separato per le organizzazioni che forniscono servizi di conservazione; potete verificare se il vostro fornitore rientra in questo ambito.

Non solo documenti elettronici

L'obbligo di conservazione non si limita alle fatture. Contratti, contabili bancarie, scontrini di spesa, documenti doganali, corrispondenza di riconciliazione: tutto può essere richiesto in caso di controversia o verifica.

Conservarli insieme alla relativa registrazione è molto più funzionale rispetto alla logica dei raccoglitori. Se riuscite a vedere il contratto e la contabile bancaria nel momento in cui aprite una fattura, il tempo di ricerca si riduce a zero.

La gestione dei file su Qolay.App funziona esattamente con questa logica; abbiamo spiegato i dettagli nell'articolo gestione dei file e backup dei documenti elettronici.

Domande frequenti

Posso conservare i documenti sul mio computer?

La conservazione in formato elettronico richiede determinate condizioni tecniche. Avere una sola copia su un computer significa perdere tutto in caso di guasto del disco; assicuratevi di avere copie in almeno due luoghi diversi.

Devo conservare anche le fatture che ricevo?

Sì. Questi documenti sono la base dei vostri diritti di spesa e di detrazione IVA. Archiviate anche gli XML delle fatture elettroniche in arrivo.

Posso distruggere le mie vecchie fatture cartacee?

Non distruggetele prima che sia scaduto il periodo di conservazione. Essere passati ai documenti elettronici non copre i vecchi documenti cartacei del periodo precedente.

Cosa succederà ai documenti se chiudo l'azienda?

L'obbligo di conservazione non termina con la chiusura. I documenti devono essere custoditi per i periodi pertinenti anche dopo la liquidazione.

Il documento elettronico non elimina l'archivio, lo rende portatile. Sapere chi ha la responsabilità vi permette di stare tranquilli dopo cinque anni.

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